降低办公耗材费用支出QC报告

可从内网发 送、审批的 文稿仍然打 印出来
监督检查落 实不到位
电脑未按时 关机，未定 期清理保养
六、要因确定：
人员
没有很好的利用 内网平台 下发至劳务队的 各类文稿 打印好后发现错 误 办公电脑使用不 当
员工信息化意识 淡薄 信息化应用水平 不高 打印前没有认真 校验 不重视办公电脑 的维护保养 设备老化，显影
三、QC小组活动理念：
---发挥组员的积极性、主动性和创造性； ---认真解决工作中存在的问题； ---提高主控部门管理水平，促进企业快速发展。
四、现况调查：
QC小组对公司2016年1月到2016年9月间主要的办公耗材设备，如电脑、打 印机、复印机、传真机等，进行了一次费用调查统计。结果如下饼分图所示：
打印初稿后发现的错误 • 员工在打印前需认真校核一次，确保 不出现二次打印，避免浪费
• 根据各部门需求，信息小组制作、完
善OA工作流，要求各类审批流程从 OA工作流走。
刷，避免打印支出的增多
办公电脑使用不当
•完善计算机使用ห้องสมุดไป่ตู้理规定，加强主控部
门监督管理职能 •增加内网管理软件相应模块，实现从技 术手段上查处没有关闭计算机的现象
材料
方法
相关制度不完善，责任人不明确，奖惩机制不健全
七、制订对策：
没有很好的利用内网平台 • 推行“无纸化”办公。资料文件如只 需传阅，不需打印等类似情形，一律 利用OA精灵进行发送。
各类报验单及下发到劳务队的文稿 • 提高信息化应用水平，将内网铺设到 各个劳务队 • 能够批量印刷定制的报验单，尽量印
关于降低办公设备费用支出 QC调研报告
一、小组概况：
小组名称：降低办公设备费用支出QC小组 成立时间：2016年11月 课题名称：降低办公费用支出提高资源利用率 小组类型：现场型 小组成员简介表 序号 1 小组职务 组长 姓名 性别 男 职务 部长 小组分工 总体组织协调
2
3 4 5
副组长
组员 组员 组员
通过以上两张图表的比较，可以看出办公设备的耗材及维修费用支出大大减少，QC 小组活动初步达到了预期的效果。 通过本次活动，全面提高了公司内部员工的节约意识和自身素质，完善了办公自动 化设备的管理制度，使办公自动化的管理更加科学化合理化。
九、巩固措施：
为了巩固这次QC活动取得的良好成果，综合管理部将这次QC活动中编制的《办公 自动化设备操作实施规范》纳入公司的管理制度中，并挂公司内网平台，后期将不定时 的检查各部门日常执行情况。 大力推行以“无纸化办公”为重点的办公自动化系统建设，逐步建设完善内网资料 查询、公文处理、报告审批等程序，努力实现“无纸化办公”。 办公设备成本高导致办公费用增多是社会普遍存在的问题，我们这次的成果在一定 程度上缓解了这个问题。因此我们将持续跟踪巩固QC小组活动。
报告完毕，请领导指正！
从图中可以看出，打印机、复印机耗材及维修费用所占比例达到了一半以上。
五、分析费用支出增高的原因：
制度不完 善，责任人 不明确，奖 惩机制不健 全
对设备性能 及操作规程 不熟练
设备老化现 象偏多，维 护成本高
存在文件初 稿打印浪费 的现象
设备使用维
护成本高
报验单及下 发到劳务队 的各类文 件、通知较 多
设备滥用现象
• 完善办公自动化设备使用管理规定，打印、复印要登记管理 • 将制订好的规定挂内网，定期检查各部门日常执行情况
八、实施效果：
费用支出统计
30000 25000
单 位 ︓ 15000 元
20000
10000 5000 0
打印机 耗材
复印机 耗材 25155 4000
电脑耗 材 10382 3407
打印出来字迹模 糊
组件故障 没有及时补充碳 粉 设备没有专人管 理
机器 办公耗材及维修 费用偏高 设备卡纸
设备老化，硬件 故障多 纸张在纸盒中摆
放不平整
纸张太薄或太厚 纸张质量差不符 合规格 没有采取防潮措 施
环境
设备卡纸 原装硒鼓、粉盒 费用高 设备滥用现象
纸张受潮 尽量采用代用或 换粉 劳务队、外来人 员随意复印
2016年1-9月办公设备费用支出比例
传真机耗材 1288 1% 电脑维修 7385 8%
打印机耗材 18620 20%
打印机耗材
复印机维修 24590 27%
复印机耗材 电脑耗材 打印机维修
复印机耗材 25155 28%
复印机维修 电脑维修 传真机耗材
打印机维修 4320 5%
电脑耗材 10382 11%
打印设备卡纸
•确保设备纸盒中的纸张摆放平整
•采取防潮措施，保持纸张干燥，潮湿天 气要将未用完的打印纸外面包上报纸
打印设备故障
•设备指定专人管理，定期检查设备状况
•设备故障要及时报修，避免使用浪费 •因设备老化引起的故障，经检测无维修 价值的，履行报废程序
• 尽量选择代用硒鼓或者换粉
耗材费用偏高
• 对于使用成本高的设备，例如财务部和设计部的A3打印机，原装硒鼓1200左右，代用的也要 450，使用成本偏高，建议有条件的给予更换
打印机 维修 4320 965
复印机 维修 24590 1690
电脑维 修 7385 375
传真机 耗材 1228 1755
1月-9月 10-12月
18620 4295
月均费用支出 3000 2500 2000 单 位 ︓ 1500 元 1000 500 0 打印机 耗材 实施前 实施后 2069 1431 复印机 耗材 2795 1333 电脑耗 材 1154 1135 打印机 维修 480 320 复印机 维修 2733 563 电脑维 修 821 125 传真机 耗材 137 585
男
男 女 男
主管
科员 主管 科员
现场组织协调
办法编写、检查 现场跟踪 现场跟踪
二、选题理由：
名词解释： 办公设备费用: 是指办公耗材及设备维修保养费用，包括日常办公时使用到的消 耗性产品,包括硒鼓、粉仓、碳粉、墨盒、碳带等等。 根据公司办公设备费用日益增多的现象，经过小组深入调查分析，认为办公资 源浪费的问题没有较好的解决，或者说还有进一步提升的空间。因此我们小组选择 的课题是：节约办公耗材及维修费用提高办公设备的使用率。
十、总结及下一步打算：
1、总结： 这次QC活动结束后，小组进行了活动回顾和总结： 不足之处： 措施执行不够彻底； 公司制度建设不够完善； 信息化水平和手段还需提高。 小组提升： 本次QC活动，提高了QC小组成员的质量意识、团队精神、节省意识、QC知识、解决 和分析问题能力。 2、下一步打算: 随着现代化技术的不断应用，降本增效体制的不断推行，会不断出现新的问题，我 们QC小组将有针对性的选择课题进一步活动。