时间管理体系的过去、现在和未来

时间管理体系的过去、现在和未来

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时间管理的过去、现在和未来-人力资源

时间管理的过去、现在和未来

宋邱惠田宝首都师范大学教育学院心理系

莫克勒、胡格总结了前四代时间管理，在他们的《第五代时间管理》中提出了“分享-生活-平衡”的原则，帮助人们全方位平衡人生，从根本上解决对时间的困惑。结果呢？原来忙碌的人，时间依然紧缺、生活依然忙乱，时间越管越不够用。究其原因，这五代时间管理只对时间进行管理。这好像是悖论，时间管理不管理时间管理什么呢？这就是本文要谈论的问题所在。我们姑且称这五代时间管理为传统的时间管理，现在，该是反思传统的时候了：传统的对时间进行管理的时间管理应该转移到现代的对人进行管理的时间管理上来。

一、聚焦于时间的时间管理：三效

时间管理的目的是实现“三效”（如图1）：效果、效率和效能。低水平的时间管理是在一定时间内把该做的事情做完，达到一定的“效果”；中等水平的时间管理是对于既定的结果用较少的时间去完成，提高时间的利用“效率”；高水平的时间管理是用较少的时间投入获得最大化的结果，赋予时间以“效能”。时间管理的这三种境界用金字塔隐喻更易明了：效果处于塔底，意味着较容易实现或能够做到的人较多；效率处于金字塔的腰部，达成的难度加大，能够做到的人减少；效能处于金字塔的塔尖，只有极少数成功人士能够登顶。

实现“三效”，有规矩成其方圆。人们用“备忘录”和“记事簿”等方法因应“效果”、避免遗忘，在规定的时间内完成预期；用做了不如不做的8 0/2 0法则、区分轻重缓急的四象限技术强调时间的价值规划、拟定事件的ABC顺序，以追求“效率”；强调人生愿景、实现个人与组织双赢的生涯设计，旨在达致“效能”。

不能看出，实现效果、效率和效能的时间管理方法侧重于管理一定时间和空间中的事件，正如《韦氏大辞典》中所定义的那样：“时间是从过去通过现在直到将来，连续发生的各种各样事件的过程所形成的轨迹”。三效的时间管理关注的是事件，聚焦于时间的投入和产出。从绩效管理的角度来看，效果让我们看到的是合格的绩效，效率和效能追求的则是卓越绩效。

然而，对于组织中的个体而言，我们有时会看到这样的现象：一个和尚挑水吃，两个和尚抬水吃，三个和尚没水吃。如果出现这样的状况，最低水平的时间管理所预期的“效果”都达不到，遑论效率和效能。总之，传统的时间管理没有考虑人的因素，总让人有舍本逐末的感觉，“一叶障目，不见泰山”。

如果时间管理的重心转移到对人的管理上，时间管理将是怎样的情境，还算时间管理吗？传统的时间管理没有考虑到人不是孤立的人，很多事情要靠团体成员的合作才能完成，考虑人际互动的因素，时间管理又会呈现哪些特点？

人是利用时间的主体，如果对人不进行时间上的锻造和修炼，时间管理难以让大多数人实现效能的目标。时间管理需要另寻它途，时间结构就是心理学家为时间管理找到的一条新路。

二、致力于人际互动的时间管理：时间结构

时间结构是指人与人相处时运用和组织时间的方式。总体来说，人们运用

和组织时间的方式有六种，即有六种时间结构，它们分别是：退缩、仪式、闲谈、活动、心理游戏和亲密。在任何一个时刻，我们每个人都处在一种或多种时间结构中。

设计一项团体动力实验来说明这六种时间结构：八个互不相识的陌生人共处一室，没有确定的主题可供讨论，完全不安排团体如何进行，这是一个无领导、无主题的团体进程。观察团体中正在发生着什么？

开始时，大家默不做声，有的人也许在想自己的事，也许脑中一片空白，也许充满疑惑：“不知道我们坐在这里要干什么？也许有人会知道……”，也许有人在咀嚼着过去的痛苦，也许有人在憧憬着并不存在的未来。以上种种表现，持续时间可能只有几秒钟或数分钟，这就叫退缩。退缩是指一个人在精神上使自己与他人脱离开来，极少或完全没有与他人的交流和互动。适度的退缩是健康、正常的行为。回避退缩是害怕与自己的体验独处，将自己的注意力从个人的想法和感觉上转移开来。过度退缩是在退缩中花费了大量的时间，与他人缺乏接触的人会失去对其幻想进行外部检验的机会，如果这些幻想得不到外部检验，它们就可能会被误当成现实。回避退缩或过度退缩都是不健康的。如下组图中1。

团体成员围坐成一圈，有人会打破沉默，对他身旁的人说：“我们可以相互认识一下，我先介绍我自己，我叫李××，很高兴认识大家。”然后与他人握手，其他人也各自介绍自己的姓名并致以问候，这就叫仪式。仪式是指人们以固定的方式交换彼此熟悉的、约定俗成的社交互动的过程。一些人会在大部分的时间里通过仪式与他人进行交流。人们会感到这样的人是彬彬有礼而又和善的，但是并没有得到真正有用的信息。如果一个人主要以仪式来组织自己的时间，那么他可能会体验到剥夺和孤独。如图2。

团体成员慢慢熟起来后，有的人凑近他人谈论以前参加团体活动的经验，有的人跟身边的人议论乌克兰东部的局势，也可能有的人在与他人谈论APEC和G20峰会，这时说话的人已经进入闲谈的状态，俗称“侃大山”。闲谈是指一种半仪式化的、固定的交流方式，人们交流的目的不是实现一个目标，而只是谈论某些事情。在闲谈中人们分享他们对某些相对安全的话题的观点、想法或感受。闲谈好像存在一个限制谈话主题的总体大纲，每个人都可以自由地填充细节。闲谈的目的是认可对方的存在，而不是解决问题。如图3。

如果有一团体成员说：“我们互相都认识了，我有个建议：大家先头脑风暴想一想我们可以做什么，然后再投票决定到底要做什么，好不好？”有人回应道：“这个主意好，大家轮流发言，我负责记录整理。”大家于是把自己的想法和意见提出来，这就叫活动。活动是指人们将自身的能量指向外部事物，参与其中的人共同努力去实现这个目标。比如，一个销售团队在工作中相互合作，努力实现工作目标就属于活动。在工作场所，大部分时间都用在活动上。工作狂是那种一直从事活动的人，他们不允许自己真正地体验自己的感受或者与他人分享亲密或乐趣。如图4。

头脑风暴结束后，记录员说：“现在开始投票，我念一项，大家举手表决一项。”投票结束后，记录员统计每一项活动同意的人数，说：“投票结果出来了，得票最高的活动是……”。忽然有人说：“等一下！”原来是王××，他身体前倾，肘部放在膝盖上，皱着眉头说：“我到现在也没弄明白，投完票，每个人都要照着做，这样合适吗？”李××：“是啊！发扬民主，少数服从多数！”王××：“我更不明白了，民主和今天的团体活动有什么关系嘛？”几个回合下来，李××感到很挫败，伤心地说：“算了吧，就当我们没投票！”王××感到自责和