秘书手册__联想电脑公司企划部秘书处

秘书手册

(试讲稿)

联想电脑公司企划部秘书处

目录

秘书手册 (1)

联想电脑公司企划部秘书处ﻩ１

第一章秘书必备的素质3ﻩ

第二章秘书的重要职业技能 ............................................................................................................................. ４

一、拨打/接听电话的程序和技巧ﻩ４

二、传真ﻩ６

三、邮件 (6)

注:传真、邮件、信函等内容为外文的，应及时译出6ﻩ

五、名片 (6)

第二部分日程安排 ............................................................................................................................................... ７

控制日程，意味着你与总经理一起有序工作。7ﻩ

（一)总体原则: (7)

➢对计划内事情预先写入日程;及时整理日程表，以免安排冲突; (7)

(二）经验与技巧 (7)

➢根据总经理习惯留出适当固定时间阅读报刊资料及其他信息;ﻩ７

➢控制约会时间,适时打断，防止拖延,以免影响下面的日程;8ﻩ

月/周计划安排模版8ﻩ

➢可使用NOTES日历功能,填入相关安排,打印即可； (8)

➢也可按照总经理习惯，自行制作日程表；ﻩ８

二、出差日程安排ﻩ８

附件一:出差物品携带表9ﻩ

附件二：授权书模版 (9)

授权通知 (9)

附件三：国内出差日程范例 ............................................................................................................................... １0 刘军总经理出差深圳日程安排(4月2５-２7日)10ﻩ

附件四：国外出差日程安排表11ﻩ

-－-执行副总经理访问汉城行程表(99年７月14日至１7日） ..................................................................... 1１三、会议安排13ﻩ

（一)内部会议安排.......................................................................................................................................... 1３

N (15)

Y ............................................................................................................................................................................ 1５

时间冲突15ﻩ

Ｎ15ﻩ

Ｙ (15)

注意:把握前往会议地点出发时间的安排。 (15)

（二）外部会面安排 ........................................................................................................................................... １6 ●ﻩ总经理主持的外部会面................................................................................................................................... １6

Y ............................................................................................................................................................................. １6 会中达成共识的16ﻩ

结束 ....................................................................................................................................................................... １6 ●ﻩ总经理参加的外部会面1ﻩ７

总经理参加其他部门组织、主持的会面,秘书的工作可能就不像前面介绍的那样繁多。但应从较专业的角度协助安排。并关注以下几点： ........................................................................................................................... １7

N..................................................... １７

Y17ﻩ

注意事项:18ﻩ

●会前为总经理准备详细的背景材料； ....................................................................................................... １8 ●会前了解会议的具体地点，如在不同办公区，请注意把握出发参会时间；18ﻩ

●ﻩ对会中决议,总经理希望详细了解的,及时跟进并反馈；ﻩ１8

外部会面会议备忘模版18ﻩ

Gｕeｓt MeeｔiｎｇTaｂle18ﻩ

Mｒ. Raｙmｏnd Leｅ18ﻩ

Ｍr. Keｌvｉn Kwoｋ........................................................................................................................ １8 Mｒ. Pｅｒry Chan............................................................................................................................... 1８Mr.Jack Ｌee18ﻩ

➢1５:05-15:10AMD Iｎtroｄuction (Mｒ. PeｒrｙCｈａn) (19)

第三部分沟通协调 ........................................................................................................................................... 2９

（一)业务合作： (30)

(二）礼尚往来：................................................................................................................................................ ３０第四部分文字支持32ﻩ

➢结尾通常采用下述形式：33ﻩ

第五部分会议支持34ﻩ