业务跟单流程管理制度

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业

务

跟

单

流

程

管

理

制

度

文件编号［WH-RR-1.0-101-2013］

编制：彭向阳

批准：

实施日期：

业务跟单流程管理制度

一、目的：

为规范业务作业流程，理顺工作关系，提高工作效率，加强业务管理，提升客户服务，特制定本制度。

二、程序：

1、接单：

1.1释义：接单也即合同的签定，订单的取得。

1.2下单方式：客户下单的方式有：通过电话，传真, Email或书面合同等方式。

1.3接单的途径：交易会，出访，参展，邀请客户来访，网站，等等。

1.4接单的形式：

1.4.1合同。

1.4.2确认书：它比合同要简化些，其中包括协议书。对异议，仲裁，不可抗力等条款都不列入，。

1.5接单的程序：接单的程序可分为询价，发价，还价和接受四个环节。

1.5.1报价。是买方或卖方向对方提出各项交易条件，并愿意按照这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。在实际业务中，报价通常是一方在收到对方的询价后作出的。

1.5.2接受：买方或卖方同意对方在报价中提出的各项交易条件，并愿意按这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。

1.6相关流程：

16.1业务应对订单相关的输入文件进行收集、整齐，并进行编号；

1.6.2业务必须按公司规定的《客户信息及跟踪表》，进行建档和跟踪，了解客户信息和有计划的拜访；

1.6.3拜访方式分为：电话沟通、QQ沟通、上门造访、以及其他可以接受的方式；

1.6.4每月一号将《将客户信息及跟踪表》交副总/总经理审阅；

1.6.5业务科每季度要对客户经营状况和信誉度进行一次评审，以防止发生坏帐。

2、审单：即审核合同：

2.1审单内容：确认产品名称，规格，质量，数量，单价，价格条款，总额，付款方式，包装要求，交货期，交货方式。

2.2审单方法：

2.2.1产品名称，规格：审查时产品代码是不是自身的产品？与我们的产品资料能否对上号？有很多公司和企业产品名称的代码同时也代表了规格。

2.2.2质量：也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。在货物买卖中，货物的品质不仅是主要交易条件，也是我们跟单员进行审单的首要条件。

2.2.3数量：应审查货物的数量是否可以及时备妥，其计量单位，重量以及约数有何规定。约数：如合同数量前加“约”，可使交货数量有适当的机动。

2.2.4单价，总额的审查：

2.2.5付款方式审查：A.付款方式是否能接受？支票，付定金、分期付款等等。B. 支付的货币能否接受？

2.2.6包装要求的审查：

2.2.7工厂的产品本身有自已的包装，展示给客户能否接受？

2.2.8客户提供的包装（彩印，尺寸）我们能否做？，客户要求包装时公司将其计价

2.2.9客户提供的包装资料是否齐全？（内包装，外包装，标签，说明书）内包装：普合，白合，彩合，吸塑外包装：纸箱，木箱，桶装，编织袋。最主要是唛头印刷。

2.2.10交货期的审查：跟单员应审查交货期是否合理，公司是否能及时筹备到货物，并运输送达完成安装。交货期一般应规定一个期限，而不是某个具体日期。期限有长有短。可以是2周，3周，或一个月，二个月，一个季度或更长。

2.2.11交货方式的审查：运输主要有海运，陆运，空运，邮寄等等。注：如运费由客户支付，客户决定交货方式。如我们付费，尽量用汽车运输。

2.3审单步骤：

2.3.1业务将客户的包装、交期、品质、规格、交货方式等在《客户订单》中进行详细的记录；

2.3.2填好《客户订单》后，送交总经理初审；

2.3.3业务须填写《工程设计任务书》，将其与总经理批准后的《客户订单》，以及客户订单相关的输入性文件一起下发到工程科进行工程设计；

2.3.4工程科设计完成后，业务须将《客户订单》、订单相关的输入文件、开料表、设计图等送财务进行成本审核；

2.3.5通过财务成本审核后交总经理复审，通过后将《客户订单》下发到生产部。

3、关于样品：

要获取订单，备好样品是很重要的一步；

3.1 准备样品。

3.1.1工厂现有的款式

3.1.2新款

3.1.3客户来样。

3.2要领：无论老品，新品，还是客户来样，样品都要客人进行书面确认。新品修改最多三次。跟单员一定要保存好最终的确认样，，做好更改记录，更改后必须有客户的书面确认，以免客人在下单时找不到确认样。

作为跟单员，我们要做到：

3.3.1有完整的产品资料（包括：三视图、包装图、材积）。

3.3.2新品的成本，价格要进行核算。

3.3.3新品的材质要留有实样，图样和工艺数据。

3.3.4客户的来样要保存好原样。

3.4作业流程：

业务跟单员在客户需要样货时，按公司要求报填《样货生产指令单》，获总经理批准后，方可下单生产。

4、生产过程跟踪：

4.1生产过程跟单的基本要求：

4.1.3按时交货：要使生产进度与订单交货期相吻合，做到不提前也不推迟。按时交货跟单的要点：

4.1.4按质交货：生产出来的产品符合订单的质量要求。

4.2．生产过程跟单的流程：

4.2.1下达《生产指令单》：跟单员接到客户订单后，应将其转化为《生产指令单》。《生产指令单》要明确客户所订产品的名称，规格型号，数量，包装要求，交货期等；

4.2.2下单前要与生产部协调交期，有争议时报总经理批准后再施行；

4.2.3分析生产能力：，《生产指令单》下达后，要和生产部及各车间分析公司的生产能力。能否按期，按质地交货。如不能应采取什么措施？

4.2.4制定生产计划：生产计划的制定及实施关系着生产管理及交货的成败。跟单员要协助生管人员将订单及时转化为生产计划；

4.2.5根据《生产进度表》进行生产进度跟踪；

4.2.6常见的异常类型

A.原计划错误。

B.机器设备有故障。

C.材料没跟上。

D.不良率和报废率过高。

E.临时工作或特急订单的影响。

F.前制程延误的累积。

G.员工工作情绪低落，缺勤或流动率高。

H.因客户或公司对产品出现新的要求，产生变更。

4.3交期延误：如是工厂原因，要通知客户，取得同意后方可出货。如不同意，一是协商，二取消订单。

4.4.订单的更改问题：客户对已下的订单因市场变化会有更改，有数量上的，（或增加，或减少）。有包装上的。有交期的变更。（或提前，或推迟）。接到客户要求变更，首先要看改什么？能否接收？如我们的货已生产的差不多了，已收尾，就不可能再更改了。如还没按排，问题不大。如已按排了部份，要进行协商。比如数量要减，我们已按原数量采购了材料，通用的问题不大。但如是专用的，客户要承担部份费用。对交期：如要提前，我们要根据实际情况说。如要推迟，时间短，问题不大，但如要延迟很长，那仓储费，损耗费要承担，客户或公司变更时生产或品质要求时，要将变更记录进《订单变更表》，并及时下发到相关各部门。

4.5相关流程：

4.5.1下单：将经总经理复审批准后的《订单指令单》送交生产部计划员；

4.5.2跟踪：根据《生产进度表》和实际现场生产进度进行跟踪，出现交期或品质异常时要记录进《生产异常记录表》，并上报副总\总经理审核。

5、出货与货物运输：

5.1发货前对每批货物要进行材积计算，以便选择合适的运输车辆尽可能的多装货物，以降低运输成本。

5.2运输方式选择上应选择，安全、方便、及时、快捷的运输方式。

5.3物流选择上，要找正规的、价格合理的、有全保的公司和车辆，以保证公司货物的安全与货物到达期限。

5.4与物流公司或个体司机之间应签有合同，对交期、货物安全、付款方式、双方应承担的责任与义务等做出限定和规范。

5.5相关流程：

5.5.1按公司规定，发货前须经客户签名确认，业务再填写《出货明细表》，经仓库与出货组对发货产品规格、名称、数量、订单号确认后，报副总\总经理批准，方可发货；