会务接待培训材料1

◆这个案例告诉我们什么呢？
会议概述
会议的涵义
会议是有组织、有目的地织人们商议事情、沟通信息、表达意 愿的行为过程。
会议的要素
1、形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会议方式； 2、内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作用； 3、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会 议决定的贯彻落实； 4、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施。
会后整理工作
1、安排与会人员离会 2、撰写会议纪要 3、会议的宣传报道 4、会议文书的立卷归档 5、会议总结工作
会议组织的基本原则
责任到人
备份
烂笔头
复查
提前
1、责任到人 ◆明确分工，专人专岗 ◆人人负责就是人人都不负责 2、“烂笔头”原则，好记性不如烂笔头! 3、提前 提前做好任务分工，规定完成时间节点 宁可先预定后取消 提前做好预案
9、安排会议议程与日程 会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排， 并冠以序号清晰地表达出来。 会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。 10、制发会议通知 会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、议题及要求 等。会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件四种。 11、准备会议文件资料 主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及领导座次表、 主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议 材料。
2、文秘工作
（1）会议文书、讲话稿的起草； （2）会议文书编写； （3）会议文书印发及管理。
3、生活管理工作
（1）与会人员的住宿管理； （2）会议的财务管理； （3）会议的交通保障； （4）会议的文化活动； （5）与会人员的医疗保健。
4、安全保卫工作
（1）会议的保密工作； （2）会议的警卫工作； （3）会场内外的安全保卫工作。
会务工作流程图（会前）
确定会议主题和议题 明确会议组织机构 确定与会人员名单 安排住宿行 确定会议名称 确定会议规模与规格 确定会议时间与会期 制发会议通知 制作会议证件
明确会议所需设备和工具 选择会议地点
安排会议议程和日程
准备会议文件材料
制定会议经费预算方案
布置会场
检查会场
会务工作流程图二（会中）
会务接待与组织
县政务服务中心副主任、政府办党组成员 滕仕荣
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会议概述 会务工作流程 会议工作具体内容 会议组织的基本原则 突发事件的预防和处理
交流的目的
通过本次交流，了解会务工作的基本内容及工作程 序，学会拟定方案，掌握接待服务标准。
“为更好地组织会议作好准备。”
案例分析：请柬发出之后
报到及接待工作 组织签到 做好会议纪录
会议期间外围的卫生工作
留存照片资料
会议信息工作
做好会议保密工作
做好后勤保障工作
会务工作流程图三（会后）
安排与会人员离会
撰写会议纪要
会议的宣传报道
会议文书的立卷归档
催办与反馈工作
会议总结
会前准备
“有备无患!!!”
会前准备工作是会议管理的第一步，对会议作出事先 安排与充分准备，是实现会议目的的重要条件。
关键点：资料准备、酒店预订、设备调试、交通……
4、复查：自己重复确认、换人重复确认（物品、时间、地点……） 5、备份：备不足和意外、人、财、物
突发事件预防与处理
你曾经遇到过哪些突发事件？
突发事件举例
• • • • • 主持人迟到 电脑损坏 资料缺失 停电 ……
突发事件处理的注意事项
●充分做好会前准备， 避免发生意外事件 ●如发生意外，首先要做的是镇定 ●不要抱怨，要立即行动 ●利用现有资源 ●就近寻求支持 ●超权限及时请示
由于时间仓促，水平有限，对于以上介 绍中存在的不足，敬请各位领导、各位同 仁批评指正！
无论会议大小，如会前准备充分，就能事办功陪。
会务工作的具体内容 1、会前准备工作 （1）确定会议主题与议题 确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必 须要结合本单位实际；三是要有明确的目的。议题是对会 议主题的细化。
2、确定会议名称 会议名称一般由“单位+内容+性质”构成，应根据会 议的主题或议程来确定。 3、确定会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容和主题。同 时要本着精简效能的原则。会议的规模有大型、中型、小 型。会议的规格有高档次、中档次和低档次。 4、确定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑领导是否能出席，确定会期 的长短应与会议内容紧密联系。
14、制定会议预算方案 文件资料费、会议设备和用品费、会议办公费、住宿费、交通费、 邮电通讯费、会场租用费、其他费用。 15、会场布置 会议室物品摆放----整洁、统一、清晰、舒适。
A7 A5 A3 A1 A2 A4 A6
B6
B4
B2
B1
B3
B5
B7
A为客方，B为主方 正门
主席台座次安排 主席台座次排列，领导为奇数时，主要领导居中，2号领导在 1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置。领导为偶数时， 1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置。
12、安排食住行 ----会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、适合口味、方便节 约”的原则。 ----会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可能满足与 会人员住宿上的要求。 ----安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。 13、VIP服务 ◆会议要求确认----设备、物品、音乐 ◆喜好确认----饮食要求、饮水偏好、是否吸烟…… ◆日程安排----车辆接送、晚餐陪同、出行陪同…… ◆房间确认----是否安静、视野如何、有无异味、设施是否正常、 温度是否适合。
5、确定会议所需用品和设备
（1）必备用品是指各类会议都要用到的用品和设备，包括文具、 桌椅、扩音设备、照明设备、投影和音响设备等。 （2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会 议、展览会议等所需的特殊用品和设备。 6、建立会议组织机构 会务组、宣传组、秘书组、交通组、接待组、保卫组。 7、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任 务来确定与会人员。 8、确定会议地点 根据会议的规模、规格、内容等要求来确定。有时也要考虑政治、 经济、环境等因素。
基本任务
1、组织工作 （1）协助领导确定会议议题； （2）根据议题安排会议议程、日程； （3）发会议通知，负责会议报到； （4）对与会人员进行编组； （5）布置会场，安排座次； （6）负责会议签到； （7）会中组织和协调； （8）会外的联络与协调（负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、 文体娱乐等方面的联系和组织）； （9）会议的结束扫尾工作。
主陪 1 2
4 副主陪 门
3
ຫໍສະໝຸດ Baidu
16、检查会场 （1）方式 现场检查 （2）检查的内容 ----资料的准备和确认（打印文件的资料等） ----设备的准备和确认（投影、音响、相机、笔…………）、 ----其他物品的准备和确认（横幅、鲜花…………）
会中服务工作 1、报到及接待工作 （1）与会人员的接送； （2）会议交通工具的安排； （3）与会人员返回时车、船或飞机票的预订及购买； （4）会议文娱活动的安排和组织； （5）其他属于招待方面的工作。 2、组织签到
某机关定于某月某日在大礼堂召开总结表彰大会，发了请柬请有关部门 领导光临，在请柬上把开会时间、地点写得一清二楚。 接到请柬的几个部门领导很积极，提前来到大礼堂开会。一看会场布置 不像是开总结表彰大会，经询问大礼堂负责人才知道，领导上午大礼堂开报 告会，某机关的总结表彰大会改换了地点。几位领导同志感到莫名其妙，个 个都很生气，改地点了怎么不重新通知？一气之下都回去了。 事后，会议主办机关的领导才解释说，因办公室人员粗心，在发出请柬 之前工作人员没有与大礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题， 便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才得知大礼堂已先 被别的单位会议使用，只好临时改换了会议地点。但由于邀请单位人员较多， 来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良 影响已难以消除。
主席台座次排列
人数为奇数时 7 5 3 1 2 4 6 7 5 人数为偶数时 3 1 2 4 6 8
观
众
席
观
众
席
会场内外布置 ----卫生、标语、桌签、坐签、 色调、气味、灯光、旗帜、花卉。
用餐座次
宴请客人，一般主陪在面对房门的位置，副主陪在主陪的对面，1 号客人在主陪的右手位置，2号客人在主陪的左手位置，3号客人在副 主陪的右手位置，4号客人在副主陪的左手位置，其他可以随意。
3、会议期间 （1）时间提醒：发言时间、休息时间、返回时间 （2）午餐确认：留位确认、时间确认 （3）物品随检：麦克、纸笔、茶水…… （4）关于参会者反应：对内容、对环境（冷热） 4、宣传工作 照相、摄像、录音 5、值班保卫工作 （1）值班工作：服务人员要坚守值班岗位，以保证会议顺利结 束，并随时应付各种突发事件。 （2）保卫工作：重要与会者人身安全保卫、重要文件的保卫、 会场和驻地的保卫、会议设备的保卫、与会者贵重物品的保卫。