iso9001四级文件编写培训

可能需要作业指导书的支持
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（四）程序文件的编写（续）
2. 程序文件的作用: 明确控制活动有关部门人员的职责、权限、相互
关系
规定控制活动的依据及方式： a. 控制要求和依据 b. 如何进行控制
执行、验证和评审活动的依据: a. 实际活动是否按规定程序进行 b. 执行程序是否留下证据/记录 c. 执行的效果是否达到
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（四）手册的编写（续）
手册的要求： 1 对公司所采用的体系标准（标准的所有适用条款进行规定，与体系有
关的，标准中没有涉及的，也可加入手册或引用参考） 2 对选定的标准中不适用的体系要求应作出说明 3 要引用支持手册的程序 4 至少包括（a）方针（必要时）
（b）管理体系的组织机构及人员职责、权 限和相互关系
程序
流程图
相关文件及记录
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（五）程序文件的编写（续）
4. 程序文件的基本内容:
1)目的: 说明为什么开展该项活动(why)
2)适用范围: 该项控制涉及哪些部门或哪些 活动
3)职责: 说明由哪个部门、哪个岗位的人员负责 实 施该项活动,实施人员的责任和权限
(与下文的程序一致)
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（五）程序文件的编写（续）
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（五）程序文件的编写（续）
4)编写人员收集现行有关部门资料及记录表格 5)按标准要求提出修改现行做法的方案,组织讨论并
确定新运作流程的控制方法
6)确定资料文件编写形式: 流程图式 叙述式 混合式 7)形成程序文件草案 8)讨论、修改草案 9)审批
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（五）程序文件的编写（续）
6. 例子 封面 正文
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(七) 记录表格的制订（续）
3 记录的种类
产品、项目、合同、服务、过程、活动形成的记录 对过程、活动控制形成的记录 符合性（产品/过程）验证活动中产生的记录 目标、指标、方案完成情况的记录 顾客对产品/服务质量的满意程度记录 体系评审和改进记录 趋势分析记录 纠正措施记录 供方的沟通记录、工作绩效记录及控制记录 人员技能及培训状况记录
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（四）程序文件的编写（续）
3. 程序文件的要求: 逻辑性(按管理活动的顺序) 协调性: a.与手册无矛盾,相互支持
b.程序文件之间无矛盾 C.与其它管理规定无矛盾 与实际运作结合,具有可操作性: a .责任明确 b. 步骤清晰 c. 语言准确、明了、措辞严谨、执行不易引起混淆 d.规定相应记录，便于监督、检查 要引用支持程序文件的作业指导书
ISO9001&IS14001
质量、环境管理体系
文件编写培训
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管理体系文件编写
（一）体系文件的作用
（二）体系文件的结构 （三）体系文件的基本要求 （四）手册的编写 （五）程序文件的编写 （六）作业指导书的编写 （七）记录表格 （八）常见问题及对策
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（一）体系文件的作用
1. 建立正规管理体系及认证的需要,也是标准要求
4. 程序文件的基本内容：
4）程序：
按活动顺序列出开展活动的细节 规定应做什么 由谁执行 何时做 在何地做 如何做
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（五）程序文件的编写（续）
此项活动使用的材料、设备、文件、防护用品等 （必要时）
此项活动如何进行、如何控制 此项活动进行的记录 例外特殊情况
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（五）程序文件的编写（续）
4. 程序文件的基本内容： 5）相关文件及记录：
该文件中涉及的其它文件 该文件中应进行的记录、表格
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（五）程序文件的编写（续）
5. 程序文件编写步骤: 1)拟定程序文件清单:
确定过程 整理现有文件 按标准要求列出需编写的程序
2)确定文件编写格式,统一名称、术语、称 呼、 代号
3)确定编写人员,制定编写计划
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(六) 作业指导书的编写
1. 作业指导书的性质 2. 作业指导书的作用 3. 作业指导书的编写范围及要求 4. 作业指导书的种类 5. 作业指导书的内容 6. 作业指导书的编写步骤 7. 例子
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(六) 作业指导书的编写（续）
1.作业指导书性质:
为保证具体产品/具体作业活动符合要求而 制订的程序
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（四）手册的编写（续）
手册的内容： 封面 手册目录 修订页 手册发放控制页(必要时） 介绍组织及手册的前言 方针和目标（必要时） 职能对照表 管理组织机构、职责和权限描述 体系条款的描述和体系程序文件的引用 手册使用指南（视需要） 支持性资料附录（视需要）
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（四）手册的编写（续）
2. 通过编制文件改进和完善管理体系 明确工作规程,规范管理 明确职责 改善部门间沟通 使管理过程严谨,减少出错机会 控制关键质量等管理过程 3. 体现公司对质量/环境/职业健康安全的重视 4. 向外界证实公司具有提供合格产品或良好的环境
/职业健康安全管理能力
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(二) 管理体系文件的结构
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（五）程序文件的编写（续）
1. 程序文件的性质: 程序文件是文件化的运作程序,是对完成或管理活动所规
定的方法
是体系文件中第二层次的文件,也是手册的基础及支持 规定管理工作的程序:为什么做(why)、何时(when)、何
地（where)、做什么(what)、由谁去做(who)、怎样去 做(how)、作的记录是什么 具有可操作性，且包含体系标准中适用的要素
操作的结果符合要求
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(六) 作业指导书的编写（续）
3.作业指导书的编写范围及要求: 没有作业指导书就不能保证过程/产品符合
要求时,则须编写.应考虑培训效果 没有固定的格式要求,可用不同方法表达:相
片、图表、样本、录像等 应使用科学有效的方法 良好的可操作性
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(六) 作业指导书的编写（续）
是体系文件中第三层次的文件,是程序文件 的支持性文件,也是指导和保证过程/活动 的最基础的指导
为开展具体管理、操作活动提供指导
极具操作性
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(六) 作业指导书的编写（续）
2.作业指导书的作用: 描述程序文件中所提及,但未具体描述的操
作性文件 对具体产品或岗位作业活动的方法、内容
及要求等的说明 用于指导执行具体操作的人员,以确保该项
手册封面： 公司名称和标志（如需要） 手册标题及手册发行版号 拟制/审核/批准签字 生效日期 受控文件编号 受控文件标识 受控号
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（四）手册的编写（续）
手册目录： 列出手册各章节名称、章节号及页数 修订页： 用修订记录的形式说明手册中各章节的修订状态 手册发放控制页： 说明公司现行手册的发放分布
用于指导具体管理工作的各种工作细则/规 章/操作规程
安全工作规程
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(六) 作业指导书的编写（续）
用于生产/包装操作的作业指导书 用于检验/测试的作业指导书及检验计划 用于设备的操作/保养作业指导书 用于指导具体管理工作的各种工作细则/
规章
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(六) 作业指导书的编写（续）
服务业： 用于具体服务过程的作业指导，包括服务规范、
是纲领性文件，规定管理的政策和原则——我们 要做什么
不具备可操作性
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（四）手册的编写（续）
手册的作用： 通过编写手册对公司内与质量/重大环境因素/风险有关
的活动进行全面策划及管理 提交给认证机构的体系审核依据文件，证明体系符合选定
的标准 建立文件化的体系，贯彻公司的管理方针 环境改变时，保证体系及其要求的连续性 对外介绍体系 改进的需要（基准及改进依据）
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（四）手册的编写（续）
介绍本公司及手册的前言：
本公司的名称、地址、通讯方法、业务情 况、公司性质、历史和规模、质量管理的 历史
所采用的体系标准及范围 手册的编制、审批、发放控制、修订方法
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（四）手册的编写（续）
方针： 方针
与组织宗旨相适应 包括对持续改进的承诺 遵守法规的承诺 为目标制订提供框架
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(六) 作业指导书的编写（续）
6.作业指导书的编写步骤 明确编写步骤和内容 草拟文件 审查 审批发布
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(七) 记录表格的制订
1 记录的性质 2 记录的作用 3 记录的种类 4 记录的形式 5 记录的要求 6 记录表格的制订步骤 7 例子
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(七) 记录表格的制订（续）
1 记录的性质: 为已完成的活动或达到的结果提供客观证
（c）各条款的规定或说明 （d）手册的控制规定（必要时）
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（四）手册的编写（续）
手册的编写步骤： 确定方针 确定有关管理的组织机构及职责、权限（体系范围） 收集整理与标准有关条款相对应的现行做法及有关部门记
录资料、文件，并对现有文件分类 依据标准的要求，确定要改进的地方 确定编制手册的格式和结构 形成手册草案 讨论定稿
据的文件 是体系文件中最基础的文件 记录的制订填写和管理对体系的运行会产
生重大影响 具有可操作性、可追溯性、系统性
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(七) 记录表格的制订（续）
2 记录的作用 为体系运行的有效性提供客观证据 证明产品/过程/活动满足要求 以便于对产品/过程/活动的追溯及控制 便于对出现的问题采取纠正及预防措施
合理的划分章节：1.按标准条款划分 (较多采用) 2.按实际业务过程划分
各章节保持一致的格式,一般包括: 1. 目的（必要时） 2. 职责 3. 对本条款的控制规定 4. 支持文件(列出控制程序名称)
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（四）手册的编写（续）
手册使用指南(视需要) 便于查阅手册 手册的各章节编排方式及章节的简短摘要，
说明手册的什么内容在手册的什么地方
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（四）手册的编写（续）
支持性资料附录（视需要）
支持手册的有关部门资料如：
生产工艺流程图/业务过程流程图
职能对照表
进一步细化的职责
程序/作业指导书清单
其它资料
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（五）程序文件的编写
1. 程序文件的性质 2. 程序文件的作用 3. 程序文件的要求 4. 程序文件的基本内容 5. 程序文件的编写步骤 6. 例子
服务提供规范、服务检验规范等（如：清洁、绿 化、客房服务、维修服务等） 用于服务硬件的操作/保养作业指导（如：供电、 供水、消防设备、维修设备、建筑物等） 用于指导具体管理工作的各种细则/规章（如： 仓库管理制度）
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百度文库
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(六) 作业指导书的编写（续）
5.作业指导书的内容:
(1)标题 作业指导书名称及编号 相关部门、过程(视需要) 相关操作及生产的名称
健康安全风险等） 文件简明、清晰 保证实际可操作性，对不适用部分及时修改
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（四）手册的编写
手册的性质 手册的作用 手册的要求 手册的编写步骤 手册的内容 例子
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（四）手册的编写（续）
手册的性质：
是阐述公司的有关管理体系方针并描述其管理体 系的文件
是体系文件中最高层次的文件（程序和作业指导 书不能与之矛盾）
封面及正文部分构成
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（五）程序文件的编写（续）
3. 程序文件的要求 封面包括:
组织的标志、名称 文件名称、编号 文件版本/修改状态 编制、批准人签名及生效日期 修改记录 受控标记及发行号
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（五）程序文件的编写（续）
3. 程序文件的要求:
正文包括:
目的
适用范围
定义
职责
体系文件是规定管理活动的一整套系统文件,由 四个层次构成:
手册
程序文件
作业指导书 记录表格
描述管理体系的文件
规定体系有关活动的方法和步骤
规定进行具体工作的方法和技巧
体系运行的证据，用来记录运行的 情况及结果
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(三)体系文件的基本要求
1.系统性 全面反映相关方、管理层、标准对管理的要求 各层次文件相互支持 同一层次相互引用 2.逻辑性 各文件规定之间无矛盾 按工作次序及流程编号 3.适用性 结合实际编制文件（针对实际过程、实际环境因素、职业
(2)批准、发行与更改记录 制订/批准人 版本/生效日期/更改记录 受控标记
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(六) 作业指导书的编写（续）
5.作业指导书的内容: (3)具体操作
操作、服务步骤或检测方法、项目、步骤 使用工具、设备、防护用品及设定条件 使用材料 质量要求或控制标准 注意事项及工作环境控制 图示（必要时） 参考资料（必要时） 标准工时（必要时）
描述此方针如何为所有员工熟悉和理解 最高管理层(者)的批准签名 持续适应性方面得到评审
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（四）手册的编写（续）
组织机构、职责和权限描述： 组织机构图 职责、权限及相互关系的说明
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（四）手册的编写（续）
体系条款的描述和体系程序文件的引用：
分章描述对所采用的体系标准每一条款的控制， 对每一条款的控制应覆盖或超出标准要求