中国科学院深圳先进技术研究院资产管理制度

重庆绿色智能技术研究院

会计档案管理制度（试行）

为加强我院的会计档案管理，维护其安全和完整，根据《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）和中国科学院会计档案建档规范，结合本院的实际情况，制定本制度。

第一章总则

第一条本规定适用于绿色智能技术研院各部门。

第二条本规定所指会计档案是指会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要资料和证据。具体包括：

（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

（二）会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账薄。

（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

（四）合同：购销合同、技术合同、服务合同及协议等。

（五）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

第三条会计档案管理的主要任务是：建立和健全会计档案规章

制度；设立专职（兼职）会计档案管理岗位，负责会计档案的形成、积累、整理和归档与交接工作。

第二章会计档案的整理

第四条会计档案的分类：会计核算材料的分类方法一般采用类别—年度分类法。

第五条会计档案的整理立卷

会计核算材料整理要区分类别，按照归档范围和要求分别组卷。

（一）会计凭证的整理立卷。

1、会计凭证按记账凭证的编号顺序排列。

2、记账凭证所附的各种原始凭证折叠粘贴要整齐规范，并去除金属物，采用线绳装订或会计档案专用装订机装订。

3、装订后要进行签封处理，在签封骑缝处加盖经手人印章或财务专用章。

4、凭证封面的各项内容要填写齐全、规范、清楚。

（二）会计账簿的整理立卷

1、不同种类的账簿分别组卷。

2、扉页上单位名称、账簿名称及编号、启用日期、起止页数、经管人员、交接记录、会计主管人员等项目要填写齐全。

3、卷内备考表填写规范。

4、订本式账簿整理时，不得拆除空白页，账内要编有连续页码，封面加贴不干胶标签，并按规范填写单位名称、案卷题名、保管期限、案卷号。

5、活页式账簿整理时，要撤出空白账页，编制页码，进行签封装订，在签封骑缝处加盖经手人印章或财务专用章。

（三）财务报告的整理立卷

财务报告按照《中国科学院文书档案建档规范》组卷。各类财务报告应加盖单位公章，单位负责人、财务负责人及填报或编制人应在报告上签字或盖章。

（四）电算化会计核算材料的整理立卷

1、电算化会计核算材料，应当保存打印出的纸质会计核算材料同磁盘、光盘等磁性介质一并分类整理。

2、打印出的纸质会计核算材料，封面要规范填写，须有经手人员和会计主管人员的签字或盖章。

（五）合同的整理立卷

1、各部门对外签订的购销合同、服务合同、维修、工程合同及技术合同均需交一份原件于财务处保管。

2、不同种类的合同应分别组卷，按时间、类别等顺序加以编号，并编制合同目录，合同目录应包含序号、合同编号、凭证号、所属卷宗号、标题等内容。

3、每卷宗存档时均应有合同目录，卷宗封面要规范填写，须有经手人员和会计主管人员的签字或盖章。

（六）装盒

1、将装订好的会计凭证、账簿等由档案人员负责以卷、册为单位填装会计档案盒，并对会计凭证、账簿等分别进行排列编号。

2、编号

一般采用类别—会计年度—案卷号。案卷号编制方法，按年度编写顺序号。

3、案卷目录的编制

每类会计档案应逐卷册分别填写案卷目录一式两份，一份留财务部门备查，另一份随会计档案一同交综合档案室作为交接清册。案卷目录要逐项填写准确、清楚、完整。

第三章会计档案的使用

第六条会计档案为本院提供利用，必须办理完备的借阅登记手续。会计档案原则上不得外借，有特殊情况需经本部门领导和主管领导审批。

第七条借阅档案的人员不得在案卷中乱画、标记、折散原卷册，也不得涂改抽换，携带外出或复制原件，特殊情况须经领导批准。在利用完毕后，必须及时归还，并办理注销借阅手续。

第四章会计档案的保管

第八条会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部门保管1年。期满后移交综合处档案室统一保管。出纳人员不得兼管会计档案。

第九条按要求保存会计软件的全套文档资料以及会计软件程序及打印出的纸质会计档案。妥善保管会计档案，做好防盗、防霉、防鼠、防蛀等工作，对电算化会计档案的磁盘、光盘，还要防磁、防折等。

第十条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。

第五章会计档案的交接

第十一条财务处保管期满后的会计档案，应在每年第二季度前交接到综合处档案室保管，交接的会计档案应当保持原卷册的封装。如个别需要拆封重新整理的会计档案，档案室应当会同综合办财务和经办人员共同拆封整理。

第十二条交接会计档案时，双方应当按照会计档案交接清册所列的内容逐项清点。交接双方部门负责人和经办人员在交接清册及交接表上签字或盖章。

第六章会计档案的销毁

第十三条保管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁：

一、由综合办负责档案管理的和财务的人员提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

二、院长在会计档案销毁清册上签署意见。

三、销毁会计档案时，应当由综合办分管财务的和综合的人员监销。

四、监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告院长。

第十四条保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第十五条正在项目建设期间的，保管期满的会计档案不得销毁。

第十六条本规定由综合办负责解释，并自公布之日起执行。