秘书常识：提高工作质量与效率

1 秘书常识：提高工作质量与效率

☑ 一、质量意识 有很多秘书工作非常主动，来客人时，她会迅速地去泡茶；别的部门的人让她去复印，她会立刻帮人家去复印。但是，给客人端茶时，不是泡的茶太烫，就是把茶洒到了地上；复印时也是一样，要么是文件的边上没印到，上下不对称，要么就是页码混乱。 作为秘书，你工作应当积极主动，但光有积极主动还不够，你的工作还必须有质量，即对自己每完成的一项工作成果，只有在检查无误后才能交给上司或同事。 有些秘书觉得对于泡茶、复印这种小事没有必要精益求精，因为茶水温度是80度还是90度并不影响客人的态度，但是，这种水温反应出一个秘书的工作态度。如果你对自己的工作没有质量意识，那你的上司和同事也会在日常工作中通过这些细微差别给你的工作态度和能力“评分”。

☑ 二、工作计划

秘书工作的范围不仅很宽，而且工作内容变化快，所以秘书工作显得很繁杂。工作繁杂就容易带来混乱，影响效率，所以，秘书一定要注

2 意工作的计划性，以保证工作的效率和质量。公司领导人对秘书的工作要求比对一般工作人员高，不允许秘书在工作反反复复或丢三落四，因为这既浪费时间，又影响工作效率。现在有些秘书老是觉得自已很忙，时间不够用，但忙了一天，就是不知道自已忙了什么。这就是做事没有计划性的典型表现。 那么，作为秘书应该如何提高自已工作的计划性呢？作为秘书，一定要学会做工作计划。制定工作计划，也就足考虑自己应做什么、什么时候做完、用什么方法做、需要具备的条件和完成的步骤这几个问题。因此，秘书每天上班时要把当天要做的事预先写下来，按照轻重缓急把要做的工作顺序编排；如果有上司临时交办的工作或遇到突发事件，再把它们插进去处理，对计划作适当的调整。对于秘书来说，做好工作计划有两个前提，一是日常工作尽量程序化，二是能分清工作的轻重缓急。 对于自己的一些中长期计划，还要养成检查落实的习惯。每过一段时间检查一下自己的工作：当初的目标是否实现；实现目标的手段或方法是否正确；是否还有要改进的地方；如果目标没有实现，是客观原因还是自身努力不够；提高工作效率，还需要做哪些方面的改进，等等；通过这种检查，你就会发现当初制订计划时的不完善的地方和自己在实施过程中的毛病，分清责任和原因。无论是预期完成还是没有完成，都要分析具体原因，从而改进和提高自己的工作。

三、工作程序化

3 秘书的职责就是处理上司工作中的各种杂务事，所以秘书的工作是琐碎而又忙碌的。如果秘书没有相当丰富的实践经验，那就很难搞好秘书工作。比如，收集信息，如果你只靠自已是“某某的秘书”这块招牌，那就很难从人家那里得到真正有价值的信息。但是，这并不是说秘书全靠经验办事。秘书部门会定期进行人事调整，如果秘书仅凭经验办事，一旦老秘书升迁或调到别的部门，那新秘书就不能很快接替工作，因此，秘书在平时的工作中一定要注意工作的程序化，如制定一些部门内的业务流程和规章制度，把处理一些日常工作的方法和步骤写成书面文字；这样不仅可以随时补充和完善，而且即使自己工作调动，将来接替自己工作的人也能很快开展工作。秘书工作的程序化，不仅能降低劳动强度，而且可以提高工作效率。 秘书在将工作程序化的过程中，一定要注意与上司及时沟通。比如，秘书每天都要替上司收许多邮件。一般来说，信封上写有“亲启”字样的秘书应交给上司亲自去启封，因为这大多是私人信件。但是，现在有很多广告信函也写“亲启”，这让一些领导人不胜其烦，于是有的领导就要求秘书对所有信件都启封，这时，秘书就要与上司沟通，进行约定：今后收到上司“亲启”的信后，秘书可自行启封；即使错拆了一两封上司的私人信件，上司不会有什么想法。 不仅是邮件启封，其他的日常工作的处理方式也都与上司商量着之后，一一定下来。通过这种与上司的交流沟通，秘书就能逐渐了解上司

4 的喜好与工作习惯。由于熟悉了上司的喜好与工作习惯，秘书就能充分发挥自己的主观能动性，逐渐将工作程序化。

四、分清工作轻重缓急 秘书工作的一大特点就是并行的工作多，要一心多用。那么，面对几项要同时处理的工作，哪项工作应该优先处理呢？这就要求秘书必须具备临机应变的能力，能分清它们之间的轻重缓急，在合适的时间做合适的事。 不管秘书的工作有多忙多杂，它们基本上可以分为三类：第一类是N――Now ，即你现在必须马上处理的工作；第二类是T――Today ，即你应该今天完成的工作；第三类是L――Later ，即明天完成也?以的工作。这种日常工作分类法又叫NTL 分类法。哪些工作分在哪一类，秘书自己心中应该有数；那些由上司交办的工作，在进行分类时就需要多想想；如果你把握不了，那你在接受上司工作指示时，就要顺便问清楚上司希望在什么时侯完成。 于雪是某集团公司新来的秘书，这天早上一进办公室，办公室主任就让她整理一份材料，明天下班之前交给他，说下个星期开会要用。她估摸了一下，差不多3万字，有20多页；刚从办公室主任的办公室出来，她还没来得及坐下，周总来电话，说今下午2点他要与财务总监、市场总监和销售总监一起商量工作，让她通知他们几个；刚放下电话，机要室就送来一份传真；传真是一个代理商发来的，说他们的一个副总

5 过几天要来本地办事，请接待一下；她刚看完传真，主任又来电话，说田副总下个月初到电视台为《一周财经观察》做嘉宾的事，由于时间关系他不去了，让她给打个电话通知对方；她刚喘口气，人力资源部门的人又过来通知她，让她填写参加存档新方法讲座的报名表，明天下班之前为报名的最后期限。 一上班就遇到这么多事，现在应该如何处理呢？首先应该分清这些工作的轻重缓急。只有先分出了它们的轻重缓急，才能根据轻重缓急安排它们的顺序，制定工作计划。 如果采用NTL 分类法，那么，于雪这天早晨的几项工作就应该这么划分：给主任写报告是T 类工作；通知几位总监开会是N 类工作；把传真交给具体经办人是T 类工作；给电视台打电话是L 类工作，而参加档案培训也是L 类工作。分出了轻重缓急，于雪就可以这样按步就班地工作了： 首先到行政部门预订4人开会用的小会议室，之后与3位总监联系；周总下午开会的事落实好之后，就去办公室主任的办公室，将传真给主任过目，听取主任对这份传真的指示，马上把它转给具体的经办人；把传真的事办妥了，就赶紧给主任写报告，争取在今天下班之前把报告写出来；至于参加档案培训报名和给电视台打电话的事不急，记在本子上，明天什么时候有空再去办也不迟。五、合理利用空余时间