设计院档案管理制度

设计院档案管理制度

技术档案管理制度

一、技术档案的归档范围

(一)工程设计项目

凡委托我院设计的新建,改建,扩建,加固等工程全部基础资料,阶段设计成果文件,设计修改文件以及与工程有关的同建设单位,施工单位发生的各类协议,合同,函件,公文和竣工验收,调试,工程总结等文件,均应归入技术档案.

1. 初步设计阶段

初步设计的文件一般不归档,但我院只做到初步设计而由其它院完成施工图设计的项目要存资料室及归档,归档文件包括以下内容:

(1) 初步设计最终成果

(2) 设计总概算书或综合概算书底稿及打印件;

(3) 各专业有关的计算书底稿及电算资料;

(4) 设计方案审定记录单,设计文件校审记录单.

2. 施工图设计

施工图设计文件归档包括以下内容:

(1) 各子项各专业设计底图;

(2) 各专业设计计算书及电算资料;

(3)《设计文件校审记录单》;

(4) 修正概算书及打印件;

(5)《设计修改通知单》以及因修改形成的计算书;

(6) 程序文件规定要归档的资料.

3. 工程建设各阶段形成的文件资料

(1) 建设单位提供的全部设计基础资料,原始资料〔含建设单位上级主管部门批准的设计任务书或计划任务书(复印件);征地文件(复印件);规划部门批准的建筑红线图;地形图;选址报告及批件(复印件);工程地质及水文勘察资料;风洞试验报告;工艺布置图和技术要求资料以及我院向协作单位提供的技术资料底稿;公用工程协议(供水,排水,供电,供热,人防,消防,环境保护等复印件);设计合同及协议书;方案或初步设计批准文件等〕.

(2) 工程设计,施工过程中与建设单位各种联系中形成的有关文件,图纸,资料,来往公文,函电,设计过程中的交底会审纪要,与工程有关的会议纪要.

(3) 工程竣工验收,调试过程中形成的文件,图纸,资料(含竣工验收报告,调试,试用期间,使用期间发现的问题,修改,补充核定有关图纸和文件)等;

(4) 工程事故与设计有关的结论分析报告等.

(二)技术咨询服务项目

技术服务和咨询项目归档包括以下内容:

1. 委托单位提供的全部文件资料

(1) 委托任务书;

(2) 委托单位交来的全部有关原始资料;

(3) 代委托单位收集的原始资料,调研资料等.

2. 成果底稿(包括鉴定书,咨询报告,设计底图,蓝图,说明书,计算书,电算资料,估算概算书底稿等).

3. 送交委托单位的正式咨询报告及图纸.

(三)科研试验项目

科研试验项目归档文件包括以下内容:

1.科研规划,科研项目任务书,课题拟定报告及经院认可的批文;

2.科研会议纪要及有关重要文件;

3.与主办单位或协作单位签订的合同(协议)书文件副本,有关技术责任的各种来往函件;

4.阶段成果报告,如说明书,计算书底稿和打印件,底图,蓝图(一份),照片,底片;

5.和科研试验项目有关的学术报告及会议交流文件原稿,鉴定书等资料.

二、技术档案的归档办法

(一)工程设计

工程设计各阶段成果均先归档,后复制对外发行.

每个工程项目均应有一份归档登记表.每次归档均应登记.

1.设计基础资料

建设单位提供的全部设计基础资料,原始资料〔含建设单位上级主管部门批准的设计任务书和蔼计划任务书(复印件);征地文件(复印件);规划部门批准的建筑红线图;地形图;选址报告及批件(复印件);工程地质及水文勘察资料;风洞试验报告;工艺布置图和技术要求资料以及我院协作单位提供的技术资料底稿;公用工程协议(供水,排水,供电,供热,人防,消防,环境保护等复印件);设计合同及协议书;方案或初步设计批准文件等.〕均必须在拿到该资料后立即复印,复印件作为设计资料,原件立即归档;对于内容较多的基础资料(如工程地质及水文勘察资料,风洞试验报告等),要求建设单位提供二份(在合同中注明),一份归档,一份作为设计资料.

2.设计成果(图纸)

(1)初步设计

我院完成初步设计,由其它院完成施工图的项目,在将初步设计全部移交后,所有应归档的资料一次归档;由我院继续完成施工图的项目,初步设计阶段的成果不归档.

(2)施工图设计

施工图一般按子项一次出图,一次归档.对需分批出图的项目,可按"分批出图计划表"的内容分批出图,分批归档.

分批出图的项目,每次出图归档必须有一份临时图纸目录临时归档,全部图纸归档后,专业负责人必须根据以前的临时图纸目录整理出最终图纸目录归档.

施工图的归档程序为:

a)由专业负责人检查确认底图签名完整,交设计总负责人

b)由设计总负责人填写"图纸归档通知单",并在设计负责人一栏签字,同时要在备注栏中注明本次出图的图纸编号,将"图纸归档通知单"及底图送计划组.

c)计划组应再次检查确认底图签名完整,并检查本次出图的图纸编号与实际底图是否相符,并签署意见(是否出图,是否归档),签名;将"图纸归档通知单"及底图送图档组.

d)图档员应检查本次出图的图纸编号与实际底图是否相符,并签收,将底图和"图纸归档通知单"和底图一并归档.

e)由图档组通知晒图组到图档组借底图晒图.

3.内部作业文件

内部作业文件为各专业的计算书,互提资料记录,设计文件,校审记录单,以及程序文件中规定要归档的资料.这些资料在全部设计完成后一个月内,由专业负责人整理后交图档组存档.

4.施工过程中形成的文件

施工过程中形成的文件,包括图纸会审纪要,与工程有关的会议纪要,往来的公文,函电,工程联系单,修改设计通知单,竣工验收资料等,由设计总负责人(与多专业有关的)或专业负责人(与本专业有关的)保存.工程竣工验收后一个月之内一次交图档组归档,也可根据具体情况分批归档,但必须在工程竣工验收后一个月之内全部归档.

5.设计修改

设计完成后的设计修改图,按施工图的归档办法归档.

修改图的每次出图归档,必须有一份临时修改图纸目录临时归档.全部工程竣工后,专业负责人必须根据以前的临时修改图纸目录整理出最终修改图纸目录归档.

(二)技术及咨询服务项目

技术及咨询服务项目完成后,由设计总负责人将全部资料整理交图档组归档. (三)科研试验项目

自接受任务到各阶段成果交院为止为归档阶段,由设计总负责人分阶段向图档组归档.

三、技术档案的分类编目

(一)图纸编号

各专业各阶段图纸编号如下:

专业

设计阶段

建筑

结构

给排水

通风空调

电气

规划

方案设计

建方1,建方2

结方1

水方1

风方1

电方1

规方1

初步设计

建初1,建初2