商贸企业业务管理流程

购销存业务管理流程

为了加强商品的进销存管理,规范进销存流程,实现账账相符,账物相符的管理目标,使员工在工作中有章可循,便于操作,现对产品的购进、销售、及仓储等方面做出规定要求,请遵照执行。

一、购销存业务流程图

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二、各业务流程

1、采购

由保管员根据企业库存与销售情况填写《采购单》(须注明采购商品名称、型号、数量等。一式二联,第一联留存,第二联交由采购员采购),经销售主管确认、审核后,报总经理批准。

采购员按照签字齐全的《采购单》进行采购。并应先了解市场行情、选择供应商、确定价格、签订采购合同。然后根据采购合同到会计处办理付款手续。

由采购员根据采购合同所需金额填写《付款通知》,经销售主管审核,报总经理批准后,交由财务人员付款。

采购员采购回货物后须及时在仓库保管处办理入库手续。

2、入库

货到后,采购员凭购进发票或货物清单上的标识、质量、规格、型号、商品名称、数量等会同保管员、送货人共同验收核对。对少于货物清单数量的商品按实际数量收货;对多出货物清单数量的商品不予收货。验收完毕后,开具货物《入库单》(一式三联,第一联留存,第二联附货物清单交财务结算并记账,第三联交给采购员月底对账),并及时登记保管明细账。

3、出库

由开票员开具《出库单》(或《销售单》等。一式四联,第一联存根,第二联出纳收款,第三联保管员发货依据,第四联客户),并由出纳员收款,收款后加盖现金收讫章(或转账收讫)与出纳个人私章。

保管员应按照收款后的《出库单》的明细发货,并及时登记明细账。

4、收款及付款

(1)、收款

收货款时出纳员应先根据开票员开具的《出库单》(《销售单》或《销售发票》等)内容进行复核,核对数量、单价以及金额就是否正确,无误后再予以收款。

除货款以外的收入由会计开具《收款收据》(一式三联。

第一联存根联由开票员留存;第二联记账联由出纳收款后加盖现金收讫章及出纳员印章后,于每天工作日结束前上交会计;第三联客户联。)

(2)、付款

采购时,出纳员根据《付款通知》与《采购合同》予以付款,并由经办人员出具欠同等金额的发票欠条。付款时,能以银行转付的应以银行转付,尽量减少现金交易,如收款单位的收款账户为个人账户时,收款单位应出具《指定付款函》,否则不预付款。

费用支出,企业支出的每一笔款项,都应向收款方索取发票。将取得的发票粘贴在费用粘贴单上,并注明该款项支出的用途、金额、票据的张数。由经手人签名、主管部门负责人验证、会计人员审核后交由企业负责人批准,方可到出纳处报销,出纳付款后加盖现金付讫章。对于签字不全者,出纳员应予以拒付。

三、岗位职责

1、采购员的工作内容及责任

(1)、搜集、分析、汇总及考察评估供应商信息;

(2)、寻找供应商并负责与之价格谈判、付款方式与交货日期等的洽谈,签订采购合同;

(3)、完成采购订单制做,确认、安排发货及对采购物资进行跟踪,完成物资的结算工作;

(4)、积极配合保管员保质保量完成采购货物的入库;

(5)、完成上级交办的其她工作;

(6)、有对采购物资所属供应商提出更换建议权;

(7)、经经理授权,有代表企业与各供应商签订有关采购、价格等方面的协议的权力;

(8)、在采购过程中,有责任维护企业的利益;

(9)、有按各部门要求及时采购所需物品的责任;

(10)、有严格执行企业物资采购的规定的责任;

(11)、采购回的货物不符合质量要求,给企业造成的损失,有赔偿责任。

2、保管员的工作内容及责任

(1)、负责仓库的物料保管、验收、入库、出库等工作;

(2)、严格执行企业仓库保管制度,防止收发货物差错出现。严把货物入库关,对不合要求的货物不准入库。出库时手续不全不发货,特殊情况须经有关领导签批,出、入库后要及时登记明细账;

(3)、负责仓库区域内的安全工作,注意防盗与消防工作,发现事故隐患及时上报,对意外事件及时处置;

(4)、合理安排物料在仓库内的存放次序,按物料种类、规格等分区堆码,不得混与乱堆,保持库区的整洁;

(5)、负责将物料的存贮环境调节到最适条件,经常关注温度、湿度、通风、鼠害、虫害、腐蚀等因素,并采取相应措

施;

(6)、负责定期对仓库物料盘点清仓,做到账账相符、账实相符;

(7)、负责仓库管理中的入库单、出库单、验收单等原始资料、账册的收集、整理与建档工作,及时编制相关的统计报表;

(8)、做到以企业利益为重,爱护企业财产,不得监守自盗;

(9)、完成上级交办的其她工作;

(10)、由于工作疏忽或不按规定办理造成的损失,由赔偿责任。

3、出纳员的工作内容及责任

按照有关规定与制度,办理本单位的现金收付、银行结算等有关账务,保管库存现金、有价证券及有关票据工作。

(1)、做好现金的日常管理及收付工作,保证现金收付的正确性,并及时登记现金及银行存款日记账;

(2)、每日盘点库存现金,做到日清月结,账账相符、账实相符。库存现金不得超过企业规定数额,不坐支现金,不挪用现金,不得用白条抵顶库存现金,保持现金实存与现金帐面一致;

(3)、根据公司规定的费用报销与收付款审批手续,办理现金及银行结算业务;

(4)、配合会计人员做好每月的报税与工资的发放工作,

做到及时准确,不无故延误;

(5)、负责银行账户的日常结算,并做到日清月结,月末与银行核对存款余额,不符时编制《银行存款余额调节表》;

(6)、及时清理帐目,督促因公借款人员及时报帐,杜绝个人长期欠款;

(7)、保管好现金、各种印章、空白支票、空白收据及其她证券,对于现金与各种有价证券,要确保其安全与完整无缺,如有短缺,要负责赔偿,对于空白收据与空白支票必须严格管理,专设登记薄登记,认真办理领用注销手续。保险箱密码要保密,并保管好钥匙,不得转交她人;

(8)、月末与会计核对现金、银行存款日记账的发生额与余额;

(9)、每日编制《货币资金日报表》,并上报会计;

(10)、完成上级交办的其她工作;

(11)、由于工作疏忽或不按规定办理造成的损失,由赔偿责任。

4、会计的工作内容及责任

(1)、拟订流动资金管理与核算实施办法,参与核定流动资金定额,负责流动资金调度,组织流动资金供应;

(2)、拟订固定资产管理与核算实施办法,划定固定资产与低值易耗品的界限,编制固定资产目录;进行明细登记核算,定期进清查核对,做到账物相符;