签订外贸合同模板的程序文件

1目的及适用范围

1.1为了规范某对外经济贸易有限公司进口业务流程治理体

系，提高公司运作的规范性、高效性，特制定本制度。

1.2本制度适用于某对外经济贸易有限公司及下属从事外贸

业务的各公司。

1.3本制度由公司***部门负责拟定，其解释权及修改权属

***部门。

1.4本制度从年月日起执行。

2职责

2.1签订外贸合同流程由业务部协调和操纵，要紧由业务部

经理负责。

2.2业务部经理要紧负责审定合同、作为签约代表签订外贸

合同。

2.3产品主管要紧负责督促客户支付订金；

及时发进口订单，并与客户接洽，就合同细则进行协

商。

签订合同后，负责做好备案、记录工作，并及时通知

财务部。

2.4财务主管应配合业务部做好收取客户订金工作，并及时

反馈收款信息；

依照业务部提交的外贸合同副本，做好相关结算预备。

2.5业务员应协助产品主管处理发订单、办理检疫许可证、

合同备案等工作。

3程序概要

3.1对外发订单前应先确认客户订金是否到账。关于未付订

金的客户，原则上不对外发订单；关于老客户或重点客

户，产品经理可酌情处理，但须承担相关责任。

财务部将收款情况及时通知业务部。关于未及时到帐

的现象，产品主管应负责催款，并进行相应的记录。

3.2收到客户的订金后，产品主管或业务员向供应商发进口

订单。（一般关于代理业务可直接电话确认，自营业务—

—如三菱以客户询价单作为订单）。

3.3收到客户的合同副本后，产品主管对合同条款进行确认。

若需调整，应及时与客户联系。达成共识后报部门经理

审核。此环节一般在天内完成。

3.4若需办理检疫许可等事项，由产品主管或业务员负责完

成。一般需天。

3.5合同副本确认后，关于三菱汽配，可直接由部门经理作

为签约代表赴三菱上海公司签约。其他客户，在收到客

户外贸合同正本传真后，部门经理签字后传真至客户。

3.6合同正本由行政部统一留存。业务部和财务部各留一份

副本。财务主管依照合同条款作好付款前期预备。业务

部产品主管负责合同备案，并填写建立供应商档案。

4附件

《签订外贸合同流程》、《供应商档案》、《进口订单》、《外贸合同》