如何做好会务的交通安排

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如何做好会务的交通安排

课程描述：

本课程讲述的是企业级别的会议组织环节中，行政人员进行会务交通安排时应掌握的工作事项。企业是会务的主体，是组织会议的主办方，行政人员的会务交通安排除了会对会议进程产生影响外，还会影响到本企业在分公司、合作伙伴、客户甚至公众心中的形象。

在本课程中，我们将通过实战案例，为您指明会务具体安排的“雷区”，并提供会务交通安排的实用技巧。

解决方案：

他山之石，可以攻玉。

虽然各行各业的会务交通安排方法各有不同，但万变不离其宗。下面我们从实战经验中给大家总结一些方法流程，以便大家参考，帮助我们少走弯路，直达成功。

要做好会务交通安排，行政人员需从三个方面着手，做好相关的工作：一是做好会务准备工作；

二是做好交通安排方案；

三是做好会务交通实施。

在正式进行会务交通安排前，我们往往要先了解相关的会务信息，做好相关准备工作，以免交通安排不符合会务的实际需要。

我们首先要明确会议的相关信息。

根据规模，我们可将会议的规格分为大型会议、中型会议及小型会议；

根据参会群体，则可划分为均为本市人参加、外地人前来参会及本市外地都有的情况；

根据会议范围，可分为公司内部的会议、集团性质的全国性会议及有外请嘉宾参加的会议；

根据会议的内容，则可以分为纯工作性的会议及带有旅游性质的会议。

根据会议规格的不同，我们的交通安排情况也会有所不同。

其次，我们要了解会议会场的相关情况。了解参会会场地点的具体位置，即距离机场及火车站的远近情况，以及会场周边的交通情况，在我们安排人员做好交通接待时能有所参考。

我们要注意的是，会议时，不少本地参会人员都会选择自驾车前往，因此我们需要事先了解会场停车场的位置，是在会场门口、会场

地下还是在周边。同时，我们要确认停车收费的信息。如果是由会务组织者负担，那么我们事先要明确是选择直接与停车场结算，还是发放停车券结算；如果是参会者自费，那么可以在会议通知中作为温馨提示，告知收费金额情况。

接下来，我们要了解会议招待的相关信息。

其中主要是住宿和就餐信息。住宿方面，我们需要了解酒店的地址，分析酒店与参会地的距离，判断是否需要安排车辆接送。如果就餐地点与会议地点在同一处，我们无需安排车辆；否则也需要安排车辆接送。

了解了会议的相关信息后，我们还需要了解参会人的信息。

与交通安排有关的会务准备工作主要就包括明确会议信息及了解参会人员信息两方面。

在此之后，我们要安排好会前交通的具体方案，关于前期的沟通和具体的车辆安排技巧。

当然，在具体的实施过程中，我们也要掌握相关的技巧和方法。

针对无需接待、自行前往的参会人员，我们一样要做好对他们的接待工作。如果参会者乘坐出租车前往参会，在参会者自费的情况下，我们只需告知地点，并做好会议地的接待工作；如果是我方付费，通常会由我方统一在目的地结算，或由参会人先行垫付后，凭票据报销即可。要特别注意的是，我们要告知参会人明确的地址和紧急联系人

电话，并在目的地安排专人负责接待、引领。

对于自驾车前往会议地点的参会人，我们要为他们发放交通路线图，重点做好停车的服务安排。在酒店或会务中心举办会议时，我们要预先统计自驾前来的人数，并在会议签到处安排行政人员等待；在公司举办会议时，我们要预先安排好停车场，预留相应的停车位。在费用结算上，我们可以选择由公司直接支付；也可请参会人员垫付后，再凭票报销；如果是免费的酒店停车场等，则要联系停车场制作并发放停车卷。

无论参会人员选择何种方式自行前往参会，我们都要与其保持电话畅通，随时与之联系，确保按时到达参会。

以上是会务交通实施的具体内容，我们再来回顾一下该部分的思维导图大框架。

最后，我们把这几个步骤串起来，就形成了“会务交通安排”的完整流程。

或许文字的话大家并不是很清楚，我们可以看下面的思维导图，能让你更加形象的理解和明白该如何会务交通安排。