Excel2007数据透视表应用大全

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2008

Excel2007

数据透视表应用大全

Microsoft Excel的功能真的可以用博大精深来形容。特别是Excel2007在原

有的基础上又增加了一些更简单易用的功能。

特别是数据透视表功能，更被认为是Excel的精华所在。

本文从创建数据透视表到使用数据透视表查看、汇总、分析数据，还包括

数据透视表的布局控制，数据透视表的数据源更新与链接等功能都做了详

尽的介绍。

由于本人水平与时间关系。不足之处在所难免，希望您多提宝贵意见！

Excel2007数据透视表应用详解

数据透视表和数据透视图表

A.数据透视表介绍

A.1什么是数据透视表?

数据透视表是一种可以快速汇总、分析大量数据表格的交互式工具。使用数据透视表可以按照数据表格的不同字段从多个角度进行透视，并建立交叉表格，用以查看数据表格不同层面

的汇总信息、分析结果以及摘要数据。

使用数据透视表可以深入分析数值数据，以帮助用户发现关键数据，并做出有关企业中关键

数据的决策。

数据透视表是针对以下用途特别设计的：

以友好的方式，查看大量的数据表格。

对数值数据快速分类汇总，按分类和子分类查看数据信息。

展开或折叠所关注的数据，快速查看摘要数据的明细信息。

建立交叉表格（将行移动到列或将列移动到行），以查看源数据的不同汇总。

快速的计算数值数据的汇总信息、差异、个体占总体的百分比信息等。

若要创建数据透视表，要求数据源必须是比较规则的数据，也只有比较大量的数据才能体现

数据透视表的优势。如：表格的第一行是字段名称，字段名称不能为空；数据记录中最好不

要有空白单元格或各并单元格；每个字段中数据的数据类型必须一致（如，“订单日期”字

段的值即有日期型数据又有文本型数据，则无法按照“订单日期”字段进行组合）。数据越

规则，数据透视表使用起来越方便。

如上图中的表格属于交叉表，不太适合依据此表创建数据透视表（不是不能使用数据透视表，只是使用上表创建数据透视表某些功能无法体现）。因为其月份被分为12个字段，互相比较

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Excel2007数据透视表应用详解

起来比较麻烦。

最好将其改为如下结构：

上表只使用一个“月份”字段，而12个月作为月份字段的值，这样互相比较起来比较容易。使用此结构的表格，通过数据透视表，很容易创建上图所示的交叉表格，但反之则很麻烦。因此，创建数据透视表之前，要注意表格的结构问题。越简单越好，就类似数据库的存储方式。或者，能纵向排列的表格就不要横向排列。

A.1.1为什么使用数据透视表？

如下表，“产品销售记录单”记录的是2006和2007年某公司订单销售情况的表格。其中包括订单日期，产品名称，销往的地区、城市，以及产品的单价、数量、金额等。

我们希望根据此表快速计算出如下汇总信息：

1.每种产品销售金额的总计是多少？

2.每个地区的销售金额总计是多少？

3.每个城市的销售金额总计是多少？

4.每个雇员的销售金额总计是多少？

5.每个城市中每种产品的销售金额合计是多少？

……诸多的问题，使用数据透视表可以轻松解决。。。

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B.使用数据透视表

B.1创建数据透视表

尽管数据透视表的功能非常强大，但是创建的过程却是非常简单。

1.将光标点在表格数据源中任意有内容的单元格，或者将整个数据区域选中。

2.选择“插入”选项卡，单击“数据透视表”命令。

3.在弹出的“创建数据透视表”对话框中，“请选择要分析的数据”一项已经自动选中了

光标所处位置的整个连续数据区域，也可以在此对话框中重新选择想要分析的数据区域（还可以使用外部数据源，请参阅后面内容）。“选择放置数据透视表位置”项，可以在新的工作表中创建数据透视表，也可以将数据透视表放置在当前的某个工作表中。

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4.单击确定。Excel自动创建了一个空的数据透视表。

上图中左边为数据透视表的报表生成区域，会随着选择的字段不同而自动更新；右侧为数据透视表字段列表。创建数据透视表后，可以使用数据透视表字段列表来添加字段。如果要更改数据透视表，可以使用该字段列表来重新排列和删除字段。默认情况下，数据透视表字段

列表显示两部分：上方的字段部分用于添加和删除字段，下方的布局部分用于重新排列和重新定位字段。可以将数据透视表字段列表停靠在窗口的任意一侧，然后沿水平方向调整其大小；也可以取消停靠数据透视表字段列表，此时既可以沿垂直方向也可以沿水平方向调整其大小。

右下方为数据透视表的4个区域，其中“报表筛选”、“列标签”、“行标签”区域用于放置分

类字段，“数值”区域放置数据汇总字段。当将字段拖动到数据透视表区域中时，左侧会自动生成数据透视表报表。

B.2数据透视表字段的使用

将字段拖动到“行标签”区域，则此字段中的每类项目会成为一行；我们可以将希望按行显示的字段拖动到此区域。

将字段拖动到“列字段”区域，则此字段种的每类项目会成为列；我们可以将希望按列显示

的字段拖动到此区域。

将字段拖动到“数值”区域，则会自动计算此字段的汇总信息（如求和、计数、平均值、方

差等等）；我们可以将任何希望汇总的字段拖动到此区域。

将字段拖动到“报表筛选”区域，则可以根据此字段对报表实现筛选，可以显示每类项目相

关的报表。我们可以将较大范围的分类拖动到此区域，以实现报表筛选。

使用行、列标签区域

如，我们来解决前面提到的第一个问题。每种产品销售金额的总计是多少？

只需要在数据透视表字段列表中选中“产品名称”字段和“金额”字段即可。这时候“产品

名称”字段自动出现在“行标签”区域；由于“金额”字段是“数字”型数据，自动出现在

数据透视表的“数值”区域。如下图：

可见通过数据透视表创建数据分类汇总信息是如此方便简单。

同理，计算每个地区的销售金额总计是多少？只需要在数据透视表字段列表中选中“地区”字段和“金额”字段即可。其他依此类推……