制度006档案管理制度1.doc

制度006档案管理制度1

1 目的

为了更好地管理公司的工程档案，防止和杜绝文件、资料等档案外流，确保其完

整、完好，避免遗失现象。根据公司《文件资料管理程序》中的相关档案管理制

度，特制定本制度。

2 范围

适用于工程部所有文件资料的管理。

3 职责

3.1 工程部经理/总工负责编审部门相关的档案制度，检查各类档案的执行情况。

3.2 工程部办公室全面控制各专业的档案管理，组织档案的分类、编号、审核、处理、

存放，以及对公司文件的上传下达。

3.3 各专业工程师负责建立相关专业档案管理体系，对运行情况进行指导与监督。对

本专业档案委派接口人进行管理，确保档案的完整性。

4 程序要点

4.1 文档分类

4.1.1 工程图纸类：大厦相关的图纸资料，主要信息源自发展商及其协调的相关单位。

4.1.2 设备资料类：大厦内各类设备、设施的统计及资料参数。

4.1.3 客户二装类：大厦入驻客户的二装图纸、资料等。

4.1.4 日常文档类：公司内部或部门对外收、发的各类文件、资料及日常所处理的文件、

资料（公司有保存价值的各种文字、图表、凭证、报表等不同形式的历史记录）。

4.1.5 工程合同类：与外部单位签订的合同，主要针对大厦内设备设施的维保、维修等

工程改造。

5 管理要求

5.1 本制度应遵照总经理办公室《文件资料管理程序》。

5.2 工程部办公室档案管理人员、专业接口人严守公司档案管理制度和保密守则。5.3 各专业建立档案管理体系需交工程部存档，包括所有的工程设备档案资料、维修

维保记录等专业涉及的内容。对于档案中的问题，工程部与各专业工程师、档案

接口人进行修改、完善。

5.4 各专业档案统一存放档案盒并贴上标签。

5.5 档案及图纸是工程维修保养的重要依据，需妥善保存，如发现用途不明的资料应

交工程部经理审阅确定用途。需销毁的资料应由工程部经理及专业工程师确认决

定。

5.6 主管借阅档案时须经相应专业工程师以上人员批准，工程师借阅档案须经工程部

经理/总工批准，办公室进行登记，按期归还，如需续借的要重新登记。

5.6.1 工程图纸资料类：借阅时间最长为1周。

5.6.2 设备资料档案类：借阅时间最长为1周。

6 具体办法

6.1 工程图纸资料类

6.1.1 此类档案属公司重要性档案，需永久保存。在日常工作中由工程部办公室统一管

理，目录（见下）上报公司留存。

6.1.2 分类方法：根据不同专业划分图纸，按要求统一编号、

存档。各专业均按照以下

格式要求整理图纸如下，图纸编号的原则：按照每份图纸上所给定的编号，工程

部不再另行编号。目录格式如下：

（项目名称）（专业）（内容）目录

6.1.3 所有图纸按专业进行汇总分类，形成总目录报工程部办公室，工程部上报公司。

6.1.4 如在实际工作中对图纸进行更改，需由各专业工程师在图纸上进行备注说明。

6.2 设备资料档案类

6.2.1 此类档案属公司重要性档案，需永久保存。工程部办公室、各专业工程师共同进

行管理，目录（见下）上报公司留存。

6.2.2 分类方法：根据专业划分设备资料，格式根据各专业《设备档案卡》制定。同时

工程部办公室建立统一的表格，主要用于记录各个设备设施的基本参数、厂家、

相关说明等，以便对系统的全面了解和控制。资料编号原则：各专业根据设备档

案卡所述要求对设备进行记录和保管，按时、准确地填写其

中的内容。办公室设

备档案格式如下：

（项目名称）工程部设备资料汇总表

6.2.3 各专业完善相关《设备档案卡》时，在此《汇总表》上进行记录和汇总。分别形

成目录报工程部办公室，工程部上报公司。

6.2.4 各专业对相关设备发生的变化应及时在专业、办公室相关表格中进行修改，确保

时效性。

6.3 客户二装档案类

6.3.1 此类档案属公司重要性档案，需永久保存。日常工作由客户服务部、工程部共同

管理，目录上报公司留存。根据此档案特点，客户服务部主要以客户资料、收发

文件、二装资料等方面为主，工程部针对二装图纸、验收、竣工资料等工程方面

的文件进行归档。

6.3.2 分类方法：以客户为单位进行划分。现就工程部所涉及的档案内容进行说明，具

体格式如下：

客户二装档案目录

客户：（客户名称）位置：（客户所处位置）

6.4 日常文档类

6.4.1 此类档案根据公司工作要求进行存档，由工程部办公室统一管理，目录上报公司。

6.4.2 分类方法：文件按照收发文件、物业通讯、工作报告、内部便笺、事件报告、计

划总结、运行方案、预算、培训、考勤等方面进行分类。格式如下，其中文件编

号的原则取此文件上所标注的编号。

文件检索目录

6.4.3 每个自然年的年初对上一年所发生的文档进行存档整理、装订，形成书面目录上

报公司。

6.5 工程合同档案类

6.5.1 此类档案属公司重要性档案，需永久保存。工程部办公室按照公司要求统一管理，

目录按照公司要求。

6.5.2 分类方法：根据签定合同的所属专业分类后，再按照时间顺序进行排列。

6.5.3 合同编号按照公司《文件资料管理程序》中的要求执行，工程部不再另行编号。

文件中的要求：公司-项目-合同类别-年份-编号（版本号），

例如：FPDR-RPA-GCA-2004-001(A)，指第一太平融科物业管理(北京)有限公司融

科资讯中心A座工程合同第1号。

（年度）合同存档目录

6.5.4 工程部办公室对所有签定的工程合同进行存档，各专业根据实际情况进行专业留

存，根据合同付款期，专业工程师需按时申报费用支付款项。

说明：（）中的内容为可变更项，以实际情况为准。

6.6 支持性文件

《文件资料管理程序》

6.7 相关表格

《文件资料借阅登记表》

《文件检索目录》

《工程部图纸目录》