合同管理系统介绍
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共有120家左右二级单位使用此系统，其中集团企业50多家，股份公司70多家。 每年在线签订的合同份数在30万份左右，平均每天处理1000份合同。线下合同 逐渐消失，审批流程也全部实现网上审批。 – 技术实现
系统采用B/S结构 构建在.NET平台上 服务器采用PC Server Windows Server 操作系统
合同的起点
流程图形化 定性审查 定量审查 电子印章 加密防伪 合同的终点
合同类型
货物 贸易
其它
投资
合同 类型
服务
融资
知识 产权
除保密合同、劳动合同之外的所有合同
个人工作助理
待办事项 运行总表
用户信息
已办事项 通知公告
办公代理
合同准备
相对人
项目信息
签约依据
合同 准备
合同主办部门在本部门职责范围和权限内根据计划、 预算或签报等签约依据，采取招投标、谈判以及其他 方式确定合同相对人，并将相关要素信息收集整理以 备签订合同的准备工作。
合同授权
根据每一份合同进行合同授权
合同授权查询
查询已经办理授权的合同，打印授权委托书
查询统计
运行总表 基础查询 高级查询 月报年报
查 询 统 计
用户角色
各科室合同主办人 各部门负责人
专兼职合同管理员 分管、主管领导
各科室合同主办人
负责从合同的准备合同订立的送审合同文本 的打印签署盖章信息的录入合同履行情况的 执行合同的终结最终合同进入电子归档
合同系统实施前后对比
合同管理系统--实施前
审查审批周期长 跨地区审查，手工送达 差旅费用高 合同数量大，存储体积很
大，占用大量存储空间
合同管理系统--实施后
审查审批周期大大缩短 跨地区审查，系统送达 无差旅费用 实现合同电子归档，存
储体积很小
应用效果
快速检索，省时省力
钢材采购合同 查询
2002年7月30日，SOX法案建立了一个新的企业问责制。随着SOX 法案的实行，企业面临的压力不仅是更好地管理风险，而且对财务和经 营的风险增加透明化。要做到这点的最好解决方案是建设符合企业特色 的统一的合同管理信息系统。
5
国外现状及发展趋势
国外能源化工行业
在石油石化行业，壳牌（Shell）、加拿大石油（Petro Canada）、挪威国 家石油、埃克森美孚、巴斯夫等国际能源化工公司，早在上世纪90年代就已经深 化应用合同管理系统，从合同的订立、合同履行到合同终结，实现了全过程管理。 系统的应用提高了合同审查审批效率，合同的平均审批时间大幅缩短，合同的管 理方式也从原来分散式变为集中管理。
佳能公司
佳能是全球领先的生产影像与信息产品的综合集团。佳能的合同管理系统为 全球分支机构提供了标准的合同模板、审批流程、数据集成、工作流定义和统计 分析功能，极大地加快了合同的内部管理流程，减少了近50%的审批时间，合同 的执行周期平均降低了15%。
6
国内现状及发展趋势
中国某公司
– 情况介绍： 系统于2005年9月正式上线使用，目前中国某公司集团公司和股份公司一
目录
系统亮点
亮点 Office整合
电子盖章
定量审查
文本释义
水印全息码防 伪
文本要素读写
在线编辑
系统亮点
部门初审 三性审查 领导审批
经办人 部门初审 领导审批
李三 王五 赵六
图形化流程配置
系统中的标准文本管理，在方便用户使用的同时，又推 进了标准合同文本的使用。
流程动态监控
实现了合同生命周期的全过程信息化闭环管理，加强了 对合同薄弱环节和关键点的控制，真正实现了合同动态 监控、动态管理、动态审查的信息化管理。
8
目录
自动生成合同 文本，减轻经 办人工作量
订立 发起
多级规范的审 查审批流程， 进一步防控法 律风险
审查 审批
与ERP等系统 集成，确保数 据同源，避免 重复录入
合同 准备
合同的终点， 实现合同闭环 管理
合同 终结
合同管理系统
合同
签署
合同 履行
跟踪记录合同 的执行情况， 确保合同信息 的完整性
3
目录
国外现状及发展趋势
在国外，从二十世纪七十年代初开始，人们越来越重视对合同管理 的研究。在发达国家，八十年代前人们较多地从法律方面研究合同；在 八十年代，人们较多地研究合同事务管理（Contract Administration）； 从八十年代中期以后，人们开始更多地从企业管理的角度研究合同管理 问题。近十几年来，合同管理已成为企业管理的一个重要的分支领域和 研究的热点。
合同终结 电子归档 纸质归档 临时归档
通
用
运
知
户
行
系 统
公
信
总
管
统
合同终止 合同中止
告
息
表
理
ERP系统
办公系统（OA） 业务公开系统
CA中心
业务功能
形成合同 文本
预警提示 收付款信息 合同变更 合同中止 合同转让 合同终止 电子归档 纸质归档 临时归档
合同准备 订立发起 审查审批 合同签订 合同履行 合同终结 电子归档
各部门负责人、专兼职合同管理员
负责对合同从商务经济、专业技术和法律三个方 面进行审查、审核
分管、主管领导
负责合同最后的确认审批
操作流程
分管、主管领导
合同 审批
各部门负责人 专兼职合同管理员
三性 审查
各科室合同主办人
合同 准备
订立 发起
合同 打印
签署 备案
合同 履行
合同 终结
目录
与其他系统接口
EDW TMS
合同履行
收付款信息
合同变更
合同转让
合同中止
合同终止
合同 履行
跟踪记录合同的执行请款个，与ERP等系统实现数据共 享。并提供合同变更、转让等业务的申请及审查审批 功能。
合同终结
合同终结变更备案电子归档
临时归档
纸质归档
合同 终结
合同履行结束后，经办人办理合同终结程序，实现合 同的闭环管理，合同终结包括合同正常终结和合同异 常终结，合同终结后进入电子归档状态。
7
国内外现状及发展趋势
中国某公司的合同管理实现了由传统管理阶段向信息管理与决策分析阶段的 转变，取得了如下效果： 整合合同管理体系，落实合同管理制度； 提高合同审查审批的节奏与效率； 节约管理成本，创造经济效益； 科学高效地管理合同信息数据，为企业管理提供支持； 增加合同管理的透明度，提高管理监督能力，防止不正之风； 通过实施合同管理系统后，极大的减少二级单位与地区公司之间，地区公 司与总部机关之间合同业务人员异地往来，降低差旅费用，仅一个油田每 年节约500万。
合同管理信息系统
合同管理项目组 2012年2月29日
目录
合同管理的价值
企业自身发展的需要
市场经济某种意义上说是“契约经济”，企业的经济活动大部分以合 同方式体现，从公司的诞生、生产经营的开展，到公司的消亡，都是以 合同来完成的 通过实施合同管理，实现了法律工作从“事务型向管理型”、从“事 后救济向事前防范和事中控制”的根本转变，有效防范企业经营风险 是内控等制度的深入贯彻，合同管理业务逐步实现流程化、规范化， 为减少手工操作，提高审批效率，降低管理费用
合同审查审批周期对比
16
15天
14
12
10
8 6
7天 合同审查审批天数
4
2
0 线下审查
线上审查
应用效果
提高合同标准文本的使用率
系统中的标准文本管理， 在方便用户使用的同时， 80% 又提高了标准合同文本的 70%
60%
使Biblioteka Baidu率。
50% 40% 30% 20% 10%
0%
30%
实施前
75%
实施后
应用效果
收款信息 付款信息
ERP
MM\MRO SD PM PS FI
MDM
供应商 客户 物料
单点登录 待办集中
信息 门户
身份认证 安全认证
CA 中心
OA
电子印章
书生 系统
27
目录
应用效果
防控法律风险
结合企业内控 结合企业内控要求，规范化人员操作，为企业中的法律风险防范提供决策支持
在系统中通过查询功能，只需要输入所需合同的条件就可以直接检索到所需文 本，避免在繁多的纸质文件中手动翻找，既省时又省力，系统还可以实现数据 的自动统计工作。
应用效果
统计分析
合同的统计效率得到很大提高，从以前 的人工统计到现在的由系统自动完成统 计，统计信息随时获得。系统提供的合 同报表和图形报表为企业管理者的决策 提供支持。
定量审查 定性审查
我的讲解完毕 欢迎大家提问
提高文本质量 通过系统自动读写合同文本，减少人工手动输入的错误率，提高文本质量
规范审查流程 按照系统流程进行审查审批，更加规范审查流程
确保合同文本唯一性 文本添加水印、全息码等防伪手段，确保合同文本的唯一性
应用效果
提高合同审批效率
通过将原有的手工作业形式迁移到网络化、流程化的流程平台上来进行，大大加快了合 同办理效率。单笔合同审批速度平均提高了47%。 而且由于合同管理系统能够完整地保留流 程中的过程记录和结果信息，从而有效避免了手工作业模式下经常出现的出错、遗漏等问题， 使员工可以将更多的精力投入到业务的改善上，因而能够大大提高个人的办公效率。
合同订立
订立发起
审查审批
合同打印
合同签署
盖章备案
合同 订立
形成合同文本，按照流程配置规则自动匹配流程，打 印合同文本及会签审批表，双方线下签字盖章后将签 字盖章信息进行备案
审查审批
同意
协同
保留
审查
流程
退回
变更
审查 审批
对合同文本、合同要素、相关附件以及相对人资质等 信息进行经济、技术、法律审查和领导审批
相对人管理
合同相对人
合同其他相对方…
20
相对人资质
机构 代码证
法律 资格审
查证
相对人 编号
编相号对人
营业 执照
相对人 编号
开户行 信息
相对人 编号
基本 信息
相对人 编号
市场准 入证
相对人 编号
税务 登记证
相编对号人
相对人 编号
其它资 质证件
异常履 约记录
21
合同授权
自动生成合同授权书，并且提供打印功能。
水印、二维码 等加密防伪手 段，确保合同 的唯一性
业务架构图
资金管理系统
主数据管理
档案管理系统
中石化信息门户
合 同 管 理
合同准备
合同要素 签约依据 项目信息 相 对 人
合同订立
订立发起 合同打印 盖章备案
审查审批 合同签署
工作助理
应
待
已
办
办
办
公
用 管
工
工
代
理
作
作
理
信
合同履行
合同终结
息 系
预警提示 收款付款 合同变更 合同转让
系统亮点
高
与ERP等相关业务的接口，实现数
度 据共享，避免数据重复录入，确保数 据同源，
集
实现单点登录，待办集中
成
系统亮点
“云计算”技术
合同管理系统采 用微软的“云计 算”技术，构建 中国石化自己的 私有云，为云计 算在中国石化的 应用做有益的探 索
系统亮点
独特的审查模式
系统提供“定量审查”和“定性审 查”两种审查模式，人性化的工作提 示和工作底稿功能协助审查人更好地 做好审查工作
系统采用B/S结构 构建在.NET平台上 服务器采用PC Server Windows Server 操作系统
合同的起点
流程图形化 定性审查 定量审查 电子印章 加密防伪 合同的终点
合同类型
货物 贸易
其它
投资
合同 类型
服务
融资
知识 产权
除保密合同、劳动合同之外的所有合同
个人工作助理
待办事项 运行总表
用户信息
已办事项 通知公告
办公代理
合同准备
相对人
项目信息
签约依据
合同 准备
合同主办部门在本部门职责范围和权限内根据计划、 预算或签报等签约依据，采取招投标、谈判以及其他 方式确定合同相对人，并将相关要素信息收集整理以 备签订合同的准备工作。
合同授权
根据每一份合同进行合同授权
合同授权查询
查询已经办理授权的合同，打印授权委托书
查询统计
运行总表 基础查询 高级查询 月报年报
查 询 统 计
用户角色
各科室合同主办人 各部门负责人
专兼职合同管理员 分管、主管领导
各科室合同主办人
负责从合同的准备合同订立的送审合同文本 的打印签署盖章信息的录入合同履行情况的 执行合同的终结最终合同进入电子归档
合同系统实施前后对比
合同管理系统--实施前
审查审批周期长 跨地区审查，手工送达 差旅费用高 合同数量大，存储体积很
大，占用大量存储空间
合同管理系统--实施后
审查审批周期大大缩短 跨地区审查，系统送达 无差旅费用 实现合同电子归档，存
储体积很小
应用效果
快速检索，省时省力
钢材采购合同 查询
2002年7月30日，SOX法案建立了一个新的企业问责制。随着SOX 法案的实行，企业面临的压力不仅是更好地管理风险，而且对财务和经 营的风险增加透明化。要做到这点的最好解决方案是建设符合企业特色 的统一的合同管理信息系统。
5
国外现状及发展趋势
国外能源化工行业
在石油石化行业，壳牌（Shell）、加拿大石油（Petro Canada）、挪威国 家石油、埃克森美孚、巴斯夫等国际能源化工公司，早在上世纪90年代就已经深 化应用合同管理系统，从合同的订立、合同履行到合同终结，实现了全过程管理。 系统的应用提高了合同审查审批效率，合同的平均审批时间大幅缩短，合同的管 理方式也从原来分散式变为集中管理。
佳能公司
佳能是全球领先的生产影像与信息产品的综合集团。佳能的合同管理系统为 全球分支机构提供了标准的合同模板、审批流程、数据集成、工作流定义和统计 分析功能，极大地加快了合同的内部管理流程，减少了近50%的审批时间，合同 的执行周期平均降低了15%。
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国内现状及发展趋势
中国某公司
– 情况介绍： 系统于2005年9月正式上线使用，目前中国某公司集团公司和股份公司一
目录
系统亮点
亮点 Office整合
电子盖章
定量审查
文本释义
水印全息码防 伪
文本要素读写
在线编辑
系统亮点
部门初审 三性审查 领导审批
经办人 部门初审 领导审批
李三 王五 赵六
图形化流程配置
系统中的标准文本管理，在方便用户使用的同时，又推 进了标准合同文本的使用。
流程动态监控
实现了合同生命周期的全过程信息化闭环管理，加强了 对合同薄弱环节和关键点的控制，真正实现了合同动态 监控、动态管理、动态审查的信息化管理。
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目录
自动生成合同 文本，减轻经 办人工作量
订立 发起
多级规范的审 查审批流程， 进一步防控法 律风险
审查 审批
与ERP等系统 集成，确保数 据同源，避免 重复录入
合同 准备
合同的终点， 实现合同闭环 管理
合同 终结
合同管理系统
合同
签署
合同 履行
跟踪记录合同 的执行情况， 确保合同信息 的完整性
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目录
国外现状及发展趋势
在国外，从二十世纪七十年代初开始，人们越来越重视对合同管理 的研究。在发达国家，八十年代前人们较多地从法律方面研究合同；在 八十年代，人们较多地研究合同事务管理（Contract Administration）； 从八十年代中期以后，人们开始更多地从企业管理的角度研究合同管理 问题。近十几年来，合同管理已成为企业管理的一个重要的分支领域和 研究的热点。
合同终结 电子归档 纸质归档 临时归档
通
用
运
知
户
行
系 统
公
信
总
管
统
合同终止 合同中止
告
息
表
理
ERP系统
办公系统（OA） 业务公开系统
CA中心
业务功能
形成合同 文本
预警提示 收付款信息 合同变更 合同中止 合同转让 合同终止 电子归档 纸质归档 临时归档
合同准备 订立发起 审查审批 合同签订 合同履行 合同终结 电子归档
各部门负责人、专兼职合同管理员
负责对合同从商务经济、专业技术和法律三个方 面进行审查、审核
分管、主管领导
负责合同最后的确认审批
操作流程
分管、主管领导
合同 审批
各部门负责人 专兼职合同管理员
三性 审查
各科室合同主办人
合同 准备
订立 发起
合同 打印
签署 备案
合同 履行
合同 终结
目录
与其他系统接口
EDW TMS
合同履行
收付款信息
合同变更
合同转让
合同中止
合同终止
合同 履行
跟踪记录合同的执行请款个，与ERP等系统实现数据共 享。并提供合同变更、转让等业务的申请及审查审批 功能。
合同终结
合同终结变更备案电子归档
临时归档
纸质归档
合同 终结
合同履行结束后，经办人办理合同终结程序，实现合 同的闭环管理，合同终结包括合同正常终结和合同异 常终结，合同终结后进入电子归档状态。
7
国内外现状及发展趋势
中国某公司的合同管理实现了由传统管理阶段向信息管理与决策分析阶段的 转变，取得了如下效果： 整合合同管理体系，落实合同管理制度； 提高合同审查审批的节奏与效率； 节约管理成本，创造经济效益； 科学高效地管理合同信息数据，为企业管理提供支持； 增加合同管理的透明度，提高管理监督能力，防止不正之风； 通过实施合同管理系统后，极大的减少二级单位与地区公司之间，地区公 司与总部机关之间合同业务人员异地往来，降低差旅费用，仅一个油田每 年节约500万。
合同管理信息系统
合同管理项目组 2012年2月29日
目录
合同管理的价值
企业自身发展的需要
市场经济某种意义上说是“契约经济”，企业的经济活动大部分以合 同方式体现，从公司的诞生、生产经营的开展，到公司的消亡，都是以 合同来完成的 通过实施合同管理，实现了法律工作从“事务型向管理型”、从“事 后救济向事前防范和事中控制”的根本转变，有效防范企业经营风险 是内控等制度的深入贯彻，合同管理业务逐步实现流程化、规范化， 为减少手工操作，提高审批效率，降低管理费用
合同审查审批周期对比
16
15天
14
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8 6
7天 合同审查审批天数
4
2
0 线下审查
线上审查
应用效果
提高合同标准文本的使用率
系统中的标准文本管理， 在方便用户使用的同时， 80% 又提高了标准合同文本的 70%
60%
使Biblioteka Baidu率。
50% 40% 30% 20% 10%
0%
30%
实施前
75%
实施后
应用效果
收款信息 付款信息
ERP
MM\MRO SD PM PS FI
MDM
供应商 客户 物料
单点登录 待办集中
信息 门户
身份认证 安全认证
CA 中心
OA
电子印章
书生 系统
27
目录
应用效果
防控法律风险
结合企业内控 结合企业内控要求，规范化人员操作，为企业中的法律风险防范提供决策支持
在系统中通过查询功能，只需要输入所需合同的条件就可以直接检索到所需文 本，避免在繁多的纸质文件中手动翻找，既省时又省力，系统还可以实现数据 的自动统计工作。
应用效果
统计分析
合同的统计效率得到很大提高，从以前 的人工统计到现在的由系统自动完成统 计，统计信息随时获得。系统提供的合 同报表和图形报表为企业管理者的决策 提供支持。
定量审查 定性审查
我的讲解完毕 欢迎大家提问
提高文本质量 通过系统自动读写合同文本，减少人工手动输入的错误率，提高文本质量
规范审查流程 按照系统流程进行审查审批，更加规范审查流程
确保合同文本唯一性 文本添加水印、全息码等防伪手段，确保合同文本的唯一性
应用效果
提高合同审批效率
通过将原有的手工作业形式迁移到网络化、流程化的流程平台上来进行，大大加快了合 同办理效率。单笔合同审批速度平均提高了47%。 而且由于合同管理系统能够完整地保留流 程中的过程记录和结果信息，从而有效避免了手工作业模式下经常出现的出错、遗漏等问题， 使员工可以将更多的精力投入到业务的改善上，因而能够大大提高个人的办公效率。
合同订立
订立发起
审查审批
合同打印
合同签署
盖章备案
合同 订立
形成合同文本，按照流程配置规则自动匹配流程，打 印合同文本及会签审批表，双方线下签字盖章后将签 字盖章信息进行备案
审查审批
同意
协同
保留
审查
流程
退回
变更
审查 审批
对合同文本、合同要素、相关附件以及相对人资质等 信息进行经济、技术、法律审查和领导审批
相对人管理
合同相对人
合同其他相对方…
20
相对人资质
机构 代码证
法律 资格审
查证
相对人 编号
编相号对人
营业 执照
相对人 编号
开户行 信息
相对人 编号
基本 信息
相对人 编号
市场准 入证
相对人 编号
税务 登记证
相编对号人
相对人 编号
其它资 质证件
异常履 约记录
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合同授权
自动生成合同授权书，并且提供打印功能。
水印、二维码 等加密防伪手 段，确保合同 的唯一性
业务架构图
资金管理系统
主数据管理
档案管理系统
中石化信息门户
合 同 管 理
合同准备
合同要素 签约依据 项目信息 相 对 人
合同订立
订立发起 合同打印 盖章备案
审查审批 合同签署
工作助理
应
待
已
办
办
办
公
用 管
工
工
代
理
作
作
理
信
合同履行
合同终结
息 系
预警提示 收款付款 合同变更 合同转让
系统亮点
高
与ERP等相关业务的接口，实现数
度 据共享，避免数据重复录入，确保数 据同源，
集
实现单点登录，待办集中
成
系统亮点
“云计算”技术
合同管理系统采 用微软的“云计 算”技术，构建 中国石化自己的 私有云，为云计 算在中国石化的 应用做有益的探 索
系统亮点
独特的审查模式
系统提供“定量审查”和“定性审 查”两种审查模式，人性化的工作提 示和工作底稿功能协助审查人更好地 做好审查工作