办公自动化在企事业单位中应用[论文]

浅谈办公自动化在企事业单位中的应用

【摘要】随着计算机技术和信息技术的发展，全球经济给企业带来的挑战和竞争也逐渐升级，对企业而言，对信息的掌握程度、信息获取的及时性、信息能否充分利用及对信息的敏感程度等已经成为衡量企业市场竞争力的一个重要因素。中小企业为了适应信息革命的要求，力求在市场竞争中发展取胜，已经不可避免地需要脱离传统办公模式接受现代办公自动化的系统模式。那么，对于不占据资源优势的中小企业，如何建设一套完善的办公自动化系统？本文将从办公自动化的发展、作用、要求和管理四个方面分析和探讨，以期为中小企业办公自动化提供可行性建议。

【关键词】中小企业办公自动化知识管理

internet/intranet应用在全球范围内的扩展性普及已经成为信息化发展的一个重要体现，各级政府、大公司和大企业凭借着雄厚资金和人才优势，顺应信息化发展的需求，纷纷建立了高质量、高效率的办公自动化信息系统，引领着市场经济的不断变革。一场华尔街次贷危机引发的全球金融危机迅速掩埋了中国沿海无数中小

企业，如何发挥企业的竞争优势，成为了企业生存发展的一大难题，由此便引起了各企业集团对办公系统自动化、信息化和效率化的重视。

1 办公自动化及其发展

1.1 办公自动化

办公自动化是应用计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学

等先进的科学技术，不断使人们的部分业务借助各种办公设备，并由这些办公设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息系统。即通过局域网或广域网，采用各种媒体形式，管理和传输信息，改变传统办公的面貌，实现无纸化办公，从而最大限度地提高办公效率和改进办公质量及办公环境和条件，实现办公活动的自动化与科学化。

1.2 我国办公自动化的发展现状

我国办公自动化自70年代开始发展，到90年代末期大致经历了六个发展阶段：

（1）硬件配置阶段 70年代末，企业办公过程中普遍使用的办公设备如传真机、打字机、复印机等，标志办公自动化系统开始兴起。（2）数据处理自动化 80年代中期开始，mis（管理信息系统）的发展标志oa进入数据处理自动化的第2代oa阶段。

（3）c/s架构下工作流程自动化阶段伴随着企业内部局域网的兴起，第3代oa开始关注并实施企业不同部门间工作流程的自动化。

（4）b/s无障碍工作流程自动化阶段 90年代中期开始，随着internet技术的兴起，第4代oa实现了移动办公，企业资源不再受到通讯技术的限制。

（5）协同工作型办公自动化 90年代末期开始，旨在实现项目团队协同、部门之间协同、业务流程协同与办公流程协同、跨越时空协同的第5代oa兴起，其核心即为km（知识管理）。

（6）协同发展型办公自动化是一种领先的企业管理思想，在实现方式上仍以工作流自动化workfiow及km为核心。

2 办公自动化在中小企业发展中的作用

（1）在专业化效率日渐提高的今天，在办公自动化软件平台上，企业除了实现协作灵活性、时效性和管理效率的提高，同时也增添了企业工作流程的规范性，使企业最大限度降低人员离职时所带来的人事成本，实现了企业在办公自动化平台上成本最小化的发展愿望。

（2）在管理思想日益成熟的今天，企业更加注重企业文化的传播对企业形象、企业发展的刺激升级作用，企业利用oa系统建立的企业内网（intranet）和企业外网（extranet）不仅可以完成日常管理工作，还可以在自动化平台上设立相应模块对企业进行宣传推广。

（3）信息能否快速获取及整合决定着企业能否在第一时间进入市场和规避风险，oa系统对信息的高度兼容整合和快速传递为企业解决信息难题提供了一个有利的方式。

3 中小企业实现办公自动化的基础

中小企业相对于大企业来说，建设一套系统完善的办公自动化体系是面临着巨大挑战的，因而中小企业必须在内部建立一个良好的实现基础。

3.1 思想上

（1）转变领导和使用人员的思想意识。信息化带来的便利是原

来利用纸张的方式无法比拟的，但是有些人认为新生事物不易掌握，存在畏惧心理，也有人认为长时间手工操作已经成为定式，没有必要换用新设备，掌握新知识。因此，企业领导思想的转化至关重要，必要时应进行一定的宣传以及企业各部门的普及培训。（2）企业应从本质上认识到办公自动化不仅是办公过程中先进技术和设备的使用，而且起到提高管理机构决策效能的作用，企业还需明白办公自动化的建设依赖管理基础和信息积累基础，不只是技术和设备的投入。

3.2 硬件上

（1）办公自动化的实现体现在技术的实施上，为了更好地建设企业办公自动化，企业应加大对技术的投入及对技术人员的培训和积极引进。

（2）资金是企业实施项目的基础，企业在办公自动化建设上应舍得投入资金，有舍才有得。

4 办公自动化面临的难题和解决办法

4.1 安全问题

oa在计算机网络的基础上才得以实现，因而企业必然面临着oa 系统的安全与保密问题。办公自动化系统所处理的信息除了企业日常工作之外，一般也会涉及单位机密和内部敏感的商业、政治、军事信息等，一旦泄漏后果不堪设想，因此安全控制和保密功能成为办公自动化系统得以投入使用的先决条件。在此，企业可以对oa 系统设置具有防止非法用户侵入、权限控制存储和传输加密以及电

子签名等保障性措施。

4.2 技术问题

中小企业技术条件的制约，使得办公自动化建设难以达到预期目的，因而选择与世界发展潮流吻合的技术，实现标准化和开放性程度的提高，积极实现c/s结构向b/s结构的转变是企业必行之事。

4.3 管理问题

传统的企业管理模式与管理理念已经逐渐满足不了现代企业的管理要求，为了实现企业办公自动化的高效管理和运行，知识管理应运而生。目前，办公自动化已经发展到了以知识管理为核心的体系，如何在工作流技术与工作流管理系统的支撑下实现oa系统的知识管理便成了企业达到快速有效接收、发送各种上下级信息，组织、协调办公系统内各种信息，为企业日常工作提供必要决策服务的关键。所以企业应重视在市场全球化、经济一体化的浪潮中知识管理的效用和积极作用。

5 结语

随着企业各部门、企业之间和国际信息交流的日益频繁，办公自动化会越来越多的在企业管理中发挥出重要作用，对于中小企业而言，建设安全的办公自动化体系已经是时势要求，为了提高自身薄弱的市场竞争力，引进先进的知识管理思想已被证明是明智之举，通过完善的办公自动化技术，达到企业有效的资源利用，提高运营效率，完善企业内部管理机制，三者结合，必将提高中小企业的竞争实力。