案例2-管理型QCC

案例二、管理型QCC：提高员工内部沟通效率和效果

QCC圈名：快乐号

成立时间：2003年7月

1.QCC圈队概况（见表3-153）。

2.圈队介绍及分工。

（1）辅导员：S（人力资源总监）。

工作职责：负责领导、支持和协助团队的活动开展，为活动的开展提供指导意见和资源安排。

（2）圈长：W（总经理助理）。

工作职责：负责协调、分配和监督各圈员的工作，对对策实施的有效性进行跟踪验证。

（3）圈员：G、D、U、N、L、X（相关部门负责人）。

工作职责：负责相关资料和数据的收集、整理与记录；负责制定并实施改善措施。

3.选题理由。

2003年上半年，经总经理会议安排工作任务达50项，所有工作均需两个或两个以上部门共同完成，在无客观原因下，及时完成率为70%（效率），工作有交率为85%（效果），工作未能达到规定的效率和效果，经初步分析，原因在于部门与部门工作之间的沟通存在问题，为此我们组建了快乐号QCC品管圈，让大家全心投入，快乐地工作，加强沟通与交流，提高效率与效果。

4.活动主题及目标。

活动主题：提高员工内部沟通效率和效果。

活动目标：将工作及时完成率从70%提高到90%，工作有效率从85%提高到95%。

工作及时完成率和有效率在活动前及活动目标值对比如下（见图3-126）：

活动前现状活动目标

图3-126

5.活动计划及实际进度表（见表3-154）。

表3-154

表示计划完成时间

6.现状调查和数据收集整理。

（1）工作及时完成率（效率）和工作有效率（效果）统计。

对从2003年1～6月总经理会议安排工作的完成情况和有效性统计，统计情况如下（见表3-155）：表3-155

从上表3-155看出，2003年1~6月平均及时完成率为70.9%，平均有效率为85%，每月工作及时完成率差距较大，有效率差别不大。

每月工作及时完成率和有效率用柱状图对比如下（见图3-127

2003年1月2月3月4月5月6月

图3-127

7.原因分析和确认。

全体圈组成员开会讨论，利用头脑风暴法对可能存在的问题原因进行分析和讨论，用因果图表示如下（见图3-128）：

经圈组全体成员投票表决，确定下列主要原因：

（1）部门主管组织和领导能力差。

（2）员工责任心差。

（3）工作计划不好。

（4）工作过程无检查和监督。

（5）会议效果差。

（6）没有进行工作沟通和汇报。

（7）内部电脑网不通畅。

8.对策拟定及实施。

（1）针对上述主要原因，拟定如下对策（见表3-156）：表3-156

（2）对策实施情况确认。

①11月8~9日由总经理助理组织对公司副主任以上管理人员进行培训，培训结束后考核，合

格率为80%，培训效果并不是很好，同时决定在12月份再进行一次类似培训。

②11月10~12日人力资源部组织分五批对公司全体员工进行增强工作主动性和责任心培训，

考核合格率为90%，具体效果有待在以后工作验证。

③ 总经办制定《工作计划及总结报告管理规定》，经总经理助理审批后，于11月15日发布

实施；11月13日对现有工作计划（正执行或将要执行）的执行情况进行全面检查，发现5个部门共提出6个问题，责令部门负责人限期整改。 ④ 总经办制定《会议管理制度》，经总经理助理审批后，于11月15日发布实施。 ⑤ 总经办制定《工作汇报制度》，经总经理审批后，于11月25日发布实施。

⑥ 行政部申请购买8台电脑及相应的网络配件，对公司局域部进行升级，11月1日已正式投

入使用。

9. 效果确认。 （1）有形成果。

经过2003年为期半年的改善活动后，对从2004年1~3月总经理会议安排工作的完成情况和有效性统计，统计表情况如下（见表3-157）：

活动前后工作及时完成率对比如下（见图3-129）：

及时完成率

活动前 目标 活动后 图3-129

活动前后工作有效率对比如下（见图3-130）：

活动前目标活动后

图3-130

（2）无形成果。

具体无形成果获得如下（见图3-131）：

活动前

活动后

1～5表示从差至优

10.标准化。

（1）编制并实施《工作计划及总结报告管理规定》（附件一）。

（2）编制并实施《会议管理制度》（附件二）。

（3）编制并实施《工作汇报制度》（附件三）。

附件一工作计划及总结报告管理规定

1．目的。

规范工作计划及总结报告的编写、审批、实施、确保工作计划实施的有效性。

2．适用范围。

适用于公司所有工作计划及其总结报告的管理。

3．管理规定。

（1）工作计划和总结报告的分类。

①按计划和总结报告的类别分：个人工作计划和总结报告；部门工作计划和总结报告；公司工作

计划和总结报告。

②按计划和总结报告的时间分：日工作计划和总结报告；周工作计划和总结报告；月工作计划和

总结报告；年工作计划和总结报告。

（2）工作计划和总结报告的内容。

工作计划的内容。

①常规性工作和临时新增加工作计划内容。

②预计完成指标/结果/程度。

③预计花费时间、完成日期。

④所需费用、设备和工具。

⑤执行人或责任人。

⑥是否需要他人（或部门）协助。

⑦公司/部门工作的建议。

工作总结报告的内容。

①已完成工作内容及过程记录。

②完成指标、结果、程度。

③花费时间。

④工作过失及影响。

⑤制定计划的不足之处。

⑥工作心得。

⑦对公司、部门工作的建议。

（3）工作计划和总结报告的提报时间。

工作计划提报时间。

①每天下午5：00提报次日的工作计划。

②每周五提报下周的工作计划。

③每月29日提报下月的工作计划。

④每年12月提报下年的工作计划。

工作总结报告提报时间。

①每天下午5：00前提报当日的工作总结报告。

②每周一提报上周的工作总结报告。

③每月2日提报上月的工作总结报告。

④每年1月提报上年度的工作总结报告。

（4）工作计划及总结报告的审批。