公司办公会议制度

行政管理体系

之

公司办公会议制度

1、会议的目的、作用

①、信息的传递与交流：

②、特定问题的解决，可获得共识，并集思广益，取得最佳的解决方案；

③、议决之事情，经过广泛探讨，执行人员可减少阻力；

④、会议不但具有对未来工作进行研讨的功能，对于已过去可进行探讨，并迅速做出修正措施；

⑤、意见和做法的相互尊重，养成团队精神；

⑥、具有压力及支援的效果，易于目标管理的推动；

⑦、加强各部门之间的联系，便于相互配合。

2、管理权责：

⑴、总经办负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。

⑵、会议提拟人或主办部门负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。

3、会议分类：

⑴、总经理办公周会：

①、主持与记录：总经理办公周会由综合管理部负责召集，总经理主持，总经理未列席会议时，可委派副总经理主持。综合管理部进行会议记录。

②、召开时间：总经理办公周会召开的时间为每周一下午17:00—18:00。特殊原因需要延期召开的由综合管理部提前通知。开会前一天提交周工作总结和计划给综合管理部,由其再转交给总经理，未及时提交的做相应的处罚，并纳入绩效考核。

③、参加人员：总经理、副总经理、直销部、市场部、综合管理、财务部、采购部、售后部、客官部负责人及需要参加的人员。由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向综合管理部请假。

④、会议内容：各与会人员对上周工作情况的汇报，包括工作内容、原定计划的执行情况及所遇到的问题等；全体与会人员共同总结上周工作情况、商议所提议内容或问题、计划下周（未来）工作计划（规划）；各部门工作协调等。

⑵、总经理办公月会

①、主持与记录：总经理办公月会由综合管理部负责召集，总经理主持，总经理未列席会议时，可委派副总经理主持。综合管理部进行会议记录。

②、召开时间：总经理办公月会召开的时间为每月第一天上班的下午16:00—18:00。特殊原因需要延期召开的由综合管理部提前通知。开会前一天提交月工作总结和计划给综合管理部,由其再转交给总经理，未及时提交的做相应的处罚，并纳入绩效考核。

③、参加人员：总经理、副总经理、直销部、市场部、综合管理、财务部、采购部、售后部、客官部负责人及需要参加的人员。由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向综合管理部请假。

④、会议内容：公司经营策略的局部调整；各部门上月的工作总结与下月的工作计划；需要其他部门协助解决的问题；对公司或其他部门的建议；表决或修

订制度；项目进度、应收款项收付情况；公司重大问题决策讨论、专题研究等。特别说明：每月的总经理办公周会与办公月会遇到前后差距2天以内的，可以办公周会与月会一起召开。

⑶、部门例会：

部门例会又为经营分析会，分为直销部、市场部、售后部和后勤部。

①、主持与记录：由部门负责人召集和主持，由部门内勤或部门负责人指定人员做好记录。

②、召开时间：部门例会由部门经理根据部门实际情况可周或月（经营分析会）召开（但每月必须召开至少一次），部门经理必须清楚召开部门会议的重要性，及时了解部门的人员的工作进度、学习、生活，思想动态等情况。

③、参加人员：除部门全体人员外，每月的部门例会（周例会除外），总经理需参加，总经理因故不能参加的，可委托副总经理参加；部门人员因特殊原因不能参加例会的，应提前向部门负责人请假。

④、会议内容：部门周日常运作情况的总结；各小组汇报上周工作任务完成情况，着重介绍在任务执行过程中出现的问题；全体与会人员就工作中所遇到的问题进行发言，着重解决和杜绝办法；公司情况传达；除会议总经理在场外，对一些重要的情况，部门经理必须安排做好记录，总经理办公周会上提出或者直接向总经理汇报。

⑷、全体员工会议：

①、主持与记录：全体员工会议由综合管理部负责召集，总经理主持。

②、召开时间：每半年或一年一次，具体时间由综合管理部根据公司各部门数

据结算情况而定。

③、参加人员：公司全体人员。

④、会议内容：公司管理、经营情况通报；公司前景部署；讨论职工关心的问题；娱乐、会餐、颁奖。

⑸、其它会议（包括零时行政会议、突发事情处理会议等）：

实行“谁提拟，谁组织的原则”，需要总经办参加的，必须提前向总经理申请，需要其它部门配合的，必须提前提请。

4、会议安排的原则为：

小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：公司例会、公司临时行政会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。

5、会议准备：

Ⅰ、会议通知遵照以下规定：

⑴、已列入例会会议的，无调整的，不再另行通知，由部门按例会时间直接与会；

⑵、属下列情况之一者，按“谁提拟，谁通知”的原则进行会议通知：

①、未列入例会而临时提拟的会议；

②、虽然已列入例会，但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的；

③、其它提拟人认为应另行通知的情况。

⑶、会议通知期一般应提前一天以上，通知对象为与会人、会务服务提供部门；

⑷、会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，应以会议通知进行书面通知；涉及多个部门和参加人数众多的大型会议，主办部门还应编制详细的会议计划通知相关部门。⑸、总经办安排会议及公司级会议原则上均由综合管理部负责通知。

Ⅱ、会议的其它准备工作遵照以下规定：

⑴、会议提拟部门应提前做好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）准备的组织工作；

⑵、会务服务提供部门应提前做好会务准备工作，如落实会场，布置会场，备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等；

⑶、公司召开的公司级会议会务服务统一归口综合管理部负责。

Ⅲ、会议组织

⑴、会议组织遵照“谁提拟，谁组织”的原则。

⑵、除公司级会议外会议主持人须遵守以下规定：

①、主持人应不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。

②、主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。

③、会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。

④、属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。