向页眉和页脚中添加内容

第1章Office 2010基本操作快速入门

本章将详细介绍在使用新版本的Office办公软件时，用户最希望了解的内容，这些内容包括Office 2010的优势及特点、Office 2010包括哪些组件、Office 2010对系统的要求、Office 2010的安装与变更、Office 2010操作环境的实用设置等。

1.1Office 2010简介

Office 2010是微软公司推出的办公自动化软件，其中包括了用于处理不同办公事物的应用程序组件。例如，可以使用Office Word 2010（以下简称Word 2010）来编辑与排版各类公文、论坛、书籍等；使用Office Excel 2010（以下简称Excel 2010）可以对各类销售、财务以及其他数据进行计算、分析和处理；使用Office PowerPoint 2010则可以制作图文并茂的演讲稿，并可以搭配不错的动画效果为演讲稿增光添彩。除了这里提到的这3个Office组件，在Office 2010中还包含其他很多不同功能和用途的组件。由于本书的重点是Word、Excel和PowerPoint，因此，其他Office组件这里不做介绍。

1.1.1为什么要使用Office 2010

相信正在翻开本书的您一定是希望接触并了解Office 2010的功能和用法。如果您当前正在使用Office 2003版本，那么从Office 2003过渡到Office 2010可能会发现在操作界面上有些不适应，而如果您目前正在使用Office 2007，那么将会非常容易过渡到Office 201 0，因为这两个版本的Office在界面上是极其相似的。无论您之前使用的是哪个版本的Off ice，都可以花费少量时间快速熟悉Office 2010直观的操作界面，而Office 2010所带来的易用、实用以及强大的功能将会让您很快喜欢上它。下面我们来看看Office 2010都给我们带来了哪些精彩而实用的功能。

全新的【文件】面板

在Office 2007中，在应用程序窗口的左上角提供了一个Office按钮，单击该按钮，可以执行与文档有关的操作，包括新建、打开、保存、关闭、打印、发送、发布等。在Offi ce 2010中将Office按钮改为【文件】按钮，单击该按钮，将打开如图1-所示的文件面板，微软官方将其称为BackStage。在这个面板中，可以执行与文档有关的各种操作，而且在某些操作时可以看到一个相关的文档视图，如图1-1所示为打印视图，可以在右侧看到文档当前页面的预览效果。

图1-1 【文件】面板中的打印视图

对Office应用程序的设置也将在文件面板中完成，只需选择【选项】命令，然后在打开的对话框进行各项设置即可。常用功能的设置方法请参考本章错误！未找到引用源。节。

灵活定制功能区操作界面

Office 2010可以允许用户随意指定功能区和快速访问工具栏中的命令，而且可以很容易地在功能区中添加新的选项卡和组并在其中添加命令，这使得用户自定义适合自己的操作环境变得轻松自如，而在Office 2007中如果想添加新的选项卡则只能通过特殊方法才能实现。如图1-2所示为在功能区中新增了一个名为“我的工具箱”的选项卡，并在该选项卡中设置了自定义了3个组，每个组中添加了不同数量的命令按钮。功能区的定制方法请参考本章错误！未找到引用源。节中的内容。

图1-2 自定义功能区

便捷的格式设置工具

对于Office 2010来讲，当需要设置内容的格式时，将会变得比以前更加方便。例如，在Excel 2010中，当进入单元格编辑状态并选择一些内容后，选择这些内容并将光标移动到选区附近，将会自动显示出一个工具栏，这就是Office 2010中新增的格式设置功能，即浮动工具栏，如图1-3所示。

图1-3 浮动工具栏

实时显示预览效果

在以往的Office版本中，在进行很多操作（例如格式设置）时，只能在选择了某个设置项后，才能看到最终的设置结果。但是如果对设置结果不满意，那么就需要重新设置。这样会导致设置效率低下。

Office 2010改变了这种操作方式，通过一种被称为实时预览的功能，可以实现在进行某种操作时，当将鼠标指向设置项时，可以直接看到选择该项后的设置结果，而无需真正选择该项。如图1-4所示为在当前段落中将鼠标指向2.0行间距时的预览效果。如果觉得显示的预览结果比较满意，则可以直接选择该项，否则可以将鼠标指向其他设置项继续观察预览结果，直到满意为止。

图1-4 同步预览设置效果

智能且更加人性化的粘贴功能

对于粘贴功能来说，Office之前的版本都大同小异，但是在Office 2010中可以说有很大改进，因为粘贴变得更加易于使用。当复制了一种带有字体和段落格式的文字后，右击要粘贴到的目标位置，在弹出菜单中可以发现在【粘贴选项】命令下方有几个图标，如图1-5所示，这些图标会根据复制的源对象来自动调整各自的功能，而且具有不同的粘贴功能。

例如，当复制一段带有格式的文字时，可以从粘贴选项中选择是否带格式粘贴，还是只粘贴内容而放弃格式。

图1-5 智能的粘贴选项

增强的图形处理能力

Office 2010又一大吸引人且非常实用的功能就是对于图形对象的处理上。在Office 2 010中提供了屏幕截图功能，使用该工具可以截取当前未最小化的程序窗口或特定的区域，然后将截取后的图片插入到当前文档中，这项工具十分实用。另外，Office 2010还提供了自动去除图片背景的功能，可以将图片中所需的部分提取出来，而去除其他无用的背景。本书第4章将会详细介绍截取图片和去除背景的功能和用法。

专业高效的图示工具

Office 2010新增的SmartArt图形功能，可以让用户快速创建出专业美观的图示，只需简单的几步操作即可完成。为制作精美的图示提供了很大帮助。如图1-6所示为使用Smart Art图形功能创建出的一个结构简单的组织结构图。

图1-6 使用SmartArt功能制作的组织结构图

另外，在Office 2010中，可以利用现有资源快速创建SmartArt图示。例如，可以从选中图片中快速创建SmartArt图示，并为图片添加说明文字，如图1-7所示。本书第4章将详细介绍这些功能。