公证员助理若干问题

公证员助理制度若干问题

市岱宗公证处肖文作者简介：肖文，男，1987年7月毕业于省司法学校，现任市岱宗公证处副主任，高级公证员。2002年7月获大学法律硕士学位，省公证协会业务指导委员会委员。

自1982年中国恢复公证制度以来，一直有个特殊的身影活跃在公证事业发展中，他们没有花香，没有树高，就像一群无人知道的小草，而伙伴遍及天涯海角，这就是公证员助理们。公证员助理从事的是最基础的公证工作，功不可没，但长期以来处于法律职业共同体的边缘，正式的法律制度不予认可，人在囧途，默默无闻，鲜有关注，的确值得撰文研讨。

一、公证员助理概念的渊源

自2002年司法考试改革以来，我国公证员入门门槛与法律职业共同体统一，公证员由原来的政府任命制转变为考试准入制。公证员入门门槛的提高导致各地公证员出现短缺，公证队伍断层问题日渐凸显，许多公证机构聘用了大量公证员助理，公证员助理在公证岗位上的作用越来越重要。

公证员助理，是指符合聘任条件，由公证机构聘任，在公证处协助公证员办理公证事务的专职业务辅助人员。市明信公证处段伟在《论我国公证员助理制度的理论完善》一文中说：“公证员助理制度是辅助公证员完成公证任务的人员。”1《省公证员助理管理办法》第2条规定：“公证员助理是指在公证机构中协助执业公证员完成公证执业活动中各项辅助性业务工作的人员。”公证员助理是执业公证员的助手。

（一）、公证员助理概念的历史来源于1982年国务院发布的《公证暂行条例》。暂行条例第7条规定：公证处设公证员、助理公证员。公证员、助理公证员分别由直辖市、市、县人民政府依照干部管理的有关规定任免。第9条规定了助理公证员的任命条件：“经见习合格的高等、中等法律学校毕业生，以及具有同等学历的国家工作人员，可以被任命为助理公证员。”暂行条例确立了公证员助理的政府任命制。

（二）、实行公证人助理制度是大陆法系通行做法，但各国及地区称谓有所不同。“外国是以人为本的机构框架，公证人为中心，由于公证人数受到严格的限定，一般是空缺一人才补一人，故而即便一些以合伙形式构成的大处，其公证人员也十分有限。这些国家为了适应社会经济对公证的普遍需求，同时进行人才储备，按照公证人助理的一般规则，建立了一支素质高、业务强的公证人辅助队伍。”2

在法国，获得公证人资格不意味着成为公证人，如果未取得司法部任命，“他们只能以1《中国司法》2006年第3期

2段伟《论我国公证员助理制度的理论完善》,《中国司法》2006年第3期

助理公证人身份在公证人事务所公证。”3“德国也严格限制公证人数量，德国公证人一般都有自己的辅助人员，其比例是1:3，即平均每个公证人有三个助理人员，被称之为公证人雇员。”42001年12月30日的《俄罗斯联邦公证立法纲要》第19条规定：“具有高等法律教育的人可以成为公证人的见习人员，而具有公证职业的人可以成为公证人助理。”5在荷兰，“经司法部批准，每名民法公证员可任命3名候选公证员作为其辅助公证员。”“通过这一制度，民法公证员可以得到双倍或至多四倍的力量。”6在我国地区“地方法院公证处由公证人与佐理员组成。”民间公证人事务所设助理人，“关于助理人，与法院之公证人与佐理员相同，系辅助民间之公证人办理公证实务。”7

二、公证员助理的工作不可或缺

市明信公证处段伟指出：“随着经济的发展，90年度末以后，公证事项日渐复杂和公证涉诉案件的增多，公证员亲自办证的要求逐渐在行业中被越来越多的强调。”“公证员不应被一般事务性工作羁绊，把接受咨询、受理、起草并校对、送达公证文书等程序性工作交给公证员助理去做，以便于公证员专心致力审查证据、适用法律。”“公证员助理制度的建立，由于公证员与公证员助理、公证辅助人员的职责分工明确，所以办证效率很高。市、市、市等这些大城市每年的公证办证量都在十多万份，而且逐年都有较大比例的增幅。这一组近乎理想的数字，是由公证员完成的，但其中公证员助理功不可没。这一数字说明公证员助理制度的建立，能够提高公证效率。”8资深公证员明确指出公证员助理是执业公证员的好帮手。

由于公证员助理从事了基础性业务工作，但公证员不能过度依赖助理。为了限制对助理的过度依赖症，1988年3月1日中央职称改革工作领导小组转发的《公证员职务试行条例》规定：公证员职务名称为公证员助理、四级公证员、三级公证员、二级公证员和一级公证员。第3条规定：“公证处应定编定员，公证员职务应有合理的结构比例并实行限额聘任或任命制度。”

对于公证员助理的限额，各省级公证管理行规做法不一。《省公证员助理管理规定（试行）》、《市公证员助理管理办法》及《省公证员助理从业规（试行）》均规定为不超过本处执业公证员人数的两倍；《省公证员助理管理办法》规定为按执业公证员人数的1.5倍配备公证员助理。2015年中国公证协会第七届“全国优秀公证处”申报条件规定：公证员助理占全处总人数不超过50%。行业协会认为公证员与助理的最佳比例是1:1的配置。从全国围看，这一最佳配置并未达标，公证员多助手少。司法部公律司《2013年全国公证工作统计数据分析》说：截至2013 年底，全国共有公证员12725 人，公证员助理9121 人。9

3张文章《公证制度新论》，厦门大学出版社。2008年版，第350页

4马宏俊《公证实务》，北京大学出版社，2012年版，第10页

5西南政法大学张建文译文

6M.J.梅杰《荷兰公证制度体系全解读》，《中国公证》2016年第2 期

7郑云鹏《公证法新论》，台湾元照出版公司，2000年4月版，第49页、57页

8段伟《论我国公证员助理制度的理论完善》，《中国司法》2006年第3期

9司法部律师公证工作指导司，《中国公证》2014 年第5 期

市龙凤公证处公证员管美芳认为：“自2002年司法考试改革以来，我国公证员入门门槛大幅提高，从而导致各地公证员出现短缺，公证队伍断层问题日渐凸显，在一些经济不发达地区则表现得更为突出，公证员助理在公证岗位上发挥的重要作用则被放大和重视。

公证员短缺，导致公证员助理的工作日显重要。”10

南方公证事业发达地区，公证员助理短缺问题尤其突出。2015年9月16日市《城市商报》报道说：“公证制度作为一项预防性法律制度，是法律服务体系和社会治理体系的重要组成部分。近年来，社会各界对公证法律服务的需求不断增加，公证业务不断拓展，2015年上半年办理公证业务约7万件，同比增长约5%。但伴随公证业务量的增长，公证员队伍人员紧缺、公证员助理队伍人员不稳定等问题显得尤为突出。为了促进公证机构进一步发展，近期，市司法局经与市编委办、市人社局、市财政局沟通协调，参照《市政府向社会购买服务实施细则(试行)》规定，对市司法局下属事业单位公证处公证辅助业务进行服务外包。”11

公证员助理工作的重要性是由于其职责决定的。公证员助理的职责相当宽泛，可以说除了必须由公证员亲自完成的职责之外，均可由助理来完成。公证员的职责是负责亲自办证，具体来讲，即在办证的关键环节，必须由公证员来完成，如审查当事人意思表示及证据的真伪、证明对象的合法性等问题。公证受理、公证文书打印、装订、发送、卷宗整理等基础性工作均可由助理来完成。

三、公证员助理的职责没有法律制度化

学理界从公证审查的直接原则出发，对公证员与助理的职责进行了论述。认为除了法律规定应当由公证员本人亲自办理的公证事项外，均可由公证员助理完成。

《公证程序规则》第5条规定：“依照《公证法》和本规则的规定，在办理公证过程中须公证员亲自办理的事务，不得指派公证机构的其他工作人员办理。”这被称为公证审查的直接原则。

学者幸兰认为直接原则是“指公证机关办理公证事务时，必须由公证人员亲自接待当事人、亲自听取当事人和其他有关人员的口头述，亲自审查公证事项的容以及其他有关的全部材料，然后依据事实、法律、经验和感受，确认申请公证事项的容以及其它有关的全部材料，然后依据事实、法律、经验和感受，确认申请公证的事项是否真实、合法，是否符合出证的条件。”12

著名公证法学者疆评析说：“学界对这一原则的含义表述基本一致。”“直接原则是公证制度的核心原则之一，法律授权公证人行使证明权，这种权力不允许委托他人行使。”但“直接原则并不要求公证中的每个环节都由公证员亲自完成，一些辅助性工作，如纪录询问

10《做好公证员助理的岗前培训，培养公证员的好助手》，黑龙江公证网，网址

11《公证员紧缺公证辅助业务将进行服务外包》

12崔幸兰《公证制度》，吉林大学出版社1996年7月版，第29页