办公室秘书岗位说明书

办公室秘书岗位说明书

基本信息

岗位名称办公室秘书岗位编号

所属部门办公室直接上级办公室主任助理

直接管理岗位直接下级人数

岗位编制1人岗位类别■管理岗位□ 一般岗位

岗位设置目的

根据公司战略和发展规划，负责公司日常行政工作，密切各部门行政关系，做好协调衔接配合工作，负责检查、督办公司领导布置工作的落实情况，文档管理，统筹管理公司团委工作，协助部门开展企业文化建设、后勤管理、工会工作、女工管理、地方事宜协调、权证报批等。

岗位主要权限

业务类□ 决策权：

■ 建议权：部门内各项工作的建议权□ 监督权：

□ 其他：

□ 无

财务类□决策权：□建议权：□ 监督权：□ 其他：□ 无

人事类□ 决策权：

□建议权：

□ 监督权：

□ 其他：

□ 无

主要工作职责

主要工作具体职责公司内部参照制度

1.文档管理1.1 负责公司文件的收发与管理工作，档案整理、借阅与管理工作，规范公司公文管理

1.2建立健全权证管理台账，规范借阅手续，督促各部门办理年审、换证事宜

1.3负责公司各项规章制度、通知、总结、报告的撰写、制定、执行、修订工作

1.4对二级部门的文档管理进行检查和督促

2. 行政督办2.1根据公司工作计划、公司领导布置的工作，负责对各部门、专业的落实情况进行检查、督办

3.费用管理 3.1 负责公司管理类费用的预算与分配，按月分析费用发生情况

4.通讯管理4.1负责公司办公电话费用的核算、报销手续及因工作需要办理的通讯业务

4.行政接待 4.1负责公司来客的接待与会议组织工作

5.后勤管理5.1协助部门开展食堂管理、后勤物资采购、宿舍设施添置等工作

5..2协助部门开展车辆调度管理

6.对外协调6.1负责与外联单位的沟通协调及资料台账的建立和相关证件的报批工作

6.2负责每艘外轮靠泊前的报关工作

6.3负责每年度登外轮作业人员的证件更换工作、季度续证及临时登轮证件的办理

6.4根据张家港创建国际卫生海港要求，做好公司媒介工作，每半年度接受地方创建小组检查

7.文明办公7.1定期对公司各部门、工段的办公环境进行检查，督促其营造整洁的办公环境

8.团委工作8.1主持召开团委会议，及时传达上级指示精神，了解、反映团员的思想要求和呼声，团结带领各级团组织创造性地开展各项工作，丰富员工文化生活

9.部门管理9.1领导交办的临时性工作。－

任职资格

学历与资质

学历

□ 博士及以上□硕士及以上□本科及以上

■大专及以上□ 高中及以上□ 中专/技校及以上

□ 其他：□ 无要求专业

□ 专业：

■ 相关专业：企业管理、人力资源管理、工商管理、行政管

理、文秘等

□ 无要求

职称

□ 职称：

■ 无要求

专业资格（证书）

■ 证书：档案人员从业资格证书

□ 无要求

工作经验■ 工作经验：；3年以上人力资源或行政管理经验；在公司工作期间无违规违纪行为

知识技能

知识

□ 精通：公文写作规范

■ 掌握：现代企业行政管理模式和实践操作

■ 熟悉：行政事务各项工作流程

■ 了解：水泥行业人力资源市场情况；

□ 其他：

□ 无要求

外语

□ 大学英语四级□ 大学英语六级□ 专业八级

□ 其他■ 无要求

计算机

■ 能熟练操作：Microsoft Office（Word, Excel, PPT）

□ 能使用：

□ 其他：

□ 无要求

能力要求

■ 专业能力：公共关系处理；公文写作与摄影

■ 管理能力：问题分析与解决；影响力；沟通协调；人员发展；团

队协作；推进变革；

■ 核心能力：责任心、执行力、团结精神、创新精神、敬业精神、

奉献精神

■ 其他：语言表达能力

□ 无要求

个人特征■ 个人特征：吃苦耐劳，有高度的责任感和事业心，具有较好的心理素质、善于沟通

沟通协作关系

企业内部公司各二级部门；

企业外部地方行政管理部门、港口管理部门

日常工作需熟悉的相关法规制度

企业内部《劳动人事管理办法》、《员工管理实施细则》、等各项人力资源专业管理制度；《公文处理办法》、《印章管理办法》《五项费用管理制度》《差旅费管理制度》等行政管理制度

企业外部《劳动法》、《劳动合同法》、《职工带薪年休假条例》、《工伤保险条例》、《档案管理制度》

绩效考核指标

发稿量（篇）、五项费用（万元）

版本控制

版本号修订时间修订内容修订者审核者审批者V1.0 2014年11月19日四次编写赵俊杨娟顾建军