《大庄园农业集团采购管理制度文件汇编》(26页)(word版).doc

黑龙江集团有限公司

采购管理文件

（讨论稿）

撰写单位: 集团采购管理中心

发行日期：2011年月日

核准：审核：编制：

目录（一）、集团采购中心人事及组织架构（二）、《采购作业管理规定》（三）、《采购管理流程》

（四）、《员工绩效考评管理办法》（五）、《合同审批流程》

（六）、采购管理中心工作职能

采购人员岗位职责

集团采购中心人事及组织架构

文字说明：

一、分公司采购人员采购业务、人事任免、人员培训、人员编制等工作归集团采购中心统一管

理。

二、分公司采购人员日常管理、考勤等行政业务归分公司管理。

三、行政经理的工作范围：

1、采购计划单的接受、审批。符合要求的计划单转至采购业务部实施采购作业。不符合规范

的采购计划单，退回申请部门，或沟通确认后转至业务部。

2、监督、指导采购人员严格按采购流程要求执行采购作业，不符合要求者，有权要求限期进

行整改并进行考核与绩效考评。

3、定期对采购人员进行抽查与巡检采购作业是否存在纰漏，并依此作为考核依据。

4、每月一次对集团及分公司采购人员进行考评与绩效考核。

5、负责编制、完善采购制度与流程。

6、对采购相关资料的分类、汇总及存档工作。

7、负责与集团审计管理中心相关审计工作的对接。

8、采购人员日常业务与岗位培训组织与实施。

9、采购周期、月度资金计划、年度预算编制与审核

四、业务经理的工作范围：

1、依据行政经理审核后的计划单，组织实施采购作业。

2、采购人员的业务分工与采购业务指导。

3、依据采购量与采购周期，确认对公司有利的采购方式。

4、定期对采购人员进行市场询价与质量跟踪确认。

5、每月一次对集团及分公司采购人员进行考评与绩效考核。

6、负责对供应商的管理、考核与评价。

7、采购业务实施结束后，相关资料转交采购行政部进行审核、留档。

8、完成采购合同的编制、审核、签订

五、采购中心业务经理与行政经理分别对分公司采购进行相对应的业务管理与指导。

采购作业管理规定

撰定单位: 采购管理中心

版本: 第 1 版

发行日期:

机密等级:□机密□一般

合计页数: 共页

为使集团公司采购作业更加合理、有效进行，使采购过程更加公开化、透明化。控制采购成本，降低采购风险，特做如下规定。

一、采购管理中心有权对分公司采购部门进行工作上的指导、监督、审查和稽核工作。

二、采购中心经理每周一次对分公司采购部门，进行常规性工作检查与稽核。稽核内容见《员

工绩效考评管理办法》中各项考核项目，每周检查结果要形成书面记录（见附表一），作为月度考评依据。

三、分公司采购人员应严格按《采购作业管理流程》执行采购作业，不按流程作业的，视为无

效采购行为，一切责任由分公司采购部门自行承担，并视情节给予相应处分。

四、采购人员应严格按《请购计划单》上的要求进行采购，对于《请购计划单》填写不全面或

不清楚，应沟通后在进行采购作业。对请购物品要求理解有误或盲目采购，所造成的损失，由采购人员自行承担。

五、采购人员应密切关注市场行情变化，及时掌握相关市场信息。建立稳定的采购链，开发诚

信、务实的供应商，避免单一供货商供货。就供货质量、价格、交期、配合度等方便定期对供应商进行考核、评定，不合格供应商坚决进行淘汰处理。一切本着适质、适价、适时、适地原则进行采购作业。

六、采购人员要不断开发有实力、讲诚信，符合公司发展要求的合作厂家。

七、采购人员要执行职务代理人制，具体要求见《职务代理人制度》。每半年进行一次岗位轮

换，全面提高业务水平，避免采购风险。

八、采购经理不负责具体采购业务，协助、指导采购人员进行相关作业。

九、采购人员应按品项及岗位需求，明确分工任务，执行按品项负责制，责任落实到个人，确

保采购过程跟催与落实。采购人员应将自己所负责的采购品项名称、规格、单价应进行记录（见表二）汇总，每月30日之前进行上报至集团采购中心。

十、采购经理对采购人员进行绩效考评时，要坚决杜绝营私舞弊行为，要本着公开、公平、公

正的原则进行，如发现有违纪行为，试情节轻重给予相应处分。

十一、采购人员应保持公司和个人良好形象，坚决杜绝商业贿赂、回扣的违纪行为，给供应商营造良好的竞争氛围，大力倡导阳光采购。

周稽核记录表

月采购物资汇总表

审核：制表：

采购管理流程撰定单位: 采购管理中心

版本: 第 1 版

发行日期:

机密等级:□机密□一般

合计页数: 共 9 页

采购作业流程图

流程注解：

一、分公司采购部门接到需求部门提报的《请购计划单》进行初审，《请购计划

单》应依审核权限进行核准，审核权限见附表一。《请购计划单》应填写齐全完整，不全者将退回需求部门，采购部门接单时，要由申请部门在接单记录上签字确认。采购到货时间顺延。《采购周期表》见附表二。

二、分公司采购部门依据采购权限及采购范围见附表三，将《请购计划单》进行

分解至采购员及采购中心，按采购流程要求进行采购作业。

三、由分公司完成采购作业

1、采购员应依据请购计划单的物资质量标准要求，寻找3-5家供应商进行询、比、

议价工作。要求供应厂家提供报价单，报价单应注明产品名称、规格、单价、厂家名称、联系人、联系方式并加盖企业公章。厂家无法提供报价单的，应情况说明同（其他）厂家的报价单一起附在《询比议价单》后面。

2、采购员将以上议价结果填写《询比议价单》见附表四，采购经理对《询比议

价单》进行审核，并签字确认。

3、采购员依据核准后的价格单及请购计划单，严格按《采购周期表》，安排厂家

送货或自提，如果需要请款作业的，依据资金审批权限见附表五，进行请款作业。

4、库房或需求部门接到物资后，应在2日之内依据《请购计划单》上要求的品

项、质量标准、数量等要求，办理入库验收手续，并出具《入库验收单》。如验收不合格，应放在待验区，同时通知采购员与厂家进行协商，进行退换货或扣款允收处理。

5、物资验收合格后，采购员应依据《入库验收单》、《请购计划单》、《询比议价

单》、发票等，依据资金审批权限进行报账作业。

四、由采购中心完成采购作业

1、采购管理中心接到分公司的《请购计划单》，依据品项及采购金额等，确定采

购方式。如需招标的，依据招标管理程序进行招标作业。以议价形式确定采购作业的，寻找3-5家供应商报价并进行议价，要求供应厂家提供报价单，报价