档案管理中存在的问题及应对措施

档案管理中存在的问题及应对措施

档案管理中存在的问题及应对措施

摘要：随着信息技术的发展，电子档案对传统档案的冲击日渐加剧，人们对档案管理学的重视不够，档案管理学人才的流失，企业对档案科室的投入不够等直接导致了档案管理的没落，但是，其实档案管理学的重要性确实凌驾于许多学科的领域，人们身份信息等重要机密文件都与档案管理学的完善分不开，本文介绍了档案管理学中存在的问题并提出了解决措施，以此来说明档案管理的重要性。

关键词：档案管理；机密文件；身份信息；

我们想要了解一个领域它所存在的问题,就要首先分析这个领域它存在的背景与意义.一门学科存在就有其存在的价值.所谓档案,它的历史可以追溯到文字开始出现的时期,只不过开始记载文明并编撰成书的时候我们管它叫各类史书典籍,其实从夏商周开始古人们就已经对史书进行过归类整理,这也是"档案”管理的前身.到了清康熙年间,档案开始作为一个独立名词而登上历史舞台.随着文明的进步历史的演变,档案管理制度日趋完善,如今加上互联网大力发展的支持,档案管理也更加的现代化.不论是上到国家建设或是中承国企私企的人事管理再或者下至每个人的人生发展轨迹,档案的发展都与之关系紧密.档案涉及到非常多的不同级别的机密,一旦泄露不仅给了犯罪分子可

（二）后备人才不足问题及解决措施

后备人才不足说到底就是重视程度不够。档案管理学在许多高校中并不作为必修科目而设立。而许多学生及家长都是以今后发展为名选择金融财经类的科目就读。认为档案管理没前途是目前认知上的弊病。许多家长并不了解档案管理学是什么就来盲目的下定义，从而这种口碑就流传开来。就像我们去评价一个人，你不去收集资料不去亲身接触只是从身边人的只字片语中就去说这个人这不好那不行，这是相当狭隘的，也是对当事人极度的不公平，真的需要抛开有色眼镜用平和的心态的逐步了解。那么对档案管理学的普及也是十分必要的，从家长到学生，我想我们应该去各大高中及高校去宣传各个专业，每个专业的存在都不是可有可无，都有其实用的意义。有些我们看似并不起眼的专业将来也能在社会中应用的十分广泛，用自身所学能够造福社会，是中国青年之幸是中国社会之幸。要知道现在许多部门的人事档案管理人员其实并不专业，但是他们从事的却是重大机密的行业，不允许有丝毫的纰漏。档案管理需要更多的有相关知识的人才来共同建设。

(三) 档案管理室的条件问题及相关解决措施

前几天我去档案室整理大家的档案,看到档案室已经很久没有人打扫过了,灰尘一片,甚至有些地方有了蜘蛛网,真的是触目惊心,作为一个学档案管理的,很辛酸.其实目前国内许多小企业还无法达到<<

国家档案管理条例>>中明文规定的整齐规范分类严谨等,反而杂物堆积更有甚者成了公司的仓库,管理设备也出现老化过时,种类不齐全.公司上级对档案管理条例规定的不健全,下级执行人员操作的不规范不重视,直接导致档案的损坏甚至遗失.许多企业对这类问题的答复是"公司资金紧张没有多余的钱去购置单独的档案室”而有些有资金的公司也是找各种理由去回避这类问题.还有一些企业有资金也有独立档案室,但是对档案管理人员的要求不到位,没有提前进行相关知识的培训,这就好比有资源乱挥霍，诺大的森林也会有消失的一天。所以对待企业档案管理室的条件问题必须有一个重视，有一个舒心的环境员工工作起来也会更加努力。这类问题最好的解决方式就是从上而下逐级进行审查，将档案管理问题提到上层领导的议事日程里，与其他部门共同评比，优秀的档案管理人员可进行各类奖励，并积极聘请相关的优秀人员加入进来，以此等办法共同努力。

（四）档案分类不标准问题及相关解决措施

有太多的脏乱差的档案室它们的档案分类自然也是不标准的，试想满地的堆积如山的档案想要从中找出精确的档案可是好比登天了。打个比方记载中国古代列位皇帝和列位书法家的档案不可能放在一个档案柜，但是宋徽宗他既是皇帝又是书法家，我找中国著名的书法家不可能去皇帝的档案柜里去找，这时档案分类显得尤为重要，这就要求档案管理者必须熟知各个档案的类别，对于兼性档案要如何处理。再比如个人档案的年限问题，如果一个军人他要在3年内退伍，那么

档案记录者要详细记载此名军人他是何时入伍何时退伍，他中间有没有因为疾病或是其他个人因素而离开以及具体的时间是什么时候，这中间不可以存在任何差错，否则将来涉及到调档问题或其本人要办理任何个人申办手续会出现各类纠纷。这类问题最好的解决措施便是要明确每个档案的类别，针对不同类别的档案分别进行档案归类，对于兼性档案一定要做好记录，调档时保证准确的拿到所需档案。（五）档案记录精确度问题及相关解决措施

前一段时间我陪父亲去办理退休手续，看到有一个老人要办理退休问题，到社保局办理相关手续，他的身份信息显示他已经达到退休年龄，但是档案记录差了几个月，这中间出现了差异导致他还要出示其他许多相关手续，使他忙的焦头烂额，最后他有没有办成我不得而知，但是这件事却关系到了档案记录的精确问题，上世纪计算机不发达的年代身份信息出错是常有的事，只在我身边就有好多年龄出现偏差的，这和档案记录人员的疏忽是脱不了关系的，档案关系到一个人的一生，记录问题必须严肃对待，有些人为了能够提前退休故意加大了年龄，有些人为了骗保有意去医院开假病历，这些假的东西是千万不能出现在个人档案中的，这可以上升到相关法律问题，法律是严肃的，我们档案记录者要更加的严肃严格，才能确保社会秩序正运行才能维护社会公证。

（六）档案室工作人员流动性大问题及相关解决措施

俗话说一个人藏的东西十个人也不一定能找到，我认为这话说在

档案管理过程中再合适不过了。因为档案室办公人员普遍工资不高，企业重视程度又不够，在没有大力投入资金之前，档案管理人员的流动性很大，交接过程往往容易出现差错，每个人对新环境的熟悉都是要一定的时间，他们如不是严格受过档案管理培训那么他们每个人对档案分类的理解也会不同，当需要调档的时候就会耗费许多时间，档案数量之大，类别之多，有经验的管理者已经游刃有余。对于人员流动性大必要的措施就是给与相对应的薪资以及优厚的福利待遇，相应的回馈是适应人心得必要方式，当然也是在经过档案培训的专业人才。

档案管理是一项集技术性责任性机密性的一项工作，我在上文中介绍了6种常见的问题及应对措施，但也只是冰山一角。要改变强档案管理工作者的社会地位，就要加强对档案管理工作的社会认知，大力发展相关的正式人才，要做到严谨高效秩序稳定的档案管理工作在科技迅速发展的今天是十分必要的。

参考文献：

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[2]谭必勇. 档案学研究的国际进展--基于九种国际档案学期刊论文的计量分析[J]. 档案学研究. 2013(02).

[3]张肇旭，杨玉艳. 资源档案对经济建设的作用[J]. 兰台内外.