行政工作管理规范

行政工作管理规范

一、总则

1.为使公司系统的办公工作实现规范化、程序化、制度化，迸一步加强管理和协调，明确办公

程序，提高办公效率，保障和促进公司战略目标的实现及各项业务的发展，制定本制度。2.公司综合管理部门负责本制度的组织实施和管理监督。

二、接待

1.凡客人来访的，前台文员礼貌询问后让座于接待厅。

2.及时通报来访部门和相关人员。

三、办公室行为规范

1. 为加强公司各部门的管理，使各项管理标准化、制度化，提升办事效率，特制定本规范。

2. 员工应以认真负责的态度，严谨务实的作风做好本职工作，办公讲求效率。

3. 员工应自觉遵守上下班作息时间，上班时间：8：30-17：30，12:00-13:00为午休时间，

严格执行作息时间，上班不迟到、不早退、不准中间私自离岗。

4. 办公时间要保持肃静，不准串岗聊天；嘻闹、高声喧哗和争吵等影响办公环境的行为。

5. 下午下班后，无需要加班人员，应及时离开办公区域，晚上需要加班人员要获得部门负责人

批准。

6. 各办公室内公共物品要摆设整齐，办公桌要干净整洁，做好物品的标识和定置管理。

7. 保持办公环境优美清洁，不得随意丢弃杂物等，爱护办公室公共财物，节约用水用电；做好

办公室防盗和安全工作。暂定每周五下午下班前，公司所有员工统一打扫卫生，卫生区域实行各部门分区分片，具体到个人，轮换打扫。具体安排由综合管理部组织。

8. 公司电话使用只限于联系业务以及工作相关事宜，不得用于私话。

9. 各部门电脑要妥善保管，未经允许任何人不得私自动用其他部门电脑，不得私自拆卸、组装

等，如有问题，及时上报综合管理部。

10. 公司电脑网络使用只限与公司工作内容有关的事宜；上班期间严禁上网娱乐（如：QQ农

场、斗地主、聊天、看电影）等行为，每发现一次，将给予处罚。

11. 公司职工上班时须衣着整洁、得体。男女职工不准穿着与工作环境不相符、不协调的服装

和配戴不协调的饰物上班，严禁穿拖鞋上班。

12. 下班或办公室无人时，须关闭所有电器，公文、印章、票据及贵重物品、现金等须锁人保

险柜或抽屉内，关窗、锁门后方可离开。

13. 接听电话应及时不得超过响铃三声，如受话人不在座位或暂不能接听，就近同事应主动接

听，接听电话应语气温和、礼貌应答，重要电话须做好记录，待受话人回来应及时转告。14. 本制度由公司综合管理部负责监督检查执行情况。对违反规定者，综合部将视情节轻重给

予警告、记过等处罚。

四、办公用品管理规定

1. 为使公司办公用品及设备申购、发放工作规范化，特制订本规定。

2. 办公用品及设备的申购、发放，须遵从“方便工作、节省开支”的原则。申购要从实际需要

出发。员工使用办公用品和设备时要爱护，杜绝浪费。

3. 本规定所指办公用品及设备是指文具、纸张等文案用品，档案柜等低值易耗器具。

4. 办公用品的申购实行集中管理，由综合管理部负责，综合管理部应根据各部门需求填写“办

公用品审批表”报总经理批准，综合管理部文员负责保管和发放，并做好登记。

5. 各部门需用办公用品，须由个人或领用部门填写“物品领用单”，到综合管理部文员处领

取。

6. 办公室传真机、复印机由综合管理部专人负责管理，出现问题，应及时反映，通知维修人员

及时维修，任何人不得私自拆卸。

7. 不得将公司的办公用品、资料、设备、器材等作私用。

8. 员工借用工具、物品必须妥善保管，不得随意拆卸或改装，若因自身原因造成工具、物品丢

失或损坏，由借用人作出赔偿；出现故障应及时向上级报告。

9. 本规定未尽事宜，按公司有关的规章制度执行。

五、会议管理制度

1.为进一步完善议事规则和决策程序，提高公司会议质量，确保公司行政和业务工作顺利开展

及信息通达，特指定本制度。

2. 会议原则，会议应做好充分准备、要注重会议质量、提高会议效率等原则，会议的组织、安

排由各部门内勤文员或综合管理部负责。

3. 适用范围，本制度适用于公司及各部门的工作会议和专业会议，如总经理办公会议、公司行

政办公例会、部门会议等。

4. 总经理办公会议：

（一）召集、主持：总经理办公会议由综合管理部负责召集，总经理主持，综合管理部文员进行会议记录。

（二）参会人员：总经理、副总经理、财务经理、营销总监及总经理指定参加的有关人员。（三）会议时间：会议由总经理根据公司不同阶段的经营发展需要，临时决定开会时间。（四）会议内容：

5. 部门会议：

（一）部门会议由各部门负责人根据工作需要召开。

（二）部门会议主要内容：各部门日常事务工作；

本部门阶段性性工作总结及下阶段工作安排；

传达公司行政会议决策，组织贯彻、落实。

6. 全体员工会议

（一）召集、主持与记录：全体员工会议由综合管理部负责召集，由总经理主持，综合管理部文员进行会议记录。

（二）参会人员：公司全体员工。

（三）会议时间：根据需要不定期召开。

9. 会议制度要求：

（一）所有应与会人员必须准时参加，均不得缺席、迟到、早退，遇特殊情况应在会议开始前半小时向直接上级领导请假，会议记录人员登记到会情况。

（二）主持人须在会议前与相关人员拟定好会议议程等，不能毫无准备地召开例会。

（三）所有会议的会议纪要由会议记录员在会议结束后3个工作日内，以电子邮件形式或复印件发送到各与会人员，并文件（含电子文档）备案。

（四）所有参会人员应将手机设置在无声或振动状态下。

六、人事管理制度

1. 招聘录用制度

2. 新员工报道入职流程

3. 员工转正定级考核

4. 内部人事岗位变动

5. 员工离职制度

6. 薪酬制度

7. 考勤制度

8. 人事档案管理制度

等，以上关于人事管理制度、原则、流程等详见《人事工作管理手册》。

七、财务管理制度

八、合同管理制度

九、出入库管理制度

十、印章管理制度

附言：以上为XXX商贸有限公司日常的《行政工作管理规范》，以《公司工作管理暂行条例》为执行依据，具体细则请参照相关管理制度。

以上解释权归综合管理部门

综合管理部

2010.07.22