档案的利用、阅文制度

档案的利用、阅文制度
档案是党和国家的宝贵财富，档案的利用工作是整个档案工作的重要环节之一，也是档案工作的根本目的，为使档案提供利用有章可循，确保档案安全，同时也为有效地利用档案信息资源，更好地为学院教学、科研和党政管理等各项工作服务，根据黑龙江省实施《中华人民共和国档案法》办法和有关政策、法规，结合我院档案工作实际情况，特作如下规定：
一、档案室工作人员要提高服务意识，对来档案室查阅档案者要热情接待，积极耐心地为其提供高效优质的服务。

二、外单位利用档案，必须持单位介绍信本人工作证、身份证，审明查档案原因，经本单位分管档案的院领导批准后可准予利用，学院重要性机密档案不允许外来人员利用，一切档案材料一律不予带出学院。

三、学院各分院、处（部）及个人利用档案必须填写《哈尔滨华德学院档案利用审批单》，按流程签字确认后持有效证件（教职工凭工作证或身份证；学生凭学生证或身份证）方可利用档案。

四、利用档案者必须认真填写《哈尔滨华德学院档案利用登记簿》。

五、利用档案者要爱护档案，不得在文件材料上画圈、勾线和作任何记号，不得涂改拆散、抽页、污染和损坏档案；不得擅自传抄、复制档案，严禁拆卷带走档案材料。

六、利用档案者在档案室阅文室严禁吸烟、喝水，以防烧毁受潮，确保档案完整无损阅毕归还时，应当面清点注销。

七、各分院、处（部）和个人利用档案时，应在档案室阅文室内阅文，未经档案管理员允许任何人不得擅自进入档案室内。

八、任何人不得在档案室阅文室内大声喧哗，随身携带照相、录像等设备。

九、档案材料原则上只限在馆内查阅，不得复摘抄、复印或带出档案室阅文室，如工作需要借出必须得到相关负责领导签字同意，特殊情况需经主管院领导审批通过后方可借阅，借阅档案时间不得超过一周，如超过期限，因故不能按时归还，应向档案室说明情况，经档案室负责人同意后续借；且重要机密档案一般提供副本，正本（原本）一律不外借，除经主管院长审批同意后方可借出，档案利用完后必须按期归还。

十、利用、借阅档案人员，要认真爱护案卷，严格遵守借阅、保密制度。

十一、档案室管理员要及时提醒各分院、处（部）或个人按时归还借阅档案材料
并做好验收登记工作。

十二、借出和归还档案材料时，档案管理员要认真检查卷宗，有无遗失、破损，涂抹痕迹并做好记录，出现问题要及时向档案馆负责人汇报并及时处理。

十三、档案管理员要及时向各分院、处（部）或个人催缴、回收档案材料复印件，并将其妥善管理。

十四、学校各部门因工作需要查阅档案不得收费，校内师生员工因私查阅利用档案，按规定收取一定的费用。

十五、电子档案索引目录及材料以及音频、视频等材料的查阅必须经主管院领导签字同意后方可利用。

十六、解释权归档案馆。