人事档案管理的信息化建设解析

人事档案管理的信息化建设解析

作者：张丽巧

来源：《办公室业务（上半月）》 2016年第11期

目前，人事档案管理工作正面临新的挑战与机遇，正朝着信息化建设方向进步，这也就是说，人事档案管理工作也需要不断的跟进，为人事档案管理的信息化建设提供良好的条件，提

高了管理工作的工作质量与效率，从另一方面推动了企业的发展。但是，人事档案管理信息化

建设尚未成熟，仍存在一些问题，因此，有关部门需强化档案管理的信息化建设，实现技术创新。

一、人事档案管理的信息化建设的重要性

档案管理的信息化建设就是通过网络信息技术进行人事档案信息管理，实现档案信息资源

的共享，利用电子设备将档案信息数字化处理，不断促进人事档案信息化的发展，为现代化建

设更好的服务，促进经济的发展。此外传统人事档案信息的查阅较为费时，实现人事档案信息

的数字化建设，大大节省了查询信息的时间，更好的服务与人事服务事业。通过互联网将人事

档案信息由纸质管理变为信息的数字化，方便查阅和存储信息，满足了对档案管理工作的需求。促进了社会的进步。

二、人事档案管理信息化建设存在的问题

（一）信息化建设的观念落后基础配备不完善。目前，人事档案管理的模式还处于传统的

封闭式管理阶段，人事档案由单位人事管理部门进行管理，个人对本身的档案信息并不了解，

只有专门的人负责管理，人事档案信息变得比较神秘。部分单位人事档案管理的基本设备落后，不能进行互联网办公，即使有部分公司配备了计算机，但却不能联网，一定程度上使得档案信

息不健全。有一部分的单位仍坚持传统的管理方式，不注重电子信息设施的管理，导致人事档

案信息不能被充分使用。

（二）档案信息化管理标准不明确。人事档案管理信息化建设发展过程中，首先应明确建

设规范的范畴，促进人事档案信息化管理建设的顺利开展，首要工作就是统一标准规范。很多

单位没有公开人事信息，人事档案管理信息化建设不合理，没有统一的标准，使档案信息化无

法顺利进行，档案资源无法共享，使人事档案信息不能满足社会需求。

（三）档案管理人员素质较低。人事档案管理信息化建设要求管理人员具有较好的综合素质，掌握管理的相关技能和专业水平。目前，部分人事档案管理人员的综合素质还不够高，管

理者的工作还停留在纸质的档案的管理与建设阶段，不能更好地利用计算机。部分管理者工作

态度不够认真，在管理中可能犯马虎大意的错误，进而影响档案信息的管理工作的质量。

三、人事档案管理的信息化建设对策

（一）提高信息化建设观念完善信息化建设的设备。人事档案管理的信息化建设中，要提

高管理者的综合素质，改变原有的传统的管理观念，适应新的管理模式。当然，人事档案管理

也需要不断完善现代化的基础设施的设备，这是信息化管理的物质基础和必要前提。因此，要

不断提高档案管理部门的计算机及互联网技术，实现档案管理的信息化建设，提高人事档案管

理的工作效率。

（二）实现人事档案信息的数字化。在进行人事档案数字化的过程中，首先需要对档案进

行信息化录入，可由企业人事人员进行操作，也可进行外包录入。虽然这一过程中，会投入较

大成本，但从长期来看，有效提升了管理效率，省时增效，实现了成本节约，是利大于弊的。

此外还应引入人事档案管理软件，档案管理人员需要针对软件进行技术培训，确保能够充分发

挥管理信息系统的功能，提升效率。并连入互联网，实现共享。

（三）建立健全规章制度确保档案信息的安全性。人事档案管理的信息化建设中，一定要

确保档案信息的安全性与真实性，因此可以通过新的规章制度对人事档案信息化建设后的管理

工作进行有效管理限制，保证档案信息化制度更加完善、合理、规范化。与此同时，在实现档

案信息的公开使用，通过计算机实现资源共享时，要保证档案信息不外泄，确保信息的真实性

和安全性，为此，相关的档案管理部门应该制定相应的管理机制，加强档案的电子管理与监督，注重管理者对档案安全管理的培训，提高安全防范意识。

（四）引进先进信息化设施。此外还要加大信息化建设的设施、软件的引进、研发与更新，促使科技设备系统的更新，建立完整的人事档案信息管理系统。根据档案管理工作的需求，加

大档案信息的维护、录入、查询等功能。建立人事档案信息数据库，使得信息数据循环使用，

增加了数据的使用率，使得人事档案信息被广泛利用，档案信息资源得到了共享。因此，相关

的管理人员应重视对档案信息化管理设施的研发，促进档案信息化建设。

四、结束语

综上，在人事档案信息管理过程中，需充分使用计算机技术实现档案的电子化管理，使档

案信息可以被广泛利用，促进人事档案信息化建设的快速发展。