办公自动化系统(OA)运行管理规定

办公自动化系统（OA）运行管理规定

1•目的

为了提高公司工作效率，有效落低和节省成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种

信息传递快捷畅通，依照公司的实际，制定本规定。

2.适用范围

2.1本规定适用于集团各部门、各控参股企业、各销售公司（物流中心）办公自动化的治理。

2.2 oa系统用户暂定为集团各部门、各销售公司（物流中心）工作人员和各控参股企业治理人员。

3.相关部门职责

3.1集团办公室负责文件的制作、发送、督办和少量纸质文件的存档和上报。发出的电子公文必须具有符合规范的文件头和文件主体。

3.2集团人力资源部负责配合集团办公室信息技术处进行oa用户的注册和注销。

3.3集团办公室信息技术处负责oa系统操作技术的培训，oa系统运行设备的维护、治

理和电子文档的保存。

3.4各控参股企业、各销售公司（物流中心）的部门和人员职责可参照执行。

4.文件发送与接收

4.1集团公司及各部门、各企业下发、上报的各类公文（包括文件、会议通知、公告、简报、信息等）原则上统一采纳办公自动化系统（oa）发送，特殊事情需要打印纸质文件的

报集团或本分管领导批准。

4.2集团公司的正式文件及其他需要签发的公文，仍按原流程起草、审核、签发，统一由办公室编号、制作、扫描、使用oa发送至收文单位和个人，并依照实际需要打印若干份

存档和上报。

4.3电子公文应做好登记，并由起草、审核、签发人签名。

4.4所有oa用户每天上、下午上班后都必须及时登录oa系统查看文件，并始终使oa

系统处于在线”状态，确保信息和联络畅通。如因出差或出差时刻较长，须指定授权的公文代办人代办。

4.5电子文件发送后，工作人员应依照公文的缓急程度对所发公文的接收事情进行检查，催办、督办，发觉咨询题及时与有关人员联系。

4.6集团各部门、各控参股企业、各销售公司（物流中心）要建立oa系统治理体制，

指定专人负责oa系统文件的治理。

5.用户注册和注销

5.1总部新进符合使用oa系统的人员，由人力资源部在一具工作日内将人员的姓名、单位、岗位等基本资料送交集团办公室信息技术处，信息技术处应在一周内完成电脑配置和oa用户注册。总部oa用户离职前，须到集团办公室信息技术处办理电脑移交及oa注销手续后，方可办理离职手续。

5.2各控参股企业、各销售公司（物流中心）新进符合使用oa系统的人员，由控参股企业、各销售公司（物流中心）在两个工作日内将人员的姓名、单位、岗位等基本资料报集团人力资源部，人力资源部备案后送交集团办公室信息技术处注册。控参股企业、各销售公司（物流中心）oa用户离职前，需报集团人力资源部备案，并由集团办公室信息技术处办理oa注销手续后，方可办理离职手续。

5.3集团各部门、各控参股企业、各销售公司（物流中心）对没配置专用电脑的oa用户，要合理安排电脑共用。

6.系统安全与维护

6.1集团公司和各控参股企业、各销售公司（物流中心）的络服务器在工作时刻内必须始终保持在线，oa系统始终保持正常的运行状态。建立服务器的运行日志，并保存30天以

上。

6.2集团办公室信息技术处须指定治理员特意负责文件上传及系统维护。所有配置信息

要由专人保管，注意保密。系统治理员应定期对络系统进行杀毒，建立防火墙，防止黑客侵入，确保系统安全。

6.3密级的文件别入oa系统，按照现有公文流转方式处理；电子文件严格按发文范围发送，发文范围的审批仍按集团公司公文治理有关规定执行。

6.4所有oa系统应保管好用户密码口令，别得随意泄漏给无关人员。

7.文件共享与归档

7.1集团办公室应对公司成立以来的文件进行清理，剔除密级和失效文件外，将所有的有用文件在oa系统上公布，供用户学习、使用。

7.2 集团办公室对oa系统上电子公文每年整理一次，刻录成光盘，存入集团档案室。

8•附则

8.1本规定自〜年1月1日起试行，原有关规定并且废止。

8.2在试运行期间，公司除利用oa系统处理文件发送、信息沟通外，还将逐步推行自

动化办公流程，以期实现真正意义上的无纸办公，加快公司的治理科学化和现代企业制度建

设。

8.3集团各部门、各控参股企业、各销售公司对在试行中遇到的咨询题和意见、建议，请及时向集团办公室反映，以便对本规定进行修改。