某办事处日常工作行为准则

办事处日常工作行为规范

签发： SD2005818-01

为了明确日常工作，规范工作行为，工作责任到人，同时为公司对员工的考核提供依据，特制定本规范：

一、办事处日常工作行为规范：

1、根据公司目前市场状况，办事处的设立以省级为单位，再根据网络分布

情况，设立办事点。

2、省级办事处设立助理一名（可以由市场人员兼任，但必须由公司指派），

负责协助办事处经理处理日常事务。

3、办事处作息时间：每周一至周六为正常工作日，每日工作时间为：上午8：

30－12：00、下午1：30－6：00，工作时间内，办事处必须保持有工作

人员在岗。

4、办事处日常行为规范：

①、事处每日上班、下班必须进行卫生清理，以保持室内的整洁。

②、办公地点内的各种物品必须摆放有序、整齐。

③、工作人员接人待物必须使用文明语及礼貌用语，接听电话必须

使用统一开场白：您好！飞鸽药业，请问有什么可以帮助您的吗？

④、工作人员着装必须大方得体，保持整洁，男士不得穿短裤、背

心及拖鞋，不得蓄发及胡须；女士不得穿奇装异服及过分暴露的

服装，不留长指甲、不穿拖鞋、不得佩戴夸张饰品。

⑤、办事处内人员必须保持团结，不准打架、斗殴、赌博、喝酒、

在规定的作息时间内不准打牌以及进行他娱乐活动。必须注重与

邻里间的公共关系，不得做出影响邻里生活的事情。

⑥、办事处不得逗留无关人员或办事处工作人员的亲属。

⑦、办事处经理负责办事处财产的管理工作，若属人为损坏或发生

丢失则由办事处经理负责照价赔偿。

⑧、办事处所有员工必须保证24小时开通电话，每月规定时间内

需按工作安排递交各类表格及相关文件。

5、办事处日常工作：

①、月27日为月度会议时间（或遇节假日，可顺延）。

②、每月28日，办事处必须向营销中心上报下月工作计划。（附一）

③、每月2日，办事处必须向营销中心上报上月工作总结。（附二）

④、因某事需临时沟通时，办事处需以工作联系单的方式上报。

⑤、对于办事处所有上报文件，必须在得到批复后方可执行。

⑥、对于突发事件，需紧急处理而不能及时以工作联系单（附三）

进行上报的可直接通过电话汇报，得到允许后执行，事后得补办

工作联系单。

⑦、办事处对各类文件需分类汇总、存档。

⑧、办事处对下属员工组织定期培训。

⑨、办事处对下属员工的工作进行指导、监督与考核。

⑩、办事处不定期对各地区市场进行走访、了解网络情况（包括经销商、销售终端的运行、建立等）。

?、办事处除产品样品及赠品外，不得存放产品，若因存放产品而受到当地检察机关的查处，后果由办事处人员承担。

?、办事处负责产品与物料的统筹与管理。

?、办事处负责区域市场推广活动方案的拟定、实施与监督。

?、办事处于每月2日，上报竞争产品信息及行业动态报告（附四）。

?、每个员工日常工作日清日结，做好工作日志。

?、每个员工制定周工作计划与周工作总结。

二、办事处人员岗位职责：

1、省级经理

①、负责日常事务的协调、处理工作。

②、负责办事处主管级以下人员的招聘、培训、考核及管理。

③、负责省区内的区域划分。

④、负责按照营销中心的营销方案完成各项指标与任务。

⑤、负责区域推广活动方案的拟定、实施与监督。

⑥、不定期走访市场，了解市场动态。

⑦、收集市场信息、汇总整理上报营销中心。

⑧、维护处理各种公共关系。

⑨、各种市场费用的复核。

⑩、媒体广告的监控。

?、市场费用的控制。

2、商务主管

①、区域内经销售（代理商的建立）

②、招商信息的传递。

③、经销商（代理商）关系的维护。

④、经销商（代理商）产品的进、销、存跟踪。

⑤、经销商（代理商）的回访跟踪。

⑥、招商推广会的组织与协调。

⑦、商务信息的收集与整理。

⑧、经销商（代理商）的综合评估。

⑨、回款任务的达成。

⑩、销售任务的达成。

3、地区主管（临床主管）

①、制定本区域月度工作计划。

②、对月度工作进行总结。

③、执行公司营销方案。

④、本区域工作人员的招聘与管理。

⑤、市场信息收集、整理与上报。

⑥、销售网络的建立与维护。

⑦、了解产品流向、确保减少（杜绝）窜货。

⑧、推广方案的执行、监督与管理。

4、OTC业务人员（临床代表）

①、开发销售终端网络。

②、销售终端的客情维护。

③、市场信息的收集与反馈。

④、推广活动的执行。

⑤、销售终端的进销存跟踪。

⑥、制定周工作计划与总结。

5、办事处助理

①、各种资料的汇总、统计、分类、归档。

②、各种费用的初步、审批。

③、协助办事处经理处理日常事务。

日常事务审批管理规定

签发： SD2005818-02

为了明确各环节责任，保证市场与公司间沟通的顺畅，使营销中心决策快速的下达，促进市场正常、良性的发展，特制定本规定：

一、月度计划的上报与审批

1、各办事处于每月28日，上报本办事处的各种工作计划，本工作计划是根

据各地区办事机构的实际情况，综合各地区主管的意见而形成。

2、工作计划的内容：

①、广告宣传计划

②、促销活动计划

③、物料领用计划

④、回款计划

⑤、需货计划

⑥、出差计划

⑦、费用预算

⑧、网络开发建设计划

3、根据工作计划内容，后附相应表格：

①、广告宣传计划审批表（附五）

②、促销活动审批表（附六）

③、物料申请表（附七）

④、回款、需货计划表（附八）

⑤、出差计划表（附九）

⑥、网络开发计划表（附十）

4、针对相应需回复的表格，营销中心必须在2日内予以批复，并于3日回

传各办事处，以免影响市场工作的开展。

5、媒体广告需提供媒介评估报告。

6、工作计划的上报审批程序。

汇总

地区主管办事处经理大区经理营销部经理营销总监

二、月度总结的上报

1、各办事处必须于每月2日前上报上月工作总结（附二），以便营销中心对

办事处的考核。

2、工作总结的内容.

①、实际回款额

②、广告宣传执行

③、促销活动的评估

④、物料使用及库存情况

⑤、出差执行情况

⑥、网络开发情况

3、根据工作总结内容，后附相应表格：

①、回款、发货统计表（附十一）

②、广告宣传执行表（附十二）

③、促销活动评估表（附十三）

④、物料库存表（附十四）

⑤、网络资料表（附十五）

4、工作总结作为营销中心对办事处考核的重要依据，经营销中心对各项表

格及数据统计后，进行评估，并将统计结果传给办事处。

5、工作总结上报程序。

汇总统计

地级主管办事处经理大区经理营销部营销总监

三、工作联系单的上报与审批

1、工作联系单适用于临时或突发性的事务上报（见附三工作联系单）

2、工作联系单的审批程序。

地级主管办事处经理大区经理营销部营销总监

广告推广执行行为规范

签发： SD2005818-03

为了规范宣传、推广的执行行为，营销中心对宣传推广活动的监督与核查以及对办事处人员的考核，特制定本规定：

一、媒体广告的执行

1、对于电视及报纸媒体的广告，应首先对媒体进行评估，包括时段、受众

目标、发行量（收视率）及覆盖面积、投放费用等。

2、根据综合评估结果确定媒体。

3、制定媒体投放排期。

4、签订媒体投放协议：（协议必须经过营销中心审核批准后，方可签订）。

5、媒体投放监测。（电视广告的收视率、播放时段、报纸广告的投放日期、

内容等）

二、宣传终端与销售终端的推广执行

1、宣传终端（社区）

①、宣传终端的选择：

目标群体相对集中的社区；

销售终端同类产品销量较大的临近社区；

老式住宅的社区。

②、宣传方式

产品试用活动＋物料宣传（鼓励以此方式进行，也可根据特殊原因

单项进行）

③、宣传步骤

A、与居委会联系、沟通、表达公司的公益意愿，进而确定产品试用

活动的时间。

B、产品试用活动的前期铺垫：居委会信息的传递、张贴产品海报及

活动信息。

C、借助居委会发放试用产品（活动当日应对居委会进行简单布置，

使用一些形象宣传物料，如：X展架、横幅、POP等）

D、收集使用试用产品患者的资料。

E、维持社区内公司宣传物料的使用，并对试用客户进行回访。

2、销售终端

①、销售终端的选择

A、人流量很大的药店。

B、同类产品销量较大的药店。

C、对产品及公司很支持的药店。

D、比较适合做形象宣传的药店。

②、宣传方式

各种物料组合使用，形式集中式包装（根据药店环境，可选择1种

或多种物料）

③、宣传步骤

A、对药店进行综合评估，选择适合进行包装的药店。

B、与药店进行沟通，确定包装时段。

C、选择适当物料，进行组合包装。

D、物料维护，对于破损物料及时更换。

3、宣传物料的作用

签发： SD2005818-04

一、工作人员招聘

1、因工作需要扩充市场人员时，应以人员招聘申请表（附十六）向营销中

心提出申请。

2、经过营销中心研究通过后，主管级（包括主管）以上人员由公司人事部

负责协调、招聘；主管级以下人员由办事处自行招聘。

3、被聘用人员的个人档案，一律上报交由人事部整理存档，个人档案包括：

个人简历、身份证、学历证、其他证书的复印件及照片。

4、试用人员薪资按正式员工下浮50元－100元。

5、试用期三个月，成绩优异者可适当缩短适用期。

6、转正必须按人事部规定填写转正申请表逐级上报。

二、工作人员的离职与辞退。

1、工作人员离职必须提交辞职报告，无辞职报告不发放薪资。

2、辞职报告必须经逐级审批，主管级以下人员报告至营销部长，主管级以

上人员必须报告至总经理审批。

3、辞职人员必须提前递交辞职报告，试用期人员提前半个月，正式员工提

前一个月。

4、离职人员工资按实际工作日发放，试用期人员工作日未满七个工作日不

发放工资。

5、辞退人员必须按7日交接进行工作交接程序的办理。

6、辞退人员工资按一下比例执行，辞退日期未满半月的按半月工资发放，

超过半月的，按整月工资发放。

7、无论离职或辞退人员都必须交接清楚；离岗档案必须上报人事部归档。

三、员工休假制度

1、员工请假必须填写《请假单》，特殊情况并且请假时间在一天内的，可先

执行电话请假，再进行补单；

2、员工请假三天以上的，必须填写《请假单》并经办事处经理审批后，方

可休假；

3、员工请假在七天以上的（含七天），必须上报营销中心，经批准后方可休

假；

四、节假日加班制度

五、申请程序

办事处经理人员招聘申请表至大区经理签署意见营销中心人力资源部

签发： SD2005818-05

1、办事处每月制定出差计划。（见附9出差计划表）

2、出差计划经审批后即可执行，若因工作需要临时调整，费用应控制在『出差

计划』额度之内，且需在月出差总结表（附17）中予以说明出差原因。

3、办事处出差人员在公司设有办事处或有租房的地区出差，应住自有房屋，若

属特别局限或其他特殊原因（如不能提供住宿或有接待活动）则允许住招待所或宾馆，住宿、交通及用餐标准参照方案相关规定执行。

4、大区经理、省级经理、业务人员在享有市内交通补贴的情况，跨区域出差的，

区域间的往返车费实报实销，属包干区域的则在包干总费用支配。

5、属公司新开区域，跨区出差的，其费用标准参照营销方案的差旅标准执行，

新开区域的业务代表跨区出差，其出差费标准按营销方案中办事处主任的规定执行。

6、费用核销见费用管理规定。

7、程序

样品、赠品管理规定

签发： SD2005818-06

一、样品管理规定

1、办事处因工作需要样品时，必须提交样品、赠品审批表（附十八）。

2、经营销中心批准后，由营销中心立即组织发货。

3、用于政府行政主管部门存档备案的；应提供行政主管部门的样品使用说

明。

4、用于客户存档备案的，应提供其收据说明。

5、用于招商使用及宣传的，应注明样品批号、规格、数量，并选择适当位

置摆放于办事处（点），摆放整齐、陈列展示。

6、样品核销见『费用管理规定』。

二、赠品管理规定

1、办事处因工作需要使用样品时，必须提交样品、赠品审批表（附十八）。

2、经营销中心批准后，由营销中心立即组织发货。

3、赠品的使用必须进行严格的登记备案，以赠品使用表（附十九）表明流

向。

4、赠品不得由经销单位发放，只能由公司工作人员执行。

5、赠品必须存放在办事处（点），由专人负责管理，领用赠品必须登记，见

赠品领用表（附二十）。

6、每批赠品使用完毕，办事处必须将赠品使用表赠品领用表整理成册，上

报营销中心。

7、程序：

退换货管理规定

签发： SD2005818-07

一、退货管理制度

1、公司产品非质量问题，一律不予退货。

2、产品出现质量问题，业务人员必须第一时间向上级领导汇报，并迅速前

往现场，对产品进行鉴别、检验。

3、产品鉴别、检验后应立即向主管领导汇报并提出解决意见，得到批示后

立即解决。

4、需退货的，业务人员必须填写『退货清单』（附二十一），由双方签字确

认；并传回公司；同时补批『工作联系单』。

5、公司同意后业务人员即可办理退货的运输，公司将凭『退货清单』核验

退回产品，货单不符的，公司视为无退货。

二、换货管理规定

1、公司产品的换货，只限定于包装破损及销售缓慢的情况下距有效期尚有

半年以上的产品。

2、对于需换的产品，业务人员必须进行仔细检查，填写『换货清单』（附二

十二），并上报营销中心。

3、经营销中心批准后，业务人员与客户协商，客户签字确认后办理换货手

续。

4、营销中心凭批准后的『换货清单』予以办理换货。

5、换货程序。

签发： SD2005818-08

一、窜货的解释：

1、窜货是指发往某区域销售的产品因某种原因在另外的区域销售。

2、窜货分为恶意窜货和非恶意窜货。

恶意窜货是指某区域的产品以低于其他地区供货价的价格冲入其他区域市场，造成对其市场的冲击，扰乱价格体系，影响其正常销售的行为。

非恶意窜货主要是指跨区连锁零售企业，因总部产品配送原因，导致产品流向其他区域市场销售的行为。

二、窜货的管理规定

1、某市场发现有其他区域市场的产品在本市场销售，应立即收集证据资料，

包括产品、销售地点、产品已销数量及库存数量等。

2、取证后，以工作联系单的形式连同取证资料上报营销中心，并将窜货样

品寄至营销中心。

3、营销中心对资料进行复核后，对窜货行为进行界定，分别按相应处理规

定进行处理。

4、恶意窜货的处理规定。

①、窜货区域不享有窜货金额的业绩及提成，此业绩及提成划归被窜货

区域。

②、窜货区域负责人及业务代表分别处以窜货金额（按出厂价计算）

10％～20％的罚款。

③、窜货单位将予以窜货金额30％的罚款，连续两次窜货则扣罚全部保

证金，并停止发货，取消其代理或经销资格，不享受公司的各项返

利及优惠政策。

④、营销中心将对窜货行为及处理结果进行全国通报。

⑤、连续两次窜货的区域，其负责人及业务人员将给予降级及降薪处理。

5、非恶意窜货的处理

①、窜货区域不享有窜货金额的业绩及提成，此业绩及提成划至被窜货

地区。

②、窜货区域应与窜货单位协商，避免此种窜货行为。

③、对于不能避免的，则必须将被窜货区域市场的产品价格调至当地产

品价格。

签发： SD2005818-09

一、代理商资格

1、具有药品销售经营资历两年以上。

2、具有正规的相关证照及经营资质。

3、具有一定的市场网络及销售团队。

4、具有良好的资信度，在业内具有良好声誉。

二、经销商资格

1、具有一定的资金实力。

2、具有药品销售资历两年以上。

3、具有一定的市场网络及销售能力。

4、在业内具有良好声誉。

三、开发管理规定

1、对商家进行详细调查，包括资信程序、网络、销售能力、业内声誉等。

2、根据调查结果，选定符合公司要求的商家，填写『开户申请表』（附二十

三）同时，与商家进行磋商，确定合同条款。

3、合同条款确定后，连同开户申请一并上报营销中心审批。

4、开户申请及合同经过审查批准后，营销中心将审核批准后的合同条款的

合同盖章、签字，与开户申请的复印件一并寄至办事处。

5、待商家签字盖章后的合同，办事处留档复印件，原件则寄回营销中心存

档。

6、若遇经销商与代理商在同一区域的，经销商必须从代理商处转货。

7、代理商及经销商返利及营销政策严格按照营销方案执行，特殊政策必须

报经公司总经理批示。

四、经销商代理商开发程序。

签发： SD2005818-10

一、信息到达公司后，营销中心必须与当地业务人员及时沟通，予以确认。

二、营销中心得发货确认后，立即组织发货。

三、营销中心制作商品调拨单，经主管负责人签字后组织发货。

四、产品出库时，应由仓库管理员，承运人签字确认。

五、货物发出后，营销中心应及时与当地业务人员联系，告知产品发出以及预计

到达时间，并将产品调拨单及客户签收单（附二十四）传真至客户，以便在收货时进行确认。

六、业务人员应及时与客户联系确认产品是否到达。

七、产品到达后，业务人员应立刻赶到客户所在地，与客户一同对产品进行检验

与确认，确认、检验无误后，由收货单位填写客户签收单并签字盖章。八、业务人员需将客户签收单待收货单位签字盖章确认后复印留档，并传真回营

销中心。

九、运输途中发生的产品损坏，在运输管理法规定比例之外的损失由承运人承

担。

十、发货程序。

兼职人员管理规定

签发： SD2005818-11

一、兼职人员包括终端兼职促销员、临时宣传推广人员等。

二、兼职人员不享有公司的工资福利待遇，其费用纳入市场推广费用，不作为销

售费用。

三、办事处必须建立兼职人员档案，兼职人员资料表（附二十五）。

四、兼职人员上岗前必须经过公司当地业务主管级以上人员的培训。

五、兼职人员的招聘必须由业务人员提出申请，递交人员招聘申请表（附十六）

逐级审批至营销部部长批准后由业务人员在当地招聘。

六、兼职促销员应每月组织一次培训。

七、兼职人员招聘申请审批程序。

费用申请及核销管理规定

签发： SD2005818-12

一、费用的申请

1、营销人员只有在关系到费用的报告、文件等得到营销中心的批准后，方

能提出费用申请。

2、费用申请时，必须填写『费用申请表』（附二十六），并逐级上报。

3、单笔费用在10000元以下的必须经过营销总监审批，单笔费用在10000

元以上的必须经过总经理审批。

4、费用申请程序：

二、费用的核销

1、广告推广费用：

需提供的核销依据

A、电视报纸媒体：菲林（电视）、报纸实物、广告合同、发票、监播单

（电视）、批复文件；

B、终端包装（包括社区）：

终端包装明细表（附二十七）、包装合同、背注照片（照片后注明哪里哪家终端）、批复文件、费用发票；

C、促销活动：

批复文件、费用明细表（附二十八）、费用发票或收据、活动现场照片。

2、备用金：

需提供的核销依据

A、房租：租房合同、费用发票（收据）、房主资料；

B、水电：发票；

C、办公用品：发票。

3、其他费用：

需提供的核销依据

A、通讯补助：话费发票（机主必须是报销人员）；

B、差旅费：本票。

4、以上费用依据必须附在相应的报销单据之后

三、费用核销程序

物料使用管理规定

签发： SD2005818-13

一、申请物料时，如需直接发往办事处所辖各办事点的话，请在『物料申请表』

中注明，若无说明，则所有物料将直接发往办事处所在地。

二、物料的存储与发放必须设专门人员管理。

三、业务人员需要物料时，必须填写物料领用单（附二十九），由物料管理人员

负责发放，其他人不得私自使用物料。

四、物料在使用过程当中，必须填写『物料使用清单』（附三十），在物料使用完

毕后『物料使用清单』上交业务主管存档。

五、对于能够反复使用的物料必须注意保管，延长期使用寿命。

六、对于社区及药店内的宣传物料，如展示架、立牌、灯箱等，要注意经常维护，

损坏的及时更换，保持宣传物料的干净及使用效果。

七、物料费用纳入使用区域促销费用，各领用区域按需领取。

渠道管理规定

签发： SD2005818-14

一、关于经销尚（代理商）的管理规定

1、业务人员每周必须拜访当地经销商（代理商）1次。

2、业务人员必须及时了解经销商（代理商）的进、销、存。

3、业务人员必须要了解产品走向，并对其销量有大概了解，同时建立产品

流向档案，上报营销中心。

4、业务人员要及时注意经销商（代理商）动态，了解其思想，把握其心理，

为产品的顺利销售解除障碍。

5、业务人员每拜访一次，必须填写『客户拜访记录表』（附三十一）每月集

中一次，上报办事处，遇紧急事件或动态，必须以第一时间以电话形式

上报营销中心，事后补登『客户拜访记录表』。

6、根据进销存情况，及时督促经销商（代理商）进行销售行为调整，促进

该区域的销售与回款。

二、关于销售终端的管理规定

1、对于重点销售终端（形象店或销量大的店）每周至少拜访两次，一般终

端一周拜访1次。

2、拜访终端时，应及时了解其进、销、存。

3、对于终端的包装，每次拜访时必须进行维护。

4、搞好与药店营业员之间的公共关系，保证宣传物料的使用与产品的销售。

5、及时与促销员进行沟通，分析收集市场信息。

6、注意产品陈列位置及排面，尽量保证产品位于醒目位置。

产品陈列的位置标准：

A、若产品陈列在货架，则要求高在1.6M左右的，排面最好在四个排面。

B、若产品陈列在货柜商，则要求在货柜最上层，排面最好在四个排面。

C、整体陈列位置应靠近人流量最大的通道。

7、对于重点终端，可考虑适当做一下终端促销，提高产品知名度，扩大产

品销量，并提高终端企业间的关系。

促销活动管理规定

签发： SD2005818-15

一、大型或全国统一性促销活动

1、大型或全国统一性促销活动由企划部根据市场需要向营销中心提出申

请。

2、申请获准后，由企划部负责人组织活动方案的制定。

3、活动方案经逐级上报，经总经理审批后由企划部予以组织实施。

4、活动总指挥由企划部负责人担任。

5、活动费用由企划部负责办理借支手续。

6、活动所需物料由企划部设计、物料部负责制作。

7、活动结束后，由组织部门负责统计数据，填写『促销记录表』（附三十二），

同时对活动效果进行评估。

8、促销活动相关文件及资料由企划部负责存档。

二、区域性促销活动

1、区域性促销活动由所在区域在上报月度计划时一同上报。

2、活动方案由区域办负责制定。

3、办事处经理负责活动执行的指挥。

4、活动所需促销品及宣传物料向营销中心直接申请。

5、企划部参与活动执行的跟踪及评估。

6、促销活动结束后，办事处负责数据统计，填写『促销记录表』，同时对活

动效果进行评估。

7、活动效果评估上报营销中心，由企划部进行二次评估。

8、活动相关资料及文件由企划部负责存档。