档案室计算机管理系统的维护

档案室计算机管理系统的维护

随着计算机、网络等现代办公技术的广泛运用，计算机管理档案已经成为现实。为广泛开发我院的档案信息资源，信息中心档案室于1990年～2010年开始逐步建立并完善了计算机管理系统，用计算机管理档案,用网络传递档案信息、宣传档案工作，从根本上改变了档案管理工作方式，档案工作人员的思维方式和管理理念也随之而改变，计算机技术的运用是档案工作的一项创新与革命，但要充分发挥计算机管理系统的效益，达到档案信息资源与计算机、计算机与档案工作者和利用者之间的最佳整合，就必须做好计算机管理系统的安全和维护工作。

一、档案室计算机管理系统的构成及其特点

一个完整的计算机管理系统必须包含计算机硬件系统、软件系统和操作人员三个组成部分。

档案室计算机管理系统与其它行业的计算机管理系统相比具有处理的数据量大，我院现存五十年的各类档案全部按项目级—案卷级—文件级建立了档案目录数据库，处理的档案条目达几十万条，图纸扫描9万多张，收集电子图纸4万多张，并进行全部挂接，如果要按档案原文处理，数据量更是海量；数据存贮要求高，由于档案本身所具有的特点，很多档案原始数据不能随便公开，必须有专人负责管理，利用时进行严格的审批；运行速度要求快。它的主要用途是建立档案目录中心和全文数字中心，方便档案的检索和利用，能准确、迅速地查找到所需的档案信息，保证查全率和查准率，这就要求计算机的运行速度要快；安全性能要求高。档案室计算机不仅要求硬件、软件安全，还要求在系统内贮储的信息要安全。

一个好的档案室计算机系统必须达到硬件、软件和人员的最佳配合与协调，用最小的资源，获得最大的效果，要做到这一点，就必须做好档案室计算机系统的维护与管理。

二、计算机硬件系统的维护

硬件设备大多是集成电子设备，电压的不稳定、阳光直射、灰尘、静电等一些自然原因，以及操作不当等人为因素都会引起系统的损坏，因此在日常管理与维护中应做到：

1、电压稳定：电脑是用电设备，不可避免会受到外部电源电压的干扰，不稳定的电压会造成电脑工作异常，如死机、蓝屏、重启动或自动关机，严重的会损坏硬件设备

如硬盘、主板等。为了使电脑稳定工作，要求电源电压工作在198-242伏范围之间，且不应该频繁波动，在电压不稳定的地区使用电脑时，还可以加装稳压器或者其他电脑专业稳压设备，来缓解电压波动对电脑的干扰。放置在办公室、查阅室等分散地点的终端，也要配备带有稳压功能的UPS，以备停电和短时间内稳定电压。

2、防静电：静电是引起计算机故障的重要原因之一，它所引起的问题不仅硬件人员很难查出，有时还会是软件人员误认为是软件故障，从而造成工作混乱。所以应尽量使服务器及其周边设备接地良好，如果设备没有接地，当我们要接触里面的板卡时，应先用接地导线或其他放电设施对其进行放电。对设备操作时，应配戴防静电手套，地面宜采用不起灰、耐火、易打扫的抗静电活动地板或水磨石地面，适当调节室内温度，以减少静电的产生。

3、严格操作规程：机房应做到专人负责和管理，禁止非计算机硬件维护人员带电安装、拆卸计算机；使用来历不明的软盘、光碟和移动存储器；禁止在计算机上玩游戏；在机房内吸烟和使用手机，对硬件设备管理、软件系统及数据管理、计算机病毒防治等方面应高度重视，保证计算机发挥应有的效用，及时发现、排除硬件设备的隐患和故障，

三、档案馆（室）计算机软件系统的维护

1、软件运行的日常维护

数据的日常备份，软件维护的一项重要工作就是数据的备份，数据备份可以为受损或崩溃的电脑系统提供安全、有效的恢复手段，将数据丢失造成的损失降到最低。我院档案室设有专人负责数据备份工作，对系统数据做到每天进行备份。采用磁盘镜像和脱机备份两种方式相结合的备份方法。另外还在计算机系统上安装防毒软件，当有病毒入侵系统时，它就报警甚至自动杀毒，这是比较主动的防范措施。

2、制定相应的权限策略

所谓的权限策略是指在系统运用中对不同的人给予不同的权限，以防止错误操作或恶意攻击造成的系统破坏，这里的权限指的是不同的人能够进入计算机系统内部的范围，权限大的人可以进入计算机系统的核心，权限小的人仅能做一般性的使用操作。在权限策略中始终贯穿是分级控制原则，在使用过程中应经常更改权限口令，防止“黑客”侵入、恶意破坏。

四、档案室计算机软件系统网络的维护

随着网络技术的发展，档案室的计算机也向着网络化的方向发展，而网络的维护和单台机的维护也有一定的区别，对于档案室的计算机网络来说必须做到开放性和安全性

的统一。为确保网络的安全日常维护要做到：使用防火墙，防止病毒的侵入；建立虚拟专网，负责给发送到对方的数据包加密并重新打包，当到达对方VPN设备时再拆包、解密；利用系统日志审计工具保留有关信息及时解决出现的问题；为电子文件设置网关，即为电子文件加上密级、电子印章和网关证，经检查合格后的电子文件才能传出网络；对网络使用人员进行授权和认证，提供授权、访问控制、用户身份识别等安全措施；设置安全路由器等。

五、切实可行的规章制度是计算机系统正常运行的保障

不论是计算机的硬件系统、软件系统还是涉及有关工作人员的考核标准、培训计划等，都应该制定一套切实可行的规章制度并严格执行，在这些规章制度中应包含机房专人管理规定，明确机房管理人员，责任落实到人；软件使用规定，规定无关软件、特别是带病毒软件、游戏软件严禁上机，软件使用过程中的检测规定；硬件使用规定，无关人员、外来人员不准使用档案室的机器和服务器；权限管理规定，对不同类型的工作人员授予相应的权限，掌握不同的密码，以防止误操作或恶意攻击造成的系统破坏；密码管理规定，掌握密码的人员，使用密码的规定，密码定期更换制度等等，所有的规章制度都必须落到实处。严格按章办事，以制度管人、管事，这样才能确保计算机系统的安全、正常运行。