行政经理的统筹管理

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送礼与收礼
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➢接受礼物要当面打开 ➢赞美礼物 ➢收礼品时的诚挚感谢 ➢送礼考虑对方携带 ➢关键在形式，而非内容 ➢送礼要当众人的面 ➢最具代表性的礼品 ➢男人礼品 ➢女士礼品
讲师：祁建华
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宴请西方人禁忌
也不愿做全面管理，只愿在技术 位置，保持自己的技术优
职能区提升。
势。
有创见和个人才能、冒险求新。 建立或创造某种东西，完
喜好转换职业。
全属于自己的杰作。
热情大方，乐于交际，关心他人。总是在寻求机会，发挥自 联系广泛。对枯燥的技术性工作 己的社会作用。 不感兴趣。
主要职业领域
教师、医生、幕僚、研 究人员、行政人员
中国人才研究会金融人讲才师专：祁业建委华员会会员单位代表
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现代企业的管理特征
➢建立完善的制度与流程 ➢坚持按照游戏规则办事 ➢管理者理性思维 ➢高度授权 ➢管理的系统性 ➢人性化的管理 ➢亲情化管理的氛围 ➢严密的时间 ➢优先的效率管理
求，但可着生产装 ✓生产线人员必须着工作服 ✓工作鞋必须统一
讲师：祁建华
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解析潜规则
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服务业
餐饮业
房地业
股市 物业
证券业 政府关系
销售
企业家 遭遇
5星饭店 洗手间
银行贷款
讲师：祁建华
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行政管理者的成功要素
讲师：祁建华
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行政管理者的苦衷
讲师：祁建华
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行政管理者的情商
了解自我情感
自我控制情感
自我激励
总裁协调人角色
询问困难
跟踪执行
问责跟踪
关切进展
讲师：祁建华
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总裁发言起草人
数据准确
历史真实
掌握原则
思路清晰
逻辑正确
老板首肯 把握未来
讲师：祁建华
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管理签字文件
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按职能划分 按部门划分 按业务划分 按流程划分 按姓名划分
按类别
讲师：祁建华
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总裁翻译角色
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正确理解
补充说明
忠实原文
解释疑团
讲师：祁建华
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➢相信人是贪婪的这一特点 ➢用制度规范比相信人更重要 ➢岗位轮换制（2年） ➢召开供应商职业道德例会 ➢鼓励供应商与公司做生意 ➢告知供应商行贿的后果 ➢向供应商承诺不会不用他 ➢任何人一但违犯，立即开除
讲师：祁建华
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类别 资金 入帐
做帐 管理 管理性质
闲置率 性质 所有权
管理采购原则
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租赁
购买
讲师：祁建华
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管理采购原则
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对总裁秘书工作要求
每日日程
会议安排
提醒服务
委托 旅行社
旅程安排
翻译安排 护照签证
饭店安排
时间管理 文档管理
接送服务 讲师：祁建华
机票预定
核实行程
费用报销
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秘书接听电话原则
自我介绍 记录要事
语音语调
令人感到 微笑
管理采购相关方
保洁公司 保险公司 装修商 家具厂 邮电局 保安公司 外卖服务 加油站 房屋中介 广告公司 医院 菜市场
花卉租赁 汽车运输 服装厂 废品收购 礼仪庆典 影院剧场 文艺团体 新闻媒体 包装服务 卫生防疫 各种协会
律师事物所
搬讲家师：公祁建司华
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供应商筛选原则
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关键性谈判技巧 2
讲师：祁建华
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关键性谈判技巧 3
讲师：祁建华
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关键性谈判技巧 4
讲师：祁建华
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采购员管理原则
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专业化的行政人员
着装
走路姿势
笑容与 举止
工作流程
部门会议
事项记录
主动询问 善于倾听
安排
语气 语调
讲师：祁建华
效率跟进 同理心
•5、尽量不作通话的主讲人。鼓励对方多谈他们的现状、 处境、需要、关注等。
讲师：祁建华
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秘书对总裁日程管理
查看日程
询问请示
安排日程
届时提醒
时间督促
讲师：祁建华
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管理总裁文档
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工程技术、财务分析、 营销、计划、系统分析 等
风险投资者、研发人员、 创业者，企业家
市场营销和客户服务人 员；社团骨干、公关人 才、培训人员。
管理者 领导者
重视规章，乐于承担责任。有独 长于分析解决问题，善于
立工作和管理人群的能力。
影响、控制。
具有较强的个人魅力，有独立见 工作中享受快乐。
解，重视个人时间、生活方式和
➢采购审核小组构成多样化 ➢供应商标准制定 ➢供应商审核 ➢供应商考察 ➢供应商教育 ➢采购标准制定 ➢采购程序制定
讲师：祁建华
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印刷厂 文具供应 车辆修理 办公设备 机票代理 旅行社 饭店/酒楼 电信局 图片社 礼品公司 百货超市 送水公司 物业管理 快递公司
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审核应 签字人
审核 报销单据
文件的 齐备
报销 签字本
记录 报批文件
签字时间 固定化
通知 报签人
讲师：祁建华
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不遵守约见规则的表象
➢约定时间未到 ➢不速之客 ➢秘书不在时擅入 ➢超过谈话时间 ➢不守规则闯入 ➢过早等候
经历：在国际500强企业从事管理15年（惠普/朗讯科技） 在股份制企业，民企工作经验
从业行业：IT业，通讯业，证券业，机械制造业 职业经验：人力资源，行政管理，生产制造，培训管理 历任：副总裁，人力资源部长，生产总监，培训中心主任
历任社会职务：
中国企业培训与管理协会理事，
美国行政管理协会会员
北京外企人力资源协会会员，
讲师：祁建华
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吃西餐程序与规则
➢头盘（开胃品） ➢汤 ➢副菜 ➢主菜 ➢蔬菜类菜肴 ➢甜品与咖啡 ➢（头盘，主菜与咖 啡为必不可少的）
➢左手用叉 ➢右手用刀 ➢单手使用时右手用叉 ➢不可用叉指指点点 ➢叉子用完立即放下 ➢手肘不可放在桌上 ➢餐巾对折后放在膝上 ➢放好的餐具不可乱动 ➢不可大声说话
信誉
质量
服务
价格
供货
讲师：祁建华
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关键性谈判技巧 1
先贬后谈
引导对方
不经意状
质量服务 双赢原则
置换对手
抬出老板 对方利益 感谢对方
讲师：祁建华
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了解他人的情感
人际关系管理
讲师：祁建华
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✓行政管理制度 ✓秘书管理 ✓办公室 ✓办公设备 ✓电话 ✓采购 ✓车辆管理 ✓卫生 ✓安全 ✓保险 ✓办公室搬迁 ✓员工宿舍 ✓固定资产
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行政管理的全景图
✓邮局
内部服务
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行政工作统筹管理艺术
东方视野培训高级特聘讲师 2004年最受企业欢迎的十强培训师
祁建华
讲师：祁建华
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祁建华简介
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04年度中国最优秀实战型培训师10强 视野培训公司特聘讲师 清华大学特聘讲师, 美国最大培训公司阿拉莫公司授权讲师 （领导者之剑） 美国科维培训公司授权讲师 (高效人士的七个习惯） 美国领导力研究中心授权讲师 （情景领导）
讲师：祁建华
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员工职业着装
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➢办公室着装 ✓西服，以深色为宜 ✓女士宜穿西服裙 ✓周末（星期五）可便装 ✓男士不得着无领衫 ✓女士不得超短裙，松糕鞋 ✓不依规则着装应回家换装
➢工厂着装 ✓销售应着西服装 ✓其他管理员工无明确要
习惯。
讲师：祁建华
政府、企业各部门的主 要负责人
学者、职业研究人员、 手工业者、企业家
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行政管理的角色认知
讲师：祁建华
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✓电话局 ✓搬家
✓维修商
员
供
社
场
工
应
区
址
管
商
关
布
理
管
系
局
理
✓装饰店 ✓装修扩建 ✓建筑商 ✓装修队 ✓消防局
✓公安局
各项管理
✓饭店 ✓餐饮
✓旅游公司
倾诉苦水
✓印刷公司
提出希望解决的问题
讲师：祁建华
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制定规章制度
➢一般规章 ➢着装规定 ➢名牌规定 ➢吸烟管理 ➢印章管理 ➢电话礼仪 ➢邮政管理 ➢用车制度 ➢接送规定 ➢设备，设施 ➢场地 管理 ➢采购规定 ➢安全保卫 ➢电讲话师：系祁建统华
讲师：祁建华
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了解企业的组织结构
扁平化
直线制
直线职能制
矩阵制
网络结构
讲师：祁建华
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企业家的思维模式
跳跃性思维
理性思维
告知 约定时间
➢不要一次接听多个电话 ➢不要听电话同时又和同事讲话 ➢不要在他人休息/休假时因公务打扰 ➢不要使用学生时代或个人的口头禅 ➢不要告知外人同事的家庭电话 ➢不要在挂电话后谈论对方
讲师：祁建华
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有效的电话沟通
•1、打电话的准备工作 –要有明确的目的/目标 –预先收集必要的背景信息 –列出你的目的，要提出的问题及要点 –预计好对方拒绝的托辞及自身应对 –在处理重要或高风险电话前要代入角色预演
•2、自我介绍及说明致电的目的 •3、特别注意语调、态度、速度、表达形式、说话声音的
抑扬变化和音量
•4、要与对话的对方的交流风格相匹配/对应（说话、速度、 语调、态度）
讲师：祁建华
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六种职业角色
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角色 标准 员工 专家
开拓者
社交家
典型特征
追求目标
依赖组织，怕被解雇，按组织要 求行事，不想独立创业，无远大 抱负。
稳定、安全、整合良好的 家庭/工作环境。
注重技术或职能内容。即使提升， 在本技术区达到最高管理
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➢当众整理衣服规则 ➢让酒不劝酒 ➢不备烈性酒 ➢葡萄酒开瓶后的变质期 ➢注意对方的禁忌 ➢如何询问对方喜欢的口味 ➢让菜与菜礼仪 ➢吃饭，喝汤的禁忌 ➢蔬菜与肉片原则 ➢荤菜中的动物头脚与内脏 ➢鹅肝的特百度文库 ➢海鱼原则 ➢饭后甜点