认识企业合同管理的重要性

市场经济是法治经济、契约经济，合同是商品经济的产物，是商品交换的法律表现形式。企业的经济往来，主要是通过合同形式进行的，所以合同管理是企业经营管理的重要制度之一。合同管理是一项综合性的工作，涉及到公司的各方面，能否实施有效管理把好合同关，是我们公司经营管理成败的一个重要因素。尤其是现在经济危机来临之际，我们更应该避免法律上的风险，完善制度使我们的干部、员工依规行事，更好地促进企业健康发展。为此，董事会要求各部门、各单位都要认真学习，积极贯彻、实施《浙江三辰电器有限公司合同管理制度》。

1 企业合同管理的概念和原则

企业的合同管理是指企业对自身为当事人的合同依法进行订立、变更、转让、履行终止以及审查监督、控制等一系列职能活动的总称，是企业的一种自我管理行为，是企业生产经营管理的一个重要组成部分，它涉及到企业生产经营活动的方方面面。这就要求企业在实施合同管理时，必须坚持以下五项原则：

①、依法管理原则；②、全面管理原则；③、全员管理原则；④、协作管理原则；⑤、注重效益原则。

2 企业合同管理机构和模式

企业究竟设置什么样的管理部门、采取何种组织形式实施合同管理，要考虑企业生产规模的大小、业务往来的多少以及管理人员的素质等诸因素。就我们公司而言，管理制度规定公司办公室作为合同管理的常设管理机构，实行公司办公室统一归口管理，法律顾问把关和各业务部门（单位）分口管理相结合的管理模式。比如，本次合同管理制度修改的议案就是由六和律师事务所的法律顾问起草，董事会办公室广泛征求意见形成议案初稿提交董事会讨论的。这个制度明确公司办公室为统一归口管理合同的部门，理顺了管理体制，并对合同管理全过程作出了规定。所以，我们认为这是一部符合公司目前和未来发展需要的重要制度。

我们的制度应该对经营全过程进行管理。

2.1、企业动态合同管理过程

大体可分为四个阶段，即合同签订准备阶段的管理、合同签订阶段的管理、合同履行阶段的管理和合同履行后的管理。这四个阶段既相对独立存在，又有各自不同的内容和特点，同时，各个阶段之间又有着密切的联系，不可分割，共同构成一个完整的管理过程。

2.2、合同签订准备阶段的管理

做好签约准备阶段的管理工作是签订好合同的前提和基础,应采取谨慎、严肃、认真的态度，做好签约前的一系列准备工作,确保合同的顺利签订，达到预期的目的。合同签约前的管理，包括以下内容：

（1）市场调查，这是合同签约准备阶段的必经步骤。调查的内容主要是了解本企业产品的社会需求情况，同行业生产、销售同类产品的情况，消费者的意见和要求等。对所调查情况都应建立档案，作为签订合同时的参考资料。

（2）市场预测，在市场调查的基础上，分析、掌握一个时期市场需求发展的趋势，从而建立起自身的经济信息体系，运用科学的预测理论和方法，对市场供求变化情况进行分析研究，取得正确的预测结果，为作出订立合同的决策，提供比较符合实际的经济信息，确保签约的可靠性。

（3）科学决策。在市场调查和市场预测之后，应进行科学决策,即对拟订立合同进行策划和选择，包括决定生产什么产品、产品的数量、何时投产，与何人订立何种合同，多少数量、质量、价款或酬金，何时履行，怎样履行等。

2.3、合同签订阶段的管理

从合同签订前的准备阶段到合同签订阶段，这就意味着合同的签订已进入实质阶段。合同一经依法成立，就具有法律效力，当事人必须严格履行。为了使合同从订立时起就具有合法性、真实性和可行性，避免和减少履行过程中的纠纷和不利因素的出现，必须做好合同签订阶段的工作。

(1)资信调查。资信调查包括对签约对方主体资格、信用和履约能力的调查，这是企业合同订立管理阶段的一项重要内容。选择好的合同对象，有履约能力并且讲信用，就能达到签订合同的预期目的。反之，对签约对方当事人的资格、资信情况不明而草率签约，所签订的合同往往不是上当受骗，就是发生合同纠纷，给企业造成经济上的损失。

(2)协商谈判。组织协商谈判，这是签订合同的重要阶段，是双方当事人围绕合同内容进行要约和承诺的过程，要认真做好组织准备工作。

①做好准备。要根据对方当事人的情况，选择最佳合同谈判方案，确定参加谈判人选。对合同的主要条款要事先进行商定，如价格、数量、交提货时间、质量标准等，使参加谈判人员在谈判中心中有数，避免出现差错。如事先发出或者收到要约的，可针对要约，研究谈判内容、谈判的对策，可对原要约进行补充、修改或全部重来，预定谈判的最佳目标和起码标准。如果是采购合同，元器件的质量、价格、供应商的品牌对我们公司产品竞争力构成很重要的因素，所以不能

掉以轻心，如果用户没有指定供应商，原则上要通过对比与招投标来进行选择，使我们真正能采购到价廉物美的元器件，提高公司产品的综合竞争力。

②商定条款。这是订立合同十分重要的一环。当事人双方商定合同条款时必须贯彻订立合同的基本原则，在友好的气氛中进行谈判。一般的合同主要讨论标的质量、数量、价格或酬金、履行期限、违约责任及争议解决的方式等基本项目。在考虑产品的性能时要从安全、适用、不浪费的原则，在保证性能的前提下尽量减少元器件的配置，对我们电器制造商来说，我们的产品每一个元器件都要发挥作用，每一个接点都要绝对可靠；我们是石雕之乡，把青田石雕精神贯穿在我们制作产品的每一过程，就是把工业品当住工艺品来精雕细琢，保证我们产品既大方美观又绝对可靠。

(3)草签合同。在双方当事人协商一致的基础上，按照法律规定和双方约定，拟定书面合同文书。拟定合同文书要做到：文字工整通顺，语言表述准确，责任明确清楚，避免出现歧义和误解。合同文书拟定以后，还应该进行必要的审查把关，看是否与本企业的财产、生产能力相适应，是否具有可行性和科学性。如经审查，认为切实可行，最后双方签字并加盖合同专用章，合同成立并生效。有些合同根据国家规定或公司制度规定，须经审批、登记备案、鉴证或公证后才能生效。

2.4、合同履行阶段的管理

(1)建立合同台帐，落实合同任务。建立合同台帐，就是建立帐册，对本企业所签订的全部合同分类登记，及时记载合同订立和履行情况，以便随时掌握和了解合同履行中出现的问题，并进行信息反馈。合同台帐可根据实际需要来设置，有的可设综合台帐，有的可设分类台帐。落实合同任务就是按合同签订的内容，制定企业设计、生产计划，将任务下达到职能科室和车间，落实原、辅材料的采购、供应，调整生产工艺流程，组织技术攻关，实施人员调配和筹集资金等各项任务，保证合同按期履行。

(2)监督检查，保证合同实现。监督检查合同执行情况，是合同履行管理中的重要环节。企业领导、合同管理部门和合同管理人员，应经常深入企业各部门，各分支机构及生产经营的各关键环节检查合同的履行情况。发现问题及时解决，解决不了的及时报告总经理，总经理要当机立断，调动各方面力量来保证合同的履行。

(3)按约定交接货物。货物的交接，就是支付和接收合同的标的物。供方应按合同规定的期限、地点、方式准时向需方交付货物，不得随意延期，也不能违反合同中约定的其他规定。如果我们是需方在接收货物时，必须对产品的名称、品种、规格、数量和质量进行认真验收，凭封印交接的货物，应首先检查封印是