展会时间管理方面存在的问题及对策

展会时间管理方面存在的问题及对策

——以第七届上海国际家具展览会为例摘要：本文首先从第七届上海国际家具展的概况及时间安排计划等方面介绍了第七届

上海国际家具展览会时间管理方面的现状，并结合展会目前时间管理的实际情况分析

了存在的问题。在此基础上，从各阶段时间长度安排不够合理、时间管理策划人员不

够专业、没有体现明确的阶段性目标、监督协调机制不够完善等方面提出了第七届上

海国际家具展览会时间管理的优化策略。

关键词：第七届上海国际家具展览会时间管理时间

Problems and Countermeasures of Time

Management

——Case Study of the Seventh Shanghai International

Furniture Exhibition

(Lilin MICE Major 072 Tourism and Hotel Management College) Abstract: This paper firstly analyzed the time management status of Seventh Shanghai International Furniture Fair according to its situation and time planning schedule . Then analyzing problems existed in Seventh Shanghai International Furniture Fair accordingly. On this basis, this paper discussed and proposed some strategies about time management in the Seventh Shanghai International Furniture Fair from many aspects, such as unreasonable arrangement of time extent in different phases, failure to reflect target in every phase, faulty mechanism of supervision and coordination and so on.

Key words: the Seventh Shanghai International Furniture Fair time management time

引言

随着现代会展业的迅速发展，时间已经和成本、规模与品质一样，成为影响会展

成功运营的基本要素。越来越多展会意识到，对市场变化做出快速反应、对客户需求

做出迅速反馈已经成为展会获取竞争优势的重要手段，现代会展业的竞争越来越基于

时间要素的竞争。因此对会展进行有效的时间管理，已经被越来越多的办展机构所重

视。

一、第七届上海国际家具展览会时间管理的概况

上海国际家具展览会由上海百应展览有限公司及中国家具信息工业中心主办，是每年春季在上海举办的例会。第七届上海国际家具展览会于2009年6月在上海浦东新国际博览中心举办，共设展位205个，邀请观众2万余人，规模不大，行业知名度不高。

第七届上海国际家具展览会在筹备之初对展会的时间安排做了统筹的规划，将整个展会运营过程划分为招展、招商、宣传推广、展会服务、筹撤展等五个阶段（见下表）。

表1 第七届上海国际家具展览会时间管理计划表

备注：打★为该时间为工作时间

（资料来源：公司管理组）

从上表可看出，第七届上海国际家具展览会是在行业旺季，也就是装修火热的六月份举办，抓住了经销商及买家购买的高峰期，并且六月份的上海未到酷暑时分，天气凉爽，是展商和买家出行的良好时间。同时它距离行业龙头展览会即上海、广州九月中旬的家具展尚有三个月，减少了与同类展会的竞争。

二、第七届上海国际家具展时间管理存在的不足

（一）各阶段时间长度安排不够合理

1.招展时间过长。第七届上海国际家具展还在探索中前进，公司掌握的忠实客户还很有限，因此公司领导人把招展工作作为重中之重，耗时11个月进行集中招展，然而这使业务人员工作疲倦，同时也占用了其他工作的时间、人力及物力资源。

2.招商时间太短。第七届上海国际家具展览会招商工作只用了一个月。短短一个月时间难以通知所有家具行业的经销商和专业买家，也没有足够的时间对观众信息做归类以及对观众反馈的信息作分析总结。这就会减少观众数量，也会降低观众质量。

3.宣传推广时间不够集中和持久。第七届上海国际家具展览会的宣传推广只是零

散的、短暂的，开始是在网站宣传，由于没有专人负责网站的管理，点击率不高，半个月后就结束了网站推广。接下来就是寻求媒体合作，多以报纸和行业期刊为主，由于宣传成本等问题，都在一两期之后就结束合作了。之后也采用了发传单、制作广告牌等方式进行宣传，为期都只有一个星期左右。这样在企业及观众心目中不能留下深刻的印象。

（二）展会时间管理策划人员不够专业

第七届上海国际家具展览会时间管理策划人员缺乏收集分析行业和市场信息的能力，在对第七届上海国际家具展览会时间管理中，套用了博华公司主办的第十五届中国国际家具博览会的时间管理模式（见下表）。

表2 第十五届中国国际家具博览会时间管理计划表

资料来源：博华公司网站

从上表可以看出，在招展、招商、宣传推广、筹撤展等环节，我公司制定的计划表是与博华展览会类似的。但第七届上海国际家具展览会作为正在成长的展会只汇聚了极少数家具行业经销商、专业买家，在业界知名度不高，国外客户较少，因此像博华展那样在观众邀请和宣传推广方面只投入少数的时间，就必然会导致专业观众在数量和质量上达不到展会的要求，并进一步影响了展会质量和档次的提升。而且在制定计划时，极少与公司员工沟通协调，导致很多计划都具有片面性。

（三）没有体现明确的阶段性目标

从上表可以看出，第七届上海国家家具展的时间计划表是粗略的，没有细化，各个时间段工作重点在哪项工作上模糊不清，对公司员工工作没有指导性作用。因而，公司老业务员按照自己以往经验和感觉做自己的工作，没有丝毫改进；而新进员工则没有重点的做组长安排的工作，效率相对较低，再加上新员工谈判能力不强，签约率不高。在实习中遇到了离开展不到一个月时间的时候，本应该集中所有人力物力进行