档案学概论

档案学概论

第一章档案概念与档案现象

第一节档案的定义及分析

一、对已有档案定义的剖析

（一）直观描述型档案定义的优势与劣势

直观描述型定义：是从档案的形成转化过程、档案的实体存在形态等较具体、较直观的角度来描述档案这一概念的内涵和外延。这类定义的优势是直观、易理解，能使人的现实中识别什么东西是档案；劣势是没有从档案在社会生活中的根本作用、价值等角度去揭示档案的本质所在。

（二）抽象揭示型档案定义的优势与劣势

抽象揭示型定义主要是从档案对社会生活的根本性作用、价值相对性角度来定义档案这一概念的内涵与外延，且大都试图揭示档案这一事物的本质特性。目前档案界及社会上所使用得档案定义大多是这种定义。其优势是能揭示事物本质的含义；劣势是其抽象度较高，所以理解难度大、确指性差，易产生无谓的学术纷争。

二、档案的本质特征及其定义表述

档案时社会组织或个人在社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息。

三、对档案概念（定义）的理解

（一）社会性

也称社会实践性，即档案是人们在社会实践中直接形成的，其内容就是对社会实践活动的内容、过程及结论的原始记录。

（二）历史性

也称后时性，即从时态上讲，档案是过去已经形成的而不是正在形成或尚未形成的东西。

（四）原始记录型—档案的本质特性

档案是人们在社会实践活动直接形成的原始性信息记录，对以往社会实践具有直接的原始记录作用。

四、档案的实存形态及其形成过程

（一）档案的实存形态

档案的实存形态是指档案在现实中的具体存在形式，也就是在各种各样的具体事物中，究竟什么东西具有档案的属性，是档案，什么东西不具备档案的属性，不是档案。档案的实存形式是多种多样的，凡是对历史事实具有某种清晰、明确的原始记录作用的东西均是档案的实存形态，均可成为档案。

（二）档案的形成过程

档案的形成过程是指各种形态的具体档案，从被制作出来到被作为档案正式保存并发挥档案作用的过程。

五、对档案真是可靠性的准确理解

档案是社会生活中最真实可靠的原始记录，这是档案之所以重要、之所以被人们重视并保存的重要原因。但档案的真实可靠性尤其是其内容的真实可靠性并不是绝对的，它只是与其它信息相比较而言是最真实、可靠的。不能将其与其所记录的历史事实本身混为一谈，更不能将其与真理意义上的是非对错混为一谈。

第二节档案与相关事物的关系

一、档案与信息

档案从某种意义上讲是一种重要的信息源，是社会的一种基础性、核心性资源，是人类社会的宝贵财富，也是人类社会存在和发展不可或缺的历史与现实的“记忆库”。

二、档案与文献

档案与文献的概念有着密切的联系，目前人们对两者之间的关系有两种不同的理解。一种认为档案是文献的一个组成部分；另一种认为虽然两者有密切联系，但只是外延上存在着一定程度的交叉，不能简单地认为两者有概念上的中种属关系。

三、档案与文书

关于两者之间的关系，目前的认识有两种主要观点：一是认为它们是同一个事物的两个不同的发展阶段，档案是文书中的精华；另一种认为档案是历史性的事物，文书则是现实性的事物，两者之间存在着“转化”关系。

四、档案与图书

目前的主要观点有：档案是历史的原始记录，图书则只是具有知识和信息记录性德特点，但是没有原始性的特点。管理档案主要采用历史的方法；管理图书则主要采用逻辑的方法。

五、档案与资料

档案与资料的关系密切，但是目前也有不同的认识。有的学者认为：档案是伴随着人类的实践活动直接形成的，是这些活动的有机组成部分；而资料则是为了交流和参考的需要购买来的，它们同本单位的工作于生产实践只存在着间接的关系。有的则认为：档案也是广义上的资料的一个组成部分。

六、档案与文物

档案可以成为文物，但并不是所有的文物都能成为档案。档案记录的信息和数据室清晰的、固化的；而文物承载的信息则是模糊的、粗线条的实物信息。

第三节档案的种类

一、公务档案与私人档案

公务档案是指人们在公务活动中形成的档案，其形成主体主要是公务机关或其他社会组

织；私人档案是指人们在私人生活中形成的档案，其形成主体主要是私人个人。

二、历史档案与现行档案

历史档案是指形成时间较早，离现在较久且主要起历史文化作用的档案；现行档案是指形成时间较晚，离现在的时间距离较近且主要起现实性查考作用，即对人们的现实工作、生活依然有具体的实际作用的档案。

三、文书档案、科技档案与专门档案

文书档案实际上是指行政管理档案，即在社会的行政管理活动中由各种行政性或政治性公文转化而成的档案，其实质是突出强调行政性或政治性档案在档案大家族中的主导地位；

科技档案是指人们在科技、生产活动中形成的由纯业务性的科技文件材料转化而成的档案；

专门档案是指除文书档案和科技档案之外的，所有在专门活动中形成的档案。

四、中华人民共和国成立后的档案、革命历史档案和旧政权档案

中华人民共和国成立后的档案又称中华人民共和国时期档案，是指1949年10月1日中华人民共和国成立之后，在中国形成的归国家所有的档案；

革命历史档案又称革命政权档案，是指1949年10月1日中华人民共和国成立之前，由中国共产党及其所领导的军队、政权、企事业单位、社团等社会组织及个人所形成的归国家所有的档案；

旧政权档案是指1949年10月1日中华人民共和国成立之前，除了革命历史档案之外的所有归国家所有的档案。

档案的种类除了上述的四种分法之外，还有许多其他的分法和种类概念。如“新型载体档案”又称声像或音像档案，是指非纸类或非文字类的档案，如“照片”、影片、录音、录像、光盘等载体的档案。这种档案因其载体和管理技术的特殊性而受到人们的重视。

“电子档案”或“电子文件”是指由计算机生成并主要在计算机中使用的档案文件。这种档案因其技术上的特殊性及其所引发的一系列问题，已引起档案界和相关学界的高度重视。

第二章档案的源流

第一节档案的起源

一、档案起源诸说

关于档案的起源，20世纪50年代，我国档案界曾有档案是阶级社会产物和社会产物的论争。70年代后，对此又有了进一步的研究。中外档案学家和有关学者的观点，归纳起来大致有三种：第一，认为文字是产生档案的必要条件。自从人类发明了文字，就开始用文字记录社会活动，并将这些记录保存下来，成为档案。第二，认为文字和国家的出现是产生档案缺一不可的条件。随着阶级的出现和国家的形成，为了管理大规模的生产，进行国与国之间的交往或战争，国家需要有文字记录作为管理国家和交际的工具，于是产生了文书，保存起来便形成了档案。第三，认为以原始记事方法形成的记录就是档案。

作者认为，档案并非自人类出现就同时诞生的一种社会现象和物质实体，它是人类社会发展到一定阶段的文明产物。社会生产的发展，人机交往的扩大，人类智力的提高，文字的发明，特别是作为记录语言的文字的出现，为准确的记录事实提供了条件，为档案的产生提供了客观可能性。

二、中国档案起源

河南安阳出土的殷商时代的加固为，是公元前1300多年到1100多年前期间商王朝使用的文书，多为王室占卜的文字记录，以及有关的记事。这些甲骨，大都按照一定的规律集中

存放与宗庙所在地，是我国迄今为止最早的比较系统的档案实物。

从殷商甲骨比较完善的文字结构、信息内容和载体系统来看，当然不是我国最早的文字记录档案，在此之前可能已有几千年的历史。据有关的记载和某些考古研究认为，至少约在距今四五千年前，我国已有文字记录并“策藏书契”。

三、外国档案起源

古代埃及，约于公元前3000多年早期王朝以前，就出现了文字，史官们使用墨水把文字卸载储物罐上。大约出自公元前2000多年前的巴勒摩石碑，是埃及现存最古老的时刻档案。

两河流域的苏美尔地区，约于公元前3000多年，原始公社接替和国家开始形成时期，已经有了文字。公社供奉祭神费用的农场文件是两河流域最古老的文献。

第二节我国档案及其名称的演变

一、甲骨档案

我国已发掘的甲骨档案主要是商代的，数以十几万计，内容相当丰富。从甲骨文书的制作到甲骨档案的形成和管理，反映出中华民族的古代文明。

周代亦有少量甲骨文出土，记载了周人祭祀、围猎、征伐等活动，此后甲骨档案在社会进步中逐渐退下历史舞台。

二、金石档案

钟鼎铭文始于商代，随着社会生产力的发展，青铜器数量显著增长，许多金文用于勒铭记事，册命、赏赐，以至作为法律契约，具有了档案的性质，东周以后钟鼎金文档案逐渐衰退。

“刑鼎”等铁质钟鼎档案大抵始于春秋阶段。秦汉以后直到民国，我国形成了大量石刻档案。此外金石档案还包括铁卷、金册等金属载体的档案。

三、简牍档案

自商至东晋时期，多用竹片、木板撰写文书，并编连成册，称作“简策”（册），“简牍”，“简书”。帝王昭令，朝廷官府文告、户口、赋税、器物数量以及有关活动，书于竹简木牍，有的“造册上报”，由中央和地方政府作为档案保存。简牍档案的流行与延续。

四、缣帛档案

约于商代已有丝织品为载体的文书和档案。春秋战国之际丝帛麻葛逐渐遍布城乡，出现了“帛书”、“缣书”、“缯书”或“竹帛”等称呼，兼指文书、档案以至书籍。缣帛档案的流行与延续。

五、纸质档案

随着造纸术的发明，从汉代开始到晋代，纸张档案逐渐产生并大量增加。纸的应用，拜托了“缣贵而简重”的局面，文书和档案从制成材料、记录方式到数量发生了巨大变化。六、音像档案

也被成为声像档案或视听档案，可分为视觉、听觉、视听综合不同形式，包括了照片、影片、唱片、录音带、录像带等。1826年，法国人尼普斯拍摄了世界上第一张照片，这是世界上最早的照片档案。在我国，19世界中叶摄影技术才开始流传，声音档案则更迟，出现于20世纪初。

音像档案具有直观性强，易于复制等优点，但由于它的成分复杂，质地脆弱，且大多不能直接阅读，因而较之纸质档案在保管条件、管理方法和管理要求上都有所不同。

七、电子文件（电子档案）

电子文件（electrical records/documents）是20世纪中期以后出现的新名词，是伴随着计算机技术的发展而产生的一种新型文件。早些时候曾有“机读文件”、“数字文件”等称谓，近年来逐渐被“电子文件”所取代。它作为现代信息技术的产物，具有与传统纸质文件完全

不同的特征，因而必须对它采用与以往不同的管理方法。

电子文件在我国、在全世界的应用领域、应用范围日益广泛，数量日益增加，它给档案管理工作，档案学研究提出了新的全方位的挑战。

八、档案的词源

据迄今见诸文字的可靠材料，“档案”一词始于清代。现存清代档案康熙十九年（1680年）的《起居注册》中曾谈及档案，有“部中无档案”等记载。约成书于康熙四十六年（1707）的杨宾《柳边纪略》，关于“存贮年久者档案”登记载，对档案一词及其同现行文书的区别和联系予以解释。在以后的清代律令中，多处见到诸如“缮写文书，收贮档案”等称谓，用词相当准确。汉语“档案”词义明确，一直沿用至今仍有其形象的和内在的意义。

第三章档案的价值与作用

第一节档案的价值与作用概述

有些档案被世代流传，有些档案被历史淘汰，其生命力的根基是档案特有的价值和作用。

对于档案价值概念的各种不同理解。

档案价值，是指档案对国家、社会组织或个人的有用性。它是一个关系范畴，即档案客体对主体需要的满足及其程度。

第二节档案价值形态

一、凭证价值和情报价值

凭证价值是档案不同于和优于其他资料最基本的特点。档案翔实地记录了历史活动的史实和过程，以及经济、政治、科学文化活动等各方面的成果和经验教训，对于人们掌握历史情况，研究有关事物的发展规律，具有广泛的情报价值。

二、现实价值和长远价值

档案的现实价值又可以称为现行价值，是指档案对现实的社会实践活动所具有的有用性。

档案的长远价值，是指档案价值的时效性可以扩展到遥远的未来，在相当长的时间内能过满足社会各个方面利用者需要的性质。

无论是现实价值还是长远价值，都包括凭证价值和情报价值两种不同的形态。

三、第一价值和第二价值

美国著名档案学家谢伦伯格提出了文件双重价值学说，我国将他这一理论用于研究档案价值，提出了档案的双重价值说。

所谓档案的第一价值：是指档案对于其形成者所具有的价值，其价值主体是档案形成者；

第二价值：是指档案对社会即除档案形成者之外的其他利用者所具有的价值，其价值主体是非档案形成者。

第三章档案的作用

一、行政作用

档案是各级各类机构、社会组织行使职能、从事管理活动的真实记录，这些记录对于该机构、地区乃至国家工作人员查知往来、保持政策、体制、秩序、工作方法的连续性、有效性，以及决策的科学性具有不可或缺、无可替代的凭证和参考作用，这种作用称为资治作用或行政作用。

二、业务作用

档案作为历史的记录，就其宏观而言，纵观古今许多历史阶段，横穿自然和社会的各个领域。就其微观而言，它记录了人们改造客观世界和主观世界的实践过程，涉及了生产经营、金融贸易、工程设计、教育卫生、文学艺术、军事外交等诸多方面。档案在每一个业务领域当中都发挥了重要的凭证和参考作用，成为业务活动的信息支持和保障。

三、文化作用

档案的文化作用主要是指档案是人类所创造的一种宝贵的精神文化财富，以及对于人类社会文化的积累、传播，发展和进步所发挥的各种功能。档案与文化紧密相连，是人类文明的产物，是历史文化遗产中必不可少的组成部分。

四、法律作用

档案的法律作用是指档案在解决争端、处理案件等活动中所发挥的证据作用。法律作用是档案凭证作用的集中体现。从档案的形成来看，它是当时、当地、当事人在业务活动中形成的原始记录，真实性、可靠性强，是令人信服的真凭实据。

五、教育作用

档案是一种重要的教育资源，它以第一手原始材料见长，翔实地记录了人们创造历史的曲折历程和奋斗足迹，形象生动地反映了社会生活的方方面面，具有不可抗拒的说服力和感染力。

在我国，档案的教育作用主要通过展览的形式发挥出来。

第四节实现档案价值的规律性

一、档案价值的扩展律

（一）由于价值主体扩展而导致的档案价值扩展

随着时间的推移，可能与档案发生关系的人群在逐渐扩大，档案利用者契机需求的范围呈拓宽趋势，由此导致档案价值的扩展。

其产生的主要愿意主要表现为：档案作用从形成机关扩展到全社会；档案机密程度的递减。

（二）由于档案作用性质的变化而导致价值扩展

档案对于利用者的有用性是多方面的，而这些用途并不是同时显现出来的。随着时间的推移和条件的变化，不仅利用者的范围得以扩大，档案的作用性质也会发生变化，呈现出档案价值的多元性特征。

二、档案价值的时效律

（一）档案与利用者需求之间关系的时效性

不同种类档案的时效性具有不同的特点。文书档案的时效性通常取决于人们对其记录内容的认知和需求程度，有一定的不确定性、弹性或跨度。

从价值主体方面看，利用者的某些需求也具有时效性，如果未能使档案适时地满足利用者的需求，有些档案价值就会失效，或变得毫无意义。

（二）档案价值形态的时效性

从档案价值的扩展率可知，档案对于利用者有多方面的作用，因而具有各种不同形态的价值形态。而这些作用往往是在不同的时间段中发挥出来的。

三、档案价值的条件律

（一）社会环境

社会制度、国家有关法规、政策、政治经济形势等对于档案利用需求，档案机构可能提供档案的程度具有很大的制约作用，从而对档案价值关系的形成和实现具有直接的影响。（二）社会档案意识

人们对档案的认识水平以及社会上对于档案的普遍认识程度可称为“社会档案意识”，社会对档案的需求程度以及档案工作者能够满足需求的程度与社会档案意识密切相关。

社会档案意识对于档案价值实现的影响主要表现为三个方面：档案利用需求，档案利用政策和档案服务观念。

（三）档案管理水平

档案管理水平的高低，直接影响到档案管理部门提供档案服务，满足社会需求能力以及

利用者获取所需档案信息的可能性。

第四章档案事业及其构成

第一节档案工作的内容

一、档案管理工作

（一）档案的收集作用

为了解决档案的分散形成和集中利用之间的矛盾就形成了档案的收集工作。

（二）档案的整理工作

为了解决档案的零乱与管理和利用的系统化要求之间的矛盾，就形成了档案整理工作。（三）档案的鉴定工作

为了使有保存价值的档案能过得到优先保管，并能发挥最大作用，以满足社会利用需要，就形成了档案的鉴定工作。

（四）档案的保管工作

为了解决档案自然寿命的有限性与社会长远利用需要之间的矛盾，就形成了档案的保管工作。

（五）档案的编目与检索工作

为了解决档案馆藏体系的单项线形排列与社会多样的和变化的利用需要之间的矛盾，为档案的查找提供手段，就形成了档案的编目与检索工作。

（六）档案的编辑与研究工作

为了满足社会多样的和广泛利用档案的需要，需要对档案进行研究，汇编出版各种档案参考资料，这就形成了档案的编辑与研究工作。

（七）档案的统计工作

为了掌握了解档案工作的基本情况，分析档案工作的规律性，提高档案管理的水平，需要对档案及其管理的状态进行数量观察和分析研究，这就形成了档案的统计工作。

（八）档案的利用工作

为了满足社会实际利用档案的需要，需要通过各种方式和方法，向拥护提供档案材料，这就形成了档案的提供利用和服务工作。

二、档案行政管理作用

是以国家各项建设事业的需要为目标，对全国以及地方档案工作进行统计规划、组织协调、统一制度、监督指导的活动。

三、档案教育工作

（一）我国档案教育的历史与现状。

档案教育是档案事业的重要组成部分。档案事业建设需要发展档案教育，培养档案专业人才。

我国档案教育始于20世纪30年代。1934年，私立武昌文华图书馆专科学校设立档案管理特种教席，标志着我国档案教育的问世。

中华人民共和国成立以后，在党和政府的支持下，随着我国档案事业的发展，档案教育事业也取得了较快发展。见过初期我国档案教育处于操起酝酿阶段。

1952年11月15日，中共中央和政务院联合作出决定，批准中国人民大学设立档案专修班，这标志着新中国档案教育事业正式创立。

进入20世纪80年代后，随着我国档案事业的发展，我国档案教育进入了一个大规模、实质性发展的阶段。发展至今，我国已基本形成一个多层次、多渠道的较为合理的全国档案教育网络体系。

（二）档案教育结构

从宏观上来看，我国档案教育体系一般包括高等教育、中等教育、在职继续教育和社会教育四个部分。

四、档案宣传工作

（一）档案宣传的含义

档案宣传是向人们传播档案、档案工作有关信息、思想，从而影响人们行为的过程。（二）档案宣传的内容

包括宣传档案、宣传档案工作、宣传档案人员等几个方面。

（三）档案宣传的形式

包括口头宣传、运用大众传播媒介、档案陈列与展览、档案专业报刊、档案网站等几种方式。

五、档案科学技术研究工作

是通过调查、观察、实验、比较、分析等手段，把档案工作实践的感性材料加以研究、提炼、上升为理性成果的一项创造性工作。

按其研究对象的性质划分，主要包括档案科学的基础理论研究、档案科学的应用理论研究，档案的应用技术研究等三个方面。

六、档案国际合作和交流工作

参与档案国际合作和交流工作，是我国国家规模社会主义档案事业的一个重要组成部分，是发展我国档案事业的外部条件。同时，它又属于国家外事活动的组成部分，是国家对外文化与科技交流活动的一个重要某方面。

新中国成立以来，我国档案界国际合作和交流工作主要通过参加国际档案组织的活动、国家间双边档案工作的交流与合作和国际档案学术交流与合作等形式展开。

第二节档案工作的基本原则

一、我国档案工作基本原则的形成过程。

二、档案工作基本原则的内容

（一）全国档案工作实行统一领导、分级管理的原则

具体内容包括：国家档案按规定分别有各级、各类档案保管机构集中管理；全国档案工作在各级人民政府的领导下，有各级档案行政管理机构统一、分级、分专业管理；对党政档案和党政档案工作实行统一管理。

(二）维护档案的完整与安全

档案的完整性包括：档案材料收集齐全和整理系统两个方面；

档案的安全包括：档案的实体安全和档案的内容安全两个方面。

（三）便于社会各方面的利用

便于社会各方面对档案的利用，满足社会对档案的需求，这是档案工作的根本目的所在。第三节档案事业的管理体制

一、档案事业管理体制的基本类型

（一）分散式档案事业管理体制

分散式：是指一些国家的地方档案机构不接受中央档案机构的领导、指导和监督，大多数联邦制国家采用这种方式，主要有：英国式、瑞士式和美国式。

（二）集中式档案事业管理体制

集中制：是指一些国家的地方档案机构接受中央档案机构的领导，指导和监督。其形式也主要有：中国式、法国式和瑞典式。

二、我国档案事业管理体制的发展变化

（一)分散式档案事业管理体制

（二)集中式档案事业管理体制的发展。