关于货物和服务采购的若干规定

关于货物和服务采购的若干规定

为进一步规范公司采购活动，适应集团采购体制，提高采购业务的效率和效益，特制订本规定。

1．采购活动的基本要求

1.1严格遵从集团各项制度和权限划分，认真参与集中采购活动，严格执行集中采购结果；

1.2 采购业务应当归口和集中，避免多头和分散采购；

1.3 除小额零星物资或服务外，不得安排同一机构办理采购业务全过程；

1.4 采购业务的采购、验收和结算付款流程应当分离；

1.5 供应商选择和价格确定应当体现公开透明和公平竞争的要求。

2．采购申请控制

2.1 请购权控制：

(1) 公司各部门按照部门职责分工对其分管的资产或事务有请购权；

(2) 生产车间（部门）的采购申请，应经公司相关职能部门审核汇总，审核部门及专责岗位承担第一责任。

(3) 生产线新增土建及土建维修项目由生产品质部审核汇总后层报总经理批准；

(4) 供集团集中采购招标的采购申请或年度采购计划，由有权请购部门提出，层报总经理批准后报出；

(5) 大修及技改项目预算报告层报总经理批准后方能进行采购申请，其中技改项目申报及审批权限按集团《技改项目管理办法》执行；

(6) 所有固定资产和单台2万元以上电机、减速机、风机等附属类设备购置及单次2万元以上设备维修支出，应层报总经理批准；

(7) 如遇紧急生产采购，由分管副总按总经理授权进行请购批准。

2.2 采购申请单的填制和传递：

(1) 采购申请单应完整填写物料名称、规格型号、质量标准、预算价格、使用单位、采购用途、到货期限以及拟采用的采购方式等。重要采购项目如固定资产购置等，应另附专项报告；

(2) 批准后的采购申请单应及时传递采购、验收和财务等相关部门。无请购批准或与请购批准不符的业务，合同、采购、验收、财务等部门及专责岗位不得办理；

(3) 采购申请单由采购部门统一编号，最低保管期限五年。

3．集中采购控制

3.1 集团要求基地公司推荐或邀请供应商的，应由采购部门依据供应商评价结果并商请生产使用单位提出拟荐拟邀名单，报总经理批准后报出；

3.2 采购部门应及时将集中采购定标或圈标文件、招标文件等报基地公司分管领导和总经理传阅会签，并将会签文件印发请购部门和财务部门。属于定标的，签合同前采购部门可联合请购部门或使用单位，就价格质量验收结算等条款要求中标供应商进一步澄清；属于圈标的，采购部门应联合请购部门或使用单位，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则选择中标供应商，定标推荐意见应以书面报告形式报总经理核批。

4．建立合格供应商准入名单和主要货物服务采购价格指导目录

4.1 建立准入制度和价格目录的目的，是切实提高采购效率和询价比价效果，有效控制采购风险和评价采购业绩：

4.2 建立合格供应商定期评审及其准入制度。采购部门联合请购、财务、纪检等部门，定期不定期确认、补充或更新合格供应商分类准入名单，建立供应商信息库，备足一定数量的各类潜在供应商。采用竞争性谈判、询价采购、定点采购等方式选择供应商时原则不能超出准入名单。采购部门应统一保管和使用合格供应商信息，禁止由采购人员私人持有；

4.3 建立主要货物服务采购价格指导目录。采购部门联合请购、财务、纪检等部门，成立价格小组，以日常采购价格为依据，通过市场调查，在定质量定品牌基础上制定主要货物服务采购价格分类指导目录，并予以及时补充更新，以此控制和评价采购活动。

5．采购方式控制

5.1 根据集团有关规定，需要进行公开或邀请招标的采购业务，一律由集团或管理区主持进行。基地公司自行组织的采购业务应根据情况采用竞争性谈判、询价采购、单一来源采购和定点采购等四种方式。

5.2 竞争性谈判

单次5万元以上的服务采购，30万元以上货物采购或虽采购金额低于规定但适合采用竞争性谈判的，应采用竞争性谈判方式选择供应商和确定价格。竞争性谈判的程序如下：

(1) 成立谈判小组。组长由总经理指定，组长应为总经理助理以上人员。由组长根据本规定和项目特点确定小组人数和成员名单。谈判小组由3人以上单数组成，一般5人，简单或金额较小项目也可3人。小组成员应来自采购、请购（使用）和财务等部门，其中专业工程师不少于1人，复杂项目也可外请专业人士参加。公司纪检部门应派员全程参与监督（监委）。谈判小组成立后，以下程序需要共同完成。

(2) 制定谈判文件。谈判文件由采购部门拟订并商请小组成员后报组长批准。谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、报价要求、授权和资质要求、谈判保证金、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项，并且不得指定品牌报价。其中谈判保证金按不低于谈判金额的3%收取，不足5000元的按5000元收取。

(3) 确定邀请参加谈判的供应商名单。谈判小组从符合相应资格条件的供应商准入名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其提供谈判文件。邀请供应商产生办法和要求是：采购部门推荐1-2家，监委抽取1-2家，且邀请对象不能超出合格供应商准入名单范围，邀请供应商名单严禁对外泄露。拟邀名单报组长批准后由指定工作人员通知供应商并向其提供谈判文件，同时也负责接收供应商递交的密封报价文件。

(4) 谈判。

正式谈判前：①在正式谈判前30分钟召开小组预备会议，预备会议主要内容：组长宣布谈判纪律和谈判分工，向成员介绍项目情况和注意事项，回答成员疑问，成员阅读谈判文件等；②谈判小组、工作人员和供应商分别签到，工作人员核实谈判保证金缴纳情况。若响应供应商少于三家，谈判程序继续进行；③监委审核响应文件的密封情况，监督工作人员拆封并宣布供应商响应文件，供应商对初次报价工期等签字确认后退场；④谈判小组对谈判供应商进行资格性检查和符合性检查，包括其提交的授权书、报价单、资质证照等，确认其属于有效供应商；⑤按报价从高到低确定谈判的顺序。