档案保管期限表与档案鉴定

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档案与信息管理(总共有5个主观题)

档案的鉴定,外国对我国的影响、借鉴(了解);

第三节档案保管期限表

一、档案保管期限表的作用

1、统一认识、标准基本一致

2、保证鉴定质量、提高工作效率。

3、防止任意销毁档案

4、便于将文件更准确地组卷

二、档案保管期限表的类型

1、标准档案保管期限表,

A、通用性。确定全国各机关、团体、企事业单位档案材料保管期限的标准。

B、是确定其他各种类型档案保管期限表的依据。

1983《文书档案保管期限表》国家档案局

2、专门档案保管期限表。

1984年财政部和国家档案局联合颁发的《会计档案保管期限表

3、同系统机关档案保管期限表。由主管机关编制的,供同一系统内各机关、单位鉴定档案价值时通用的档案保管期限表。《煤炭部行政、企业系统档案材料保管期限暂行规定》

4、同类型机关档案保管期限表。是由档案事业管理机关或主管领导机关编制的,供同一类型各单位鉴定档案价值时通用的档案保管期限表。《某市各中学文书档案保管期限表》

5、机关档案保管期限表

是各机关根据本机关档案的具体情况编制的,供本机关鉴定档案价值时使用的档案保管期限表

《中国矿业大学档案保管期限表》

(一)永久保管的档案。其期限在50年以上。凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的、对本机关、国家和历史研究具有长远利用价值的档案,列为永久保管的档案。三、现行档案保管期限

(二)长期保管的档案。其期限在16—50年。凡是反映本机关一般工作活动,在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料,列为长期保管的档案。

(三)短期保管的档案。其期限在15年以下。

凡是在较短时期内对本机关有参考利用价值的文件材料,列为短期保管的档案。

档案保管期限表一般由顺序号、条款、保管期限、附注以及总的“说明”等部分组成。其中条款和保管期限是最基本的项目。

有关要求:

1、文字说明:应写明制定档案保管期限表的法规政策依据。

2、条款名称:应具有概括性、排他性、简明性和可操作性,文字要准确简洁。

二、档案保管期限表的结构

教学档案保管期限表

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXX。

序号条款名称保管期限

1 上级下达的有关教学工作的文件材料长期

2 ………………………………………… ……

3 ………………………………………… ……

附注:……

一、档案鉴定工作的内容

鉴定:辨别并确定事务的真伪、优劣等。

档案的鉴定:指对档案的真伪和价值的鉴定。

我们档案界通常所说的档案的鉴定,是对档案价值的鉴定,这里所说的档案的价值是指档案对社会的有用性,对社会有用的,就是“优”的,就是“玉”,对社会没有用的,就是“劣”的,就是“石”。说的形象一点,档案鉴定的主要目的就是要区分“玉石”。档案鉴定工作的内容具体来说,包括以下三个方面:

(一)制定标准

制定档案价值鉴定的标准和档案保管期限表;

(二)确定期限

具体判定档案材料的价值,确定其保管期限;

(三)找出无保存价值档案,销毁

挑出不需保存和保管期满又无继续保存价值的档案予以销毁。

概括上述内容,主要是确定哪些档案需要保存和保存多长时间(即所谓“存”),哪些档案无须保存即可销毁(即所谓“毁”)。

二、档案鉴定工作的任务

(一)通过鉴定档案的保存价值,划分保管期限,确定库藏成分,优化库藏档案的质量。(二)通过确定档案的保存价值,为档案馆收集与保管工作奠定基础。

三、档案鉴定的意义

(一)档案鉴定是“去粗取精”,提高管理效益的科学措施。

随着时间的推移,社会实践和各项工作的发展,档案的数量不断增长,有些档案失去了保存价值,致使库存档案显得庞杂起来,如果“玉石不分”地全部保存,势必影响对有价值的档案的管理和利用。

(二)档案鉴定是关系“档案存亡”的一项非常严肃的工作。

1、预测性和主观性

2、决断性和不可逆性

国际档案界也多公认“文件鉴定这项工作,或许是档案工作者全部工作中最困难和最重要的一项专业活动。”

四、我国档案鉴定工作的现状

在我国,档案鉴定工作一直是个难题,不是没有正常开展,就是力度不够,处于停滞或半停滞状态。这造成了有价值的档案淹没于大量无价值的档案海洋之中,不能充分发挥档案的作用,造成了大量人力物力的浪费,影响了馆藏优化,严重制约了档案事业的发展。那么,造成这种后果的原因何在呢?

(一)工作量繁重,需鉴定数量浩大。

(二)鉴定理论不够完善,很难有效地指导鉴定工作。

(三)鉴定人员怕承担责任,不会鉴定,不想鉴定,鉴而不销。

第二节鉴定档案的原则和标准

一、我国古代档案鉴定工作落后

我国古代档案鉴定标准单一,未形成相对完整的理论体系,对档案的鉴定仅限于只言片语。

唐代规定:“文案不须常留者,每三年一拣除。”

宋代:“诸架阁公案非应常留者,留十年,每三年一检简。”

二、外国档案鉴定工作的发展与启迪

外国档案鉴定工作产生的历史较早,古代就出现了档案鉴定工作的萌芽。到了近代和现代,不少国家已形成了较为科学和完善的档案鉴定工作制度。迈入新世纪,研究与探讨外国档案鉴定的发展与演变,对我们开展这项工作是有益的。

1、早在公元前2500多年以前,古代两河流域的苏美尔人就已经有了繁荣的档案事业,并且已经认识到,对于重要性不同的档案文件,应当区别对待。

他们把重要的文件写在又重又厚的大块泥板上,放在窑内烘烤,使泥板变为陶板,坚固耐久,不重要的文件则写在又轻又薄的小块泥板上,而且不经烘烤,十分易碎,也不耐久。

从文件产生的源头起就考虑到要保存重要档案文件的问题。

(一)古代外国的档案鉴定工作

2、古代罗马帝国的统治者也有类似的做法。他们把重要的文件写在坚固耐久的羊皮纸上,而把不重要的文件写在木板上或者纸草上。

3、到了中世纪,中国发明的造纸术传到了欧洲,纸质文件的数量迅速增加。于是一些城镇开始出现了“淘汰公文”的做法,即“成立一个特别委员会来审阅庞杂的文件,将其中有用的档案加以保存。把无用或重复的文件淘汰掉。这种做法,可以看做是档案鉴定工作的萌芽。

当时,这种活动不是有计划的,也没有什么固定的挑选和淘汰准则,所剔除和销毁的大部分是年代久远的和行政机关不再需要的文件,而在这部分文件中有一些往往正是历史上最珍贵的和最有价值的。

从整体来看,古代外国的档案鉴定工作还处于自发阶段。但是,正是在这个漫长的岁月中积累起来的实践经验,为以后科学的档案鉴定工作创造了前提条件。法国大革命后第一个关于档案鉴定工作的法令就继承和吸收了中世纪自治城市档案馆淘汰档案文件的主要经验和做法。因此,可以认为,外国档案鉴定工作在古代就有了萌芽。

(二)近代外国的档案鉴定工作

(1)1789年的法国资产阶级大革命推翻了法国封建国王的统治,没收了封建主的档案文件,并于1790年建立了全世界第一个近代意义的国家档案馆。

天真的革命群众认为,只要把带有封建标志的档案文件全部销毁,就彻底打倒和消灭了封建主阶级,就建成了“政治平等的大厦”。为此,他们在1793年7月17日雅各宾专政的第三个土地法令中明文规定:必须在三个月内全部焚毁一切带有封建特权标志的文契,藏匿而不焚毁者处五年苦役。

为了整理国家档案馆所接收的旧政权时期的档案文件,也为了缓和焚毁契约的过激行动,法国革命政府于1794年6月25日颁布了《共和历二年穑月七日法令》,这可以说是外国近代史上第一个关于档案鉴定工作的政府法令。该法令把旧政权时期的档案文件分为四类:有用文件(包括地产契据等)、历史文件、无用文件、封建文件。后两类文件一律销毁。

从法国大革命开始,诞生了科学的档案鉴定工作,其标志在于:政府开始颁布关于档案鉴定

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