工程档案资料管理措施

工程档案资料管理措施

工程项目文件资料管理是指对整个项目实施过程中的文书资料、工程技术资料、科研项目工程技术资料等进行科学合理大收集、整理、保存和归档管理。项目工程管理部负责项目文件资料的统一管理并督促其他各部门对相应的文件资料进行收集、整理。

一、文书与资料处理

1、项目文书处理一般包括登记、分办、批办、承办、催办、拟稿、签发、用印、传递、立卷、归档与销毁等程序。

2、项目部的文件收、发由工程内业统一登记，视公文内容和性质，准确及时交项目经理、业主、监理和其他有关部门批示或办理。

3、对于不符合国家有关法令、法规与违反制度的文件，可拒收或不予办理。

4、对项目的文件资料进行管理，做好文件受控管理工作。对于涉及有关项目成本、技术、质量及其它必须保密的公文与技术资料，未经项目经理同意，任何人不准借阅。对于上级有关印有密级的文件，项目不准擅自翻印。

二、文件往来与信息传递

1、总包对外发出的所有文件，都纳入编号系统并实行分级管理，并将各分包商的来往文件也纳入编号系统，以便同意管理。

2、总包文件签发分二级管理：

1）、一级文件：必须由项目经理签发，所有经项目指挥长审阅的施工组织总设计；季度、月度计划；重要的会议记录（必须由参加会议各方对整理后的《会议纪要》签名后有效）。

2）、二级文件：备忘录；整改通知；业务联系单；催款通知；技术核定单

等。（必须由总包部门负责人签字后方为有效）。

3、有关工程的传真文件统一由工程管理部收文、编号并分送有关部门。

三、工程档案管理

1、工程档案总管部门：工程档案由工程部统一管理。

2、归档时间：各部门明确一名兼职文件资料员，每季度末由部门负责人签字后送工程管理部资料员，由资料员负责整理立卷。

3、档案的借阅：为充分发挥工程档案的作用，因工作需要在工作时间随时可借阅。但需办理借阅手续，档案不得带出本项目。

4、档案的检查、核对及移交：工程档案定期进行检查核对；做到“帐物相符”，待工程竣工后，工程评定结束，按有关规定向有关档案部门移交。

四、工程技术资料管理

1、认真贯彻执行国家关于工程档案资料管理的通知、规定,对工程从开工到竣工全过程，必须按档案资料的具体内容、整理方法、填写程序、纸张规格等，做到规范化和标准化。

2、公司总工程师负责领导和督促公司有关部门和项目经理部认真履行各自的职责，定期进行检查、督促，确保档案资料的完整、准确。

3、工程施工的技术资料，土建和安装均应同总承包、设计院、质监站、建材生产厂家等单位密切配合，使各类资料能及时、准确、完整的按规定完善归档。

4、项目内业资料人员作好工程施工各类资料的办理、收集、整理、汇编工作，并按归档资料的规定，必须字迹清楚、图样清晰。施工中，对隐蔽、技术核定、材料代换、通知等应及时办理和签字，分部分项工程和单位工程质量检查评定，由专职质安员逐项填写，并有质量评定人员和部门负责人签字。质量保证资

料由技术资料员逐项核查填表后，经工程负责人签字。

5、按招标文件要求每月向监理工程师(总监)提交一套工程施工不同阶段和部位的工程照片，并标注日期，叙述说明。

6、做到工程竣工验收与竣工资料验收同步进行，并保证在工程竣工后30天内按建设工程竣工档案的编制及报送规定要求报送完备的工程资料给总承包。

7、本工程按有关文件要求完成竣工图及工程竣工测量图并提供相应的数字文件。