办公室培训课件幻灯片
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象为0； ▪ 改善后图片
30
效果评估 因文件失控而导致的异常现象
为0，提升了工作效率
31
5S及目视管理事例介绍
32
问题点
33
问题点
34
提问
35
文件柜如何整顿？
[管理责任者] 管理此架责任者姓名
[架子表示标签] 表示架子种类的标签
[柜子内表示标签] 用此标签表示下段 的内容
36
要领
彻底整理， 只留下需要的
某些要求（如易读的要求）与所有类型的文件有关，然 而对规范（如修订受控的要求）和记录（如可检索的要 求）可以有不同的要求
5
记录
文件管理
阐明所取得的结果或提供所 完成活动的证据的文件
记录可用于为可追溯性提供文件，并提供验证、 预防措施和纠正措施的证据。
通常记录不需要控制版本。
6
文件管理
重要度
文件 分类
41
电脑侧面
主机座
电源插座
42
要领
自己动手，不依赖外人
(所有部门、人员都一起执行)
43
要领 清 扫 责 任 分 区
A2 区 (员 工 A)
A1 区 (员 工B)
C3区 (员工C) C2区(员工D) C1区(员工F) B1区(员工G)
E1 区 (员 工 H)
44
清洁
含义
将整理、整顿、清扫进行到底， 并且标准化、制度化。
55
下班前5S
办公室5S活动
1、实施早上5S活动的所有内容 2、用抹布擦干净电脑、传真机及其他办公设备 3、固定可能脱落的标签 4、清洁地面 5、倾倒垃圾篓内的垃圾 6、检查电源开关、门窗、空调等是否已关上。
56
文 件 的 5S
整理 整顿 清扫 清洁 素养
把文件区分为必要(有效)和不要(过期无效)的 无效和不需要的文件及时回收或销毁
25
Байду номын сангаас 物品分类 摆放
26
进行标识
27
定 位、标 识 方法
影绘表示（形迹管理） *连接线标识
28
▪ 改善内容 ▪ 对文件柜做整体定置线，且制定文件借阅一览表以
防文件的丢失
29
▪ 改善后 ▪ 1） 用定置线管制，文件被拿走后定置线残缺一目了然； ▪ 2） 用文件借用一览表来控制，文件处于完全受控状态，文件丢失现
保持前3个S， 制度化，规范 化。
清洁
清扫
使工作环境变 得无灰尘、干 净整洁。
11
5S是什么
演 变
8S （服务）
7S（节约）
6S（安全）
5S（修养）
4S（清扫、清洁）
2S（整理、整顿）
12
5S是什么
▪ 5S是一种管理 ▪ 需要全员的积极参与和长时间的
坚持不懈 ▪ 每日坚持5S管理，一点一滴持续
的改善
来源 缓急 版本
保存期限
7
文件管理
管理 技巧
分门别类 专人负责
规范
索引 专门化 专业化 程序化
8
文件管理
文件 收发
签字 以旧换新 盖章生效
认可 可追溯性 连贯性 有效性
授权
9
第二部分
5S是什么
10
5S是什么
形成习惯，提 高整体素质。
素养
整理
5S
区分要物与不 要物，将不要 物处理掉。
整顿
将要物规范放 置，使寻找时 间为零。
每 天 进 步
一 办公室培训课件幻灯片
点 点
1
每 天 进 步
一 （优选）办公室培训课件.
点 点
培训内容
▪ 文件管理 ▪ 5S是什么 ▪ 如何做好5S
3
第一部分
文件管理
4
文件管理
文件
信息及其承载媒体
媒体可以是纸张，计算机磁盘、光盘或其他电子媒 体，照片或标准样品，或他们的组合。
一组文件，如若干个规范和记录，通常被称为 “documentation”.
目的 腾出空间 防止误用
17
现场检查
5S 差！
5S 好！
18
要领
要区分 对待!
马上要用的
暂时不用的 长期不用的
19
要领
例如： 减少文具使用数量 减少文件保存数量 减少电话使用时间 缩短会议时间
将需要的物品的数量降 到最低程度
20
要领
对可有可无的物品， 应坚决处理掉， 决不手软!
21
要领
为何会有这么 多废品？
目的
成功惯例和制度 是标准化的基础 企业文化开始形成
45
46
要领
连续不断的进行 整理、整顿、 清扫活动
47
要领
花时间改掉坏习惯及 眼不见为净的态度
48
要领
每天保持5S评价的心情， 不断改善办公5S
49
素养
对于规定了的事情，大家都按要求去执行，
含义
并养成一种习惯。
目的
让员工遵守规章制度 培养良好素质习惯的人才 铸造团队精神
将文件分门别类保存 制作目录索引，便于查找 防潮、防尘、防虫 定期修补维护 专人管理、责任分明
文件管理制度、程序
使用完后及时归位 爱护文件，节省用纸 按规定要求制定发行文件资料
57
小测试
▪ 整理是把________物品与________物品区分开 来，并处理________物品。
▪ 整顿是将______物品，摆放成__________的状 态。━即寻找时间为零。
分析
检查
改善
22
问 题 点 在 哪 里？
提问
1、图片中存在什么问题？ 2、为什么会产生这样的问题？ 3、会产生什么样的影响？ 4、我们应该怎样做？
23
整顿
含义 将需要的物品，摆放成谁都清楚并便于 使用的状态。━即寻找时间为零
目的
工作场所一目了然 消除找寻物品的时间 井井有条的工作秩序
24
确定物品 放置场所
物品
37
要领
合理利用空间， 100%定位放置
根据 种类、空间、区域、防护
规定摆放方法
38
问 题 点 在 哪 里？
39
清扫
含义
经常清扫保持清洁， 将各个角落的脏物清理掉
目的
保持良好的工作情绪 稳定品质 达到零故障、零损耗
40
如何清扫？
①看不见的地方，也要彻 底打扫干净。 ②经常打扫，使环境尽量 不产生灰尘、污秽。
50
语言
问 候、礼 貌 语
您好! 早上好! 下午好! 大家好!
51
着装
52
要领
☆持续推动4S活动直至习惯化 ☆严格遵守公司的规章制度 ☆不断地培养责任感、改变意识 ☆充满热情的开始每一天的工作
53
小组讨论
54
早上5S
办公室5S活动
1、检查你的着装状况和清洁度 2、检查是否有物品掉在地上，将掉在地上的物品都捡起来 3、整理和彻底清洁桌面 4、检查存放文件的位置，将文件放回他们应该放置的地方 5、扔掉不需要的物品，包括抽屉内的私人物品 6、检查文件柜、书架等，将放得不恰当的物品改正过来
13
5S是什么
更大的 发展空间
整齐、清洁 的工作环境
企业形象
吸引更多的 忠实顾客
行业内成为 学习榜样
14
5S是什么
可以及时拿到需要的东西 随时确认自己的工作是否 按计划执行 保证工作顺利进展 整理干净不是最终的目的， 而是避免浪费，提高工作 效率
15
第三部分
如何做好 5S
16
整理
含义
将需要的和不需要的物品明确分开， 并处理不需要的物品。
30
效果评估 因文件失控而导致的异常现象
为0，提升了工作效率
31
5S及目视管理事例介绍
32
问题点
33
问题点
34
提问
35
文件柜如何整顿？
[管理责任者] 管理此架责任者姓名
[架子表示标签] 表示架子种类的标签
[柜子内表示标签] 用此标签表示下段 的内容
36
要领
彻底整理， 只留下需要的
某些要求（如易读的要求）与所有类型的文件有关，然 而对规范（如修订受控的要求）和记录（如可检索的要 求）可以有不同的要求
5
记录
文件管理
阐明所取得的结果或提供所 完成活动的证据的文件
记录可用于为可追溯性提供文件，并提供验证、 预防措施和纠正措施的证据。
通常记录不需要控制版本。
6
文件管理
重要度
文件 分类
41
电脑侧面
主机座
电源插座
42
要领
自己动手，不依赖外人
(所有部门、人员都一起执行)
43
要领 清 扫 责 任 分 区
A2 区 (员 工 A)
A1 区 (员 工B)
C3区 (员工C) C2区(员工D) C1区(员工F) B1区(员工G)
E1 区 (员 工 H)
44
清洁
含义
将整理、整顿、清扫进行到底， 并且标准化、制度化。
55
下班前5S
办公室5S活动
1、实施早上5S活动的所有内容 2、用抹布擦干净电脑、传真机及其他办公设备 3、固定可能脱落的标签 4、清洁地面 5、倾倒垃圾篓内的垃圾 6、检查电源开关、门窗、空调等是否已关上。
56
文 件 的 5S
整理 整顿 清扫 清洁 素养
把文件区分为必要(有效)和不要(过期无效)的 无效和不需要的文件及时回收或销毁
25
Байду номын сангаас 物品分类 摆放
26
进行标识
27
定 位、标 识 方法
影绘表示（形迹管理） *连接线标识
28
▪ 改善内容 ▪ 对文件柜做整体定置线，且制定文件借阅一览表以
防文件的丢失
29
▪ 改善后 ▪ 1） 用定置线管制，文件被拿走后定置线残缺一目了然； ▪ 2） 用文件借用一览表来控制，文件处于完全受控状态，文件丢失现
保持前3个S， 制度化，规范 化。
清洁
清扫
使工作环境变 得无灰尘、干 净整洁。
11
5S是什么
演 变
8S （服务）
7S（节约）
6S（安全）
5S（修养）
4S（清扫、清洁）
2S（整理、整顿）
12
5S是什么
▪ 5S是一种管理 ▪ 需要全员的积极参与和长时间的
坚持不懈 ▪ 每日坚持5S管理，一点一滴持续
的改善
来源 缓急 版本
保存期限
7
文件管理
管理 技巧
分门别类 专人负责
规范
索引 专门化 专业化 程序化
8
文件管理
文件 收发
签字 以旧换新 盖章生效
认可 可追溯性 连贯性 有效性
授权
9
第二部分
5S是什么
10
5S是什么
形成习惯，提 高整体素质。
素养
整理
5S
区分要物与不 要物，将不要 物处理掉。
整顿
将要物规范放 置，使寻找时 间为零。
每 天 进 步
一 办公室培训课件幻灯片
点 点
1
每 天 进 步
一 （优选）办公室培训课件.
点 点
培训内容
▪ 文件管理 ▪ 5S是什么 ▪ 如何做好5S
3
第一部分
文件管理
4
文件管理
文件
信息及其承载媒体
媒体可以是纸张，计算机磁盘、光盘或其他电子媒 体，照片或标准样品，或他们的组合。
一组文件，如若干个规范和记录，通常被称为 “documentation”.
目的 腾出空间 防止误用
17
现场检查
5S 差！
5S 好！
18
要领
要区分 对待!
马上要用的
暂时不用的 长期不用的
19
要领
例如： 减少文具使用数量 减少文件保存数量 减少电话使用时间 缩短会议时间
将需要的物品的数量降 到最低程度
20
要领
对可有可无的物品， 应坚决处理掉， 决不手软!
21
要领
为何会有这么 多废品？
目的
成功惯例和制度 是标准化的基础 企业文化开始形成
45
46
要领
连续不断的进行 整理、整顿、 清扫活动
47
要领
花时间改掉坏习惯及 眼不见为净的态度
48
要领
每天保持5S评价的心情， 不断改善办公5S
49
素养
对于规定了的事情，大家都按要求去执行，
含义
并养成一种习惯。
目的
让员工遵守规章制度 培养良好素质习惯的人才 铸造团队精神
将文件分门别类保存 制作目录索引，便于查找 防潮、防尘、防虫 定期修补维护 专人管理、责任分明
文件管理制度、程序
使用完后及时归位 爱护文件，节省用纸 按规定要求制定发行文件资料
57
小测试
▪ 整理是把________物品与________物品区分开 来，并处理________物品。
▪ 整顿是将______物品，摆放成__________的状 态。━即寻找时间为零。
分析
检查
改善
22
问 题 点 在 哪 里？
提问
1、图片中存在什么问题？ 2、为什么会产生这样的问题？ 3、会产生什么样的影响？ 4、我们应该怎样做？
23
整顿
含义 将需要的物品，摆放成谁都清楚并便于 使用的状态。━即寻找时间为零
目的
工作场所一目了然 消除找寻物品的时间 井井有条的工作秩序
24
确定物品 放置场所
物品
37
要领
合理利用空间， 100%定位放置
根据 种类、空间、区域、防护
规定摆放方法
38
问 题 点 在 哪 里？
39
清扫
含义
经常清扫保持清洁， 将各个角落的脏物清理掉
目的
保持良好的工作情绪 稳定品质 达到零故障、零损耗
40
如何清扫？
①看不见的地方，也要彻 底打扫干净。 ②经常打扫，使环境尽量 不产生灰尘、污秽。
50
语言
问 候、礼 貌 语
您好! 早上好! 下午好! 大家好!
51
着装
52
要领
☆持续推动4S活动直至习惯化 ☆严格遵守公司的规章制度 ☆不断地培养责任感、改变意识 ☆充满热情的开始每一天的工作
53
小组讨论
54
早上5S
办公室5S活动
1、检查你的着装状况和清洁度 2、检查是否有物品掉在地上，将掉在地上的物品都捡起来 3、整理和彻底清洁桌面 4、检查存放文件的位置，将文件放回他们应该放置的地方 5、扔掉不需要的物品，包括抽屉内的私人物品 6、检查文件柜、书架等，将放得不恰当的物品改正过来
13
5S是什么
更大的 发展空间
整齐、清洁 的工作环境
企业形象
吸引更多的 忠实顾客
行业内成为 学习榜样
14
5S是什么
可以及时拿到需要的东西 随时确认自己的工作是否 按计划执行 保证工作顺利进展 整理干净不是最终的目的， 而是避免浪费，提高工作 效率
15
第三部分
如何做好 5S
16
整理
含义
将需要的和不需要的物品明确分开， 并处理不需要的物品。