财务档案管理办法

XX工业区开发有限公司

财务档案管理办法

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发布日期：

生效日期：版本：2012-1 发布范围：普发

体系名称：财务管理编码：FC-01-07

目录

1 目的 (1)

2 适用范围 (1)

3 编制依据 (1)

4 释义 (1)

5 职责 (2)

5.1 资金财务部 (2)

5.2 办公室 (2)

6 管理要求 (2)

6.1 财务档案的归档 (2)

6.2 财务档案资料的保管 (5)

6.3 财务档案资料的交接 (6)

6.4 财务档案资料的销毁 (6)

6.5 财务电子文件档案资料的管理 (6)

7 附则 (7)

XX工业区开发有限公司财务档案管理办法

1目的

规范中海油海西宁德工业区开发有限公司（简称“公司”）的财务档案立卷、归档、保管、销毁、交接、转移、借阅的管理，提高公司财务资料的使用效率，制定本办法。

2适用范围

公司。

3编制依据

3.1《会计档案管理办法》，1998，财政部/国家档案局；

3.2《中国海洋石油总公司财务管理制度》，FC-01，2009，中国海洋石油总公司。

3.3《中国海洋石油总公司财务档案资料管理办法》，FC-01-14，2009，中国海洋石油总公司。

3.4《中海油海西宁德工业区开发有限公司财务管理制度》，FC-01，2012，公司。

4释义

4.1财务档案资料

指相关的政府财税文件、会计档案、审计评估报告、预算、资金、资产、税务、保险、财务信息化、产权、股权等相关资料（包括电子文件）。

4.2会计档案

指会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：

a) 会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证；

b) 会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他

会计账簿；

c) 财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注

及文字说明；

d) 其他财务报告：财务快报、经营快报、年度工作报告、税务报表、预算

报表等按规定上报的定期报告以及重要的专题财务报告；

e) 其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算

专业资料，会计档案移交清册，会计档案销毁清册。

4.3财务电子文件

指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储与磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的会计核算及财务管理软件。

4.4会计凭证

是记录经济业务、明确经济责任、按一定格式编制的据以登记会计账簿的书面证明。用来记载经济业务的发生，明确经济责任，作为记账根据的书面证明。5职责

5.1 资金财务部

a) 贯彻执行国家财务档案管理的相关法律法规，结合公司实际，制定公司

财务档案管理规定和相关要求；

b) 负责财务档案资料的立卷、归档、保管、借阅等工作；

c) 配合与股东方协调档案管理事宜，遵循财务档案资料的保管要求；

d) 会同办公室对财务档案提出关于管理、使用、销毁的意见，配合监销工

作，具体负责审批会计档案的销毁清册。

5.2 办公室

a) 负责保管资金财务部移交后的财务档案资料；

b) 会同资金财务部，对财务档案提出管理、使用、销毁的意见，主持监销。6管理要求

6.1 财务档案的归档

6.1.1每年形成的财务档案，资金财务部应当按照归档要求，负责按顺序整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

6.1.2归档文件包括：

a)政府主管机关、股东方的文件、材料，主要包括：

1)政府主管机关、股东方召开的需贯彻执行的会议的主要文件、材料；

2)政府主管机关、股东方颁发的属于公司的主管业务并要执行的文件

以及普发的文件，以及非主管业务但需要贯彻执行的法规性、规定

性文件；

3)政府主管机关、上级领导检查工作时的指示要求、会议纪要等；

4)政府财政、税务、审计等机构审计检查的通知、函件、专项报告等。

b)财务机构文件、材料，主要包括：

1)会计档案、中介出具的审计评估报告及预算、资金、资产、税务、

保险、财务信息化、产权、股权等管理的相关资料及其财务电子文

件；

2)股东方召开的财务工作会、财务工作电视电话会会议从而由资金财

务部门内部形成的相关材料；

3)资金财务部制定发布（包括转发及与其他部门联合制定发布）的正

式文件和无字号文件；

4)资金财务部对公司检查督促财务方面的工作或调查研究形成的重要

材料；

5)相关领导的重要批示，公司各部门交来的办理结果文件和其他文件

材料。

6.1.3会计凭证附件是会计资料的重要组成部分，是记录会计核算过程和结果的重要载体。会计凭证的附件包括各种原始凭证和可以成为会计分录的其他书面证据。

6.1.4会计凭证要求如下：

a)财务人员办理款项的收付等事项时，必须取得或者填制原始凭证。原始

凭证的内容必须具备：凭证的名称，填制凭证的日期，填制凭证单位名

称或者填制人姓名，经办人的签名或者盖章，接受凭证单位名称，经济

业务内容，数量、单价和金额；

b)财务人员要根据审核无误的原始凭证填制记账凭证；

c)从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章，从个人取得的原

始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章。对外开出的原始凭证，必须