合同管理制度(20170512初稿-成本部)

一、目的

为提高公司经济效益，减少合同签订过程中的失误和履行过程中的纠纷，统一工程合同（含施工合同、材料/设备采购合同）起草、审核、制定、审批等内容、流程、格式，规范各类合同的审批及签发流程，明确各职能部门在合同起草、审核、审批、签订、执行等过程中的职责，使合同管理科学化、规范化，有效控制工程成本，规避公司风险，依据《中华人民共和国合同法》及其他相关法律、法规，结合公司实际情况，制定本管理制度。

二、适用范围

本制度适用于公司对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议（包括施工合同、劳务合同、材料（设备）采购合同、买卖合同、借款合同、施工机械租赁合同、周转材租赁合同、咨询服务合同、加工承揽合同、运输合同、资产转让合同、仓储合同以及公司内部承包人部分或全额出资的内部承包协议等等）的发起、起草、制定、审核、审批。

三、职能分工

公司各职能部门和项目部各级人员应各司其职，共同维护公司和项目部“重合同、守信誉”的正面形象，凡违反规定操作造成公司和项目部损失的，当事人应承担责任。

公司各部门负责人负责其部门的合同管理工作，或指定专人负责具体工作。对合同中与本部门相关的技术和交易执行条款提出建议和意见。

公司各部门合同管理部门具有以下职能：

1、行政部

1.1、负责组织修订完善公司合同管理制度并组织各部门制订与其部门专业相适应的专业合同格式文

本；

1.2、负责组织合同管理的法律知识讲座和培训并解答合同签订、履行等方面法律问题；

1.3、会同公司有关部门对重大、重要合同进行评审并出具审查意见；

1.4、监督、检查各部门合同签订、履行、管理情况，参与合同纠纷的调查处理，制定解决方案；

1.5、负责公司合同文本的审批流程、用印申请、归档工作，指导各部门进行合同管理。

2、成本部

2.1、负责组织公司经济类工程合同及参与相关管理制度的起草、制定、修订完善工作；

1.2、负责审核与工程项目有关的各类合同中计量、计价等专业条款的审核；

1.3、对合同中经济条款履约情况进行监督；

1.4、建立与本部门相关的合同管理台账。

3、工程部

3.1、负责起草与工程项目相关的各类合同中的质量、进度、安全文明施工等方面技术条款；

1.2、负责审核与工程项目相关的各类合同中有关质量、进度、安全文明施工等条款，并出具书面审核意见；

1.3、负责对合同中技术条款履约情况进行监督；

1.5、建立与本部门相关的合同管理台账。

4、财务部

4.1、负责起草与工程项目相关的各类合同中的付款、发票、账户信息等财务方面的条款；

4.2、负责审核与工程项目相关的各类合同中有关投标保证金、履约保证金、违约金、滞纳金、银行利息等条款，并出具书面审核意见；

4.3、负责审核合同中各类款项（包括工程款、供货款/服务款、租赁款等）条款内容、支付比例、支付节点等的合理性，并出具书面审核意见；

4.4、负责对合同中财务条款履约情况进行监督；

4.5、建立与本部门相关的合同管理台账。

5、法务部

5.1、负责管理和监督管理公司的各类合同，考评各部门的合同管理工作；

5.2、负责检查各类合同的合法性，实行法律监督；对公司审批或签订的合同负责把关，对下属部门审批的合同负责抽查，提供法律帮助；

5.3、负责对法人委托人和有关人员进行法律培训、考试、提高法人委托人的法律素质；

参与有关合同的谈判、签约等工作，配合各部门办理合同的报批、见证、鉴证和公证等事项；

配合各部门履行合同和处理合同纠纷；

5.3、负责分析、评估合同的风险，并出具书面审核意见，供决策部门参考；

5.4、负责组织、培训公司其他各部门在法律、法规方面的专业知识，提高法律意识；

5.5、建立与本部门相关的合同管理台账。

四、合同流程

1、合同起草、制定

1.1、合同的起草原则上由发起部门负责起草（总承包施工合同除外）；

1.2、公司对外签订的合同，有格式文本的，应使用格式文本签约；与建设单位签订的建设工程施工合同，原则上采用国家或建设主管部门颁布的建设工程标准施工合同；

1.3、各类合同必须采用正式书面合同形式，严禁口头协议和非正式书面形式；合同除即时清结者外，一律采用书面格式，并必须采用统一合同文本。

1.4、合同中须明确现行合同法所规定的所有要素，对当事人权利、义务及相关的约束、承诺等均须以书面形式完整、准确的表述。合同中必须明确涉及履约保证金的支付方式和返还时间。

1.4、合同起草后由经办部门（发起部门）负责组织各相关部门进行审核，提出具体审核意见；

1.5、合同经各部门审核、完善后由经办部门负责上公司OA系统审批流程；

1.6、合同经公司内部流程会签完成后，由行政部门按公司相关制度申请用印盖章，并存档。

2、合同谈判

2.1、合同谈判（洽谈）原则上由经办部门（发起部门）负责组织本部门及相关部门人员参加；

2.2、非涉及费用的谈判原则上由经办部门（发起部门）组织本部门及相关部门人员参加，特殊情况时，可由本部门单独洽谈，但本部门参加人员不得少于两人。

2.3、劳务合同、专业分包工程合同、主要材料（设备）采购合同、主要施工机械租赁合同，由工程部或工程部授权委托项目部进行洽谈，公司各职能部门参与会审，工程部或工程部授权委托项目部进行合同签订；

2.4、项目部在本制度范围内及公司法人授权下以项目部名义签订小额、灵活的材料采购和劳务分包合同。但此类合同文本须先向公司报审并在签订后交公司及时备案。

3、合同审核

3.1、合同在正式签订前，各相关职能部门必须对合同具体内容、条款进行审核，并提出书面具体审核意见交经办部门汇总。

3.2、与工程相关的合同审批必须由工程部进行技术条款审核，由合约部进行计量、计价条款的审核，由法务部进行条文表述、条文完整性和风险评估审核，由财务部进行财务条款（如款项支付、材料/设备价格、银行利息等）审核，由行政部进行合同结构符合性审核。

3.3、合同审核重点

3.3.1、合同的合法性