外贸英语函电整理

Structure and layout of intern ati onal bus in ess letter(

介绍商务信函基础知识与外贸交易程序）

7 原则7Cs:1.Correctness, 正确2.Conciseness,简洁3.Clarity, 清晰

4. Concreteness,具体

pleteness,完整

6.Courtesy 礼貌

7.Consideration. 体谅信函时间的正确的写法

February 2, 20132 February,2013February 2nd, 20132nd February,2013

Structure of Bus in ess letter :

I. The Letterhead （信头）2. The Date line （日期）

3. The Refere nee and In side Address （编号和圭寸内地址）5. The Salutatio n （称呼语）

7. The body of the Letter （正文）8. The Complime ntary Close （结尾敬语）

9. The Sig nature （签名）10. The En closure （附件）

II. The Postscript （附言）12. The Refere nee Line 信件编号

13. The Atte ntion Line 主办人或经办人14. The Subject Headi ng 事由行

15. The Ide ntificatio n Marks 备忘署名16. The Atte ntion line （注意项）

17. The C.C. Line 抄送（cc to XX）18. The subject line （事由）

信头（Letter Head）:

信头一般都是事先就印好的，它表示发信人公司行号名称及地址，使收信人一看就知道发自何方、何处、核实，也便于复信时参考。包括发信人的姓名、地址、网址、电子信箱、电报挂号、电话号码。有的信头还包含公司负责人的姓名和职务职称。

一般商号的信笺都印有信头，如果没有，也可以在信纸上端的中间，或者在信笺的右上方，如：

Richard Thomas &Baldw ins Ltd.

151 Gower Street

Lon do n, SCT 6DY, En gla nd

Tel: 63216260

Fax: 63302700

1. 一般说来，门牌号和街名之间不用逗号点开，但城市名和国名之间必须用逗号点开。城市名后面的字母或数字等是大城市的邮区号。注明邮区便于邮局分信。

2.有时候不写门牌号，而是用邮箱号代替。如：

P. O. Box No.1079

London, En gla nd

日期（Date）: 应据信头右下角三至六行处。

①日期可按“日、月、年”的次序排（英国），如15 Jan., 2012 （国际通用）

也可按“月、日、年”的次序排（美国）-------- 如，Jan. 15, 2012

②年份应完全写出，不能用（00）来代表（2000）

③月份要写英文名称，不能用数字代替，例如，3/9/99不能用在正式的信函中。

④月份名称可用缩写，如Aug.代替August; Oct.代替October，但May, June , July本身很短，不再减缩。

⑤日期可用基数词，也可用序数词。一般用基数词，较少使用序数词

基数：3 November, 2000 （3 Nov., 2000 ）November 3,2000 （Nov.3,2000）

序数：3rd November, 2000 November 3rd, 2000

⑥月份和日期之间不要用标点点开，年份之前，必须用逗号点开

例如，Oct.1,2000 （或October 1,2000） 30 Nov.,2000（或30 Novermber,2000）

日期的几种常见写法：

June 5,2000 (5th June,2000)30 Nov.,2000 ( 30 November,2000)

1st October,2000 (1st Oct.,2000 或October 1,2000) 封内地址和行名（Inside Name and Address）: 这是指收信人的行号和地址。距日期两行，打在左边。

3. 写封内地址时对公司行名的称呼：

①一般用公司全称

London Export CorporationChina Chemical Co.

②在公司的名称由人的姓名组成时可以使用Messrs 表示客气

Messrs. John Smith& Co.Messrs. Black & White Co.

还有即使公司的名称由人名组成，也不应该加Messrs 的情况，例如

a. 写给公司中某一个人的信，例如

Mr.Charles Snow

Robinson & Co.

b. 公司名称中已包括其职衔

c. 公司名中有定冠词the

Dr. Haris& Co. The Grayson Electrical Co.

称呼（Salutation ）：写信人对收信人的一种称呼，其位置是在封内地址的下面空两行，并与之平头。其形式取决于写信人与收信人的关系。

1. 商业函件

①用"Dear Sirs, ” 不能单独用"Sirs, ”③如果是女性公司，则用“ Dear Madams,”

②美国人用“ Gentlemen：” , 更加普遍（不能用单数）, 单数时称“ Dear Sir ”

2. 公事函件：

“ Dear Sir ，”对一般机关团体负责人适用。此外公事函件还可以用“ To those who may be concerned ，”

3. 半公半私函件，且给个人的信件

①给男士，用"Mr.” 或"Esq.” a） Dear Mr. Black,

b） Esq.=Esquire 。在英国，它是对一般男性的敬称，在美国Mr. 是很通用的称呼，

Esq. 则是对有声望的男性的尊称，如法官、地方长官等。注意：用在姓之后

Dear Black, Esq.

2 ）给女士，用“ Miss” , “Mrs. ” , ” Ms.” ,最好用“ Ms.” ,例如，Dear Ms. Black,

注意：称呼后面的标点一般用逗号（，），，但美国和加拿大等地的来信中，Gentlemen 后面也用冒号（：）Mr. 和sir 是常能碰到的词，意思都是“先生”表示对男性的尊称，但用法有较大的差异，需要认真区别。一、Mr. 的用法特点

Mr. 是mister 的缩写形式，Mr. 一般与姓氏或姓名全称连用，但不能与名字连用。还常与表示职位的名称连用

3. Mr. 不能单独使用，单独使用需用sir 来代替Mr. 。如不可说“ Yes, Mr./ mister ” , 可说“ Yes, sir ”.

二、sir 的用法特点

1、不知姓名，或虽知姓名，但为表明对对方的尊敬，常常用sir ，一般性的会话中和严肃的公函中都可使用，

2、sir 一般单独使用，后面不可接姓氏，但写信时称呼对方可加dear. 如：可以说dear sir, 不可以说

dear sir brown. 如果Sir（大写首字母）后面接姓氏，就不能理解为“先生”，而应理解为“爵士”。

3、sir 常用于下级称呼上级，服务行业人员称呼顾客等。也有西方人在为别人服务时对所有的人都称呼sir. （五）信的正文（Body）

信的主要部分，表达发信人的意见。信的优劣完全要看正文写得好坏。大多数书信遵循三段原则：第一段为引导段，自我介绍或说明来信已收到。第二段提供信息或说明事实。第三段设计将来的打算和行动。注意事项：

①段与段之间一般空一行②如果信的本文很长，一页纸不够用而需两张或数张联页，应在第一页的右下端打

“待续”（to be continued）, 并在联页上端注明收信人的名称、日期、页数，再继续打正文。这是为了避免第一页和第二页，第三页在发信时误置。

5）结尾语（The Closing Sentences）: 一般用来总结本文所谈的事项，提示对受信人的要求。如希望来函或电报

订货，答复询问或作必要的声明等，另外也附加一些略带客套的语气。他在正文结束之后，另起一段。

A ）用分词短语开始的：

Awaiting your good news, we are,

Looking forward to your early reply, we remain,

Looking forward to receiving your shipping advice, we remain, 注意: 句末用逗号，不用句号。