学术会议流程

学术会议流程⼀般可分为3个部分：会前准备、会议服务、会后跟踪，其中的关键点也⼀⺫了然，分别是准备、服务、跟踪。

会前准备
1、明确开会的⺫的。

2、根据⺫的确定会议的主题、受众、预算以及宣传重点。

3、根据主题邀请讲者。

由于讲者的地位、繁忙程度及合作关系的不同，需要提前15天⾄3个⽉确认时间；⼀般重要的会议要有备⽤讲者。

4、邀请⼤会主席。

根据实际需要邀请，可以不设；⼀般⼤会主席的设⽴是出于对讲者的尊重、关系的平衡、以及提⾼会议的号召⼒等⺫的。

5、安排会议流程。

应包括：会议签到时间、正式开始时间、各讲者的讲话时间、茶休时间、提问时间以及会后餐时间。

6、确定需要参加会议的部⻔和⼈员（公司内部），召开准备会（或简单协商），明确分⼯和职责。

以上流程主要是会议组织者的⼯作，以下流程便需要各分⼯⼈员⼀起协作：
1、根据会议的档次和规模选择会场，⼀般设在四星以上宾馆。

选择会场时⼀定要现场观察，考虑以下因素是否满⾜会议的需求：租⾦、讲台的位置、投影仪及屏幕位置、主席台的位置、会场内受众的位置安排、签到台的位置、茶休点的位置、宣传品的陈列、⾳响效果以及灯光，还有会场的服务等。

2、会场选择后，尽快与宾馆签定协议，技巧性的压低价格和要求更好的服务。

如果会议需要安排住宿和餐饮，⼀次性打包谈好。

3、会场确定后，会议组织者即可发出邀请函。

邀请函上包含以下内容：会议的主题、时间、地点、主办⽅、流程（是否提供会后餐在此注明）、讲课内容及讲者的简单介绍、会务联系电话以及其它注意事项。

邀请函⼀般应在会议2周（不能少于1周）前发出，以代表提供更多的沟通机会和⽅便客户的时间安排。

4、受众的邀请。

⼀般由⼀线销售⼈员负责，⽐较重要的⺫标客户需要管理⼈员协访邀请。

⺫标客户的邀请需要两次以上的确认，即⼀周前确认、会前⼀天确认，如果是下午的会议当天上午还必须确认⼀次。

5、会场布置。

上午的会议前⼀天晚上布置完毕，下午的会议上午布置完毕。

会场布置的内容：讲台、主席台、受众的位置安排、签到台、茶休点、宣传品陈列、调试投影仪、⾳响以及灯光效果。

还需要注意⽔牌的陈列和会议通道的顺畅（以到会者知道宾馆后不需要任何⼈引导都能找到会场为标准，如果不能请增加提⽰牌），另外千万不要忘记要求宾馆制作主席台成员的铭牌，并陈列好。

会议服务
会议前⼀天招集所有内部与会⼈员参加会前会，主要⺫的有三个：⼀⿎舞⼠⽓，要求⼤家拿出良好的精神⾯貌；⼆是明确第⼆天的会议分⼯，做好服务；三明确意外情况发⽣的处理办法。

会议应该做好的服务有：
1、VIP的接待。

会议讲者和⼤会主席应该有专⼈负责招待，交通、住宿和饮⾷都应该享受VIP的优待。

2、接待和签到。

除专⼈负责签到外，还应安排2-3⼈负责接待，主要任务是从⺫标客户进⼊我们视野后到进会场⼊座的整个过程的陪伴，⺫的是让客户觉得受重视和⼼情开朗。

负责签到的⼈除签到外还应同时承担⼏个任务：礼品的发放；茶休点的准备和引导；指⽰客户洗⼿间的位置。

3、会场⽓氛的烘托。

由1⼈负责，主要任务是：会议正式开始前播放企业（或产品）宣传⽚；会议过程中的拍照；解答客户的⼀些疑问。

4、维护会议纪律。

会议正式开始后，应关闭会场前⻔，留后⻔供进出，如果只有⼀个⻔，在到会率达到7成以上也应关闭；内部⼈员⾮必须不要随意进出，更不允许在会议期间打闹和嬉笑。

5、会议如果安排会后餐，应该在会议结束时，请主持⼈强调下聚餐的地点和⾏⾛路线，同时除留少数⼈负责收拾会场外，⼤多⼈应引导客户离开会场。

6、关于会议资料和礼品的发放。

会议资料有两种发放模式：在签到的同时⽤纸袋装好发给客户，其好处是这样可以保证每个⼈都有⼀套完整的资料，也不会浪费；在会议开始前直接放在每个座位上，其好处是可以节省签到所⽤的时间，并保证客户可以先看到重要的资料。

礼品的发放也同样有两模式：签到的同时发给客户，可避免集中发放的混乱；会议结束后发给客户，可以适当避免客户提前离场和不填写调查问卷。

因此，会议资料和礼品的发放可以根据不同的会议需要⽽设定不同的模式。

会后跟踪
会议结束的当天，招集所有与会⼈员参加总结会。

主要的内容有：
1、所有⼈谈参会感受，并对⾃⼰的⼯作和会议做⼝头总结，必须包括成功和不⾜；
2、总结出整个会议的经验和教训，以提⾼⼤家的会议组织⽔平，并避免错误的重复；
3、再次提醒⼤家会议的⺫的，布置会后的客户回访⼯作。

在总结会结束后，整个会议并没有结束，还需要做以下⼯作，以保证会议的最⼤效果。

1、会议的当天，由会议组织者整理出会议总结（客户版）并打印出来，以供⼀线代表回访使⽤。

对客户的会议总结，主要内容是回顾会议的重点内容（当然也是我们宣传的重点），会议期间客户所提问题的专家解答。

2、代表第⼆天开始回访所有与会客户，对邀请了⽽⼜没参加的会议的⺫标客户也应该回访，回访的重点是了解客户对会议的满意度和对我们宣传重点的认可程度。

同样，重点客户需管理⼈员协访。

所有⺫标客户应该在⼀周内回访完毕。

3、代表在回访完毕后，应完成回访总结表并上交，并重点关注与会客户在将来1-2个⽉的产出。

4、会议组织者收到总结表后，检讨会议宣传结果有没达到，并对未来的效果进⾏预估。

5、会议组织者完成会议总结，向⾃⼰上司汇报，并通报所有内部与会⼈员。

6、在会议结束后，会议组织者应继续关注与会客户的产出1-2个⽉，以检讨会议的成败，和完成最后的会议跟踪总结。