公司管理系统证照管理系统规定

XXXX

资质证照管理办法

1、目的

1.1为适应建筑行业特点以及市场竞争需要，在遵守《建筑企业资质管理规定》等相关法律、法规下使用资质，实现XXXX（以下简称“XXXX公司”或“公司”）的证照管理规化、制度化、合理化，从而确保证照在经营活动中安全、有效、合法的使用，促进公司经营管理工作。

1.2鼓励员工立足公司和个人发展积极取得、提升相关从业资质，打造高素质员工队伍，进而使各岗位任职人员的从业资质满足国家法律法规及公司运行要求，确保公司的各项工作正常有序开展。

2、围

本规定适用于与公司签订劳动合同关系的全体正式员工。

3、原则

3.1及时性原则：证照办理、注册（转入、转出）、年检、再教育等均应在规定时限及时处理，保证公司证照、员工资质能够正常、高效、合理使用。

3.2合理储备原则：公司员工资质数量应按照行业政策要求，进行合理储备，满足业务发展需求，确保公司各项业务的顺利开展。

3.3统一管理原则：与公司经营相关的证照都应由公司专人统一保管，规管理，提高运行效率，保证证照充分使用，适应公司生产经营。

3.4激励性原则：公司鼓励员工积极参加资质证书考试，促进公司人才培养，提高公司实力。

4、证照种类

本办法所指证照包括企业证照、员工资质证书，具体为：

4.1企业证照：指根据国家法律法规要求，公司从事经营活动所必须的证件、资质证书及相关附件等。

1）建筑行业照：企业营业执照、建筑企业资质证、组织机构代码证、安全生产许可证、税务登记证、取费规费证、土地证、房产证等。

2）建筑行业数字证书：合同备案加密锁、起重机加密锁、三类人员加密锁。

3）建筑行业证照配套的印章、信息卡等。

4）行业荣誉证书：外部机构出具的荣誉证书、牌匾、文件等。

4.2 员工资质证书：因公司所处建筑行业特点的需要，纳入公司统一管理的建筑行业人员书及相关附件。

1）员工建筑类资质证书：注册建造师、造价师、九大员岗位培训合格证、安全考核合格证、特种作业人员证等。

2）员工证书配套的印章、信息卡等。

5、管理职责

5.1 行政部

公司证照管理的牵头部门，负责公司证照管理的统筹组织；公司证照统一保管；建立证照信息台帐，对公司人员从业资质情况统一登记《资质证照登记名册表》（附件A），并不定期公布证照的使用情况；负责证照有效性维护，注册、延期、年检、继续教育，维护《资质证照注册名册表》（附件B）；负责监督检查公司证照在各业务单元的使用情况；负责公司证照使用、借用的规管理；负责员工取证的组织工作。

5.2 财务管理部

负责《税务登记证》等其他财务相关证书的管理；负责证书管理相关费用的财务管理。

5.3各部门

配合行政部，提供在资质管理中需要的相应资料。在相关法律、法规允许的围下掌握市场行情动态，及时收集信息，为公司工程投标、工程建设、成本管控等工作提供资质证书使用的依据。

5.4 证书持有人

按照国家相关规定及公司岗位任职要求，持证上岗；按公司要求及时办理证照注册登记、资质升级、年检等事宜。

6、管理流程

6.1 企业资质证照年检、升级、变更、有效期延续

按照主管部门相关规定，行政部定期检查证书信息，在规定时间围及时办理年检、变更、有效期延续等事宜。

6.2 员工资质证书取得、注册

6.2.1获取

1）行政部不定期收集、发布各类证书报考信息，并根据公司经营需要，有计划地组织员工报考、获取资质证书。对不具备岗位要求的员工限期取得相应书。

2）因经营需要，公司统一组织员工报考、获取资质证书，报考人员由各部门推荐，行政部审核，分管领导批准后统一报考。

3）由公司统一组织报考获取资质证书的相关费用由公司承担。各项报名费、考务费、培训费等费用由报考人员先行支付，考试通过且证书注册在公司后，由公司按每证一次全额报销产生的报名费用、考试费用和注册、年审、继续教育等费用。

同时，员工与公司签订服务协议，原则在公司注册年限不少于3年。

4）为避免无效率的取证报考，对报考同类证书同专业的相关费用仅报销一次。

5）公司鼓励员工获取资质证书，员工自行报考获取证书的，公司可协助办理报名用印、证明等相关材料，费用自理。

6）证书取得后，证书原件及相关附件应由公司统一保管，员工个人可保留证书复印件，复印件盖章标识“再次复印无效”。

6.2.2 注册

根据公司发展和业务需要，公司为员工办理证书初始注册、延续注册、变更注册、增项注册、注销注册等事宜。证书注册办理过程应坚持严格审批、宽进严出。

具体办理程序如下：

1）证书持有人提出申请，填写《资质证书注册审批表》（附件C），由所属部门经理审核，公司分管领导审批。

2）行政部依据《资质证书注册审批表》（附件C）审批意见办理注册相关事宜。

3）公司各部门和员工有义务提供办理过程中的相关资料和信息。

6.3 证照的领用管理

6.3.1领用

1）公司各部门在遵守《建筑业企业资质管理规定》等相关法律、法规下，积极参与公司经营围的各项活动过程中，因项目招投标、备案以及其他经营活动等需使用证照时，必须严格填写《资质证照使用审批表》（附件D），履行领用手续。

2）证照使用中途需更换使用的证照时，需重新履行领用手续。

3）行政部负责分类筛选、处理、跟踪各类资质信息，避免证书使用过程中出现一证多

用等情况发生，不利于公司业务开展。

4）所有证照只能用于与公司经营有关的活动，不能用于与公司经营活动无关的用途。5）因证照使用不当所造成的后果，由领用部门承担相应责任。

6.3.2临时使用程序如下：

1）用于招投标等使用期1个月以的业务，由使用部门提出申请，填写《资质证照使用审批表》（附件D），注明使用原因、工程项目全称、使用证照名称、使用时间、使用期限，经办人签字，所属部门经理签字和行政部部门经理签字。项目部因业务需要使用证照，由项目经理申请，平台业务对口部门审核后按流程办理。

2）审批同意后，经办人办理领用登记手续，领用证照。

6.3.3长期使用程序如下：

1）用于项目工程办理施工许可证等使用期限超过1个月的业务，由使用部门提出申请，填写《资质证照使用审批表》（附件D），注明使用原因、工程项目全称、使用证照名称、使用时间、使用期限，经办人签字，所属部门经理审核，报公司分管领导审批。项目部因业务需要使用证照，由项目经理申请，平台业务对口部门审核后按流程办理。

2）审批同意后，经办人办理领用登记手续，领用证照。

6.3.4外单位若因业务往来需使用公司相关的资质证照，使用程序如下：

1）需提供经办人本人原件、复印件、所属单位出具的介绍信，以上资料加盖公章。

2）填写《资质证照使用审批表》（附件D），注明使用原因、工程项目全称、使用证照名称、使用时间、使用期限、经办人签字、所属单位领导签字审核，报XXXX公司分管领导审批。

6.3.5 证照复印件使用应当确认相关证件的有效性。证照复印件申请程序如下：

1）经办人在行政部填写《资质证照复印申请表》（附件E），注明复印原因、工程项目名称（全称）、复印证照名称、复印时间、经办人签字、部门经理签字同意。

2）复印件由行政部加盖“再次复印无效”标识。因各部门对证照复印件使用不当所造成的后果，由该部门承担。

3）外单位若因业务往来需要而使用公司相关的资质证照，需提供经办人本人原件、复印件、所属单位出具的介绍信等证明材料，所有材料需加盖该单位公章。由公司业务对口部门经理审核，分管领导审批后办理领用手续。

6.3.6 证照的维护

使用部门应妥善保管好领用的证照，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等。