秘书现状调查报告

秘书现状调查报告

一、调查目的：

秘书做为现代企事业单位重要的一个职位，正发挥着越来越重要的作用，也越来越受到人们的重视。但秘书在很多人认为就是在领导身边的一个花瓶而已，为消除人们的误解，使大众都能了解秘书究竟是什么，我们特意做了这个调查，也是为我们自己的未来提供一份参考。随着社会的不断发展，现代社会秘书的基本特征、工作职能、工作方法也在不断的发展当中。了解秘书现状，对我们这个专业也能起到很大的认识作用。

二、调查对象和方法：

采访调查分析法。通过对亳州市街头随即抽取的40位非秘书职业的群众就现代秘书工作的职能、工作方法进行问卷调查，对问卷进行了统计，分析。之后针对问卷里分析出的相关问题采访了三位资深秘书史先生、王先生和吴女士，与调查问卷结果分析相结合，从而得出结论，其中后两位还是当地秘书协会。

三、调查结果分析：

40名随机抽取的群众中，70%的人对于秘书的定位有一些偏差，大多将秘书与后勤杂工混为一谈。这其中20%没有接触过秘书，对秘书有传统上的认识偏差；有20%对秘书工作有一定了解，因为秘书工作繁杂而认识偏差；30%是对秘书工作很了解，甚至曾经当过秘书，由于工作单位对秘书的定位有差，他们的秘书职位通常是属于身兼数职性质，影响他们对秘书的认识。在这70%的人里面只有40%看好秘书业发展前景，认为有机会的话很乐意尝试秘书工作，25%认为一般般，认为秘书谁都可以做，5%不喜欢并明确表示自己绝不会从事秘书职业。另20%对秘书职业有全面认识的人当中，15%看好秘书职业的发展，曾有从事秘书职业的想法。5%是离职人员，现在正在找合适自己的秘书工作。而大家对秘书职业的相关问题感兴趣的有秘书的薪水、市场需求、职业水准要求和从业人员素质要求等。

可以看出，这四十位群众对秘书都有一定认识，说明秘书职业人群在现实中分布很广泛。70%的群众认识有偏差，说明秘书业还不成熟，仍有很大发展空间。可以看到有相当一部分人是想从事秘书职业的，这说明秘书发展的可能性是绝对有的。而大家所感兴趣的问题也事关秘书发展现状和发展走向。

针对大家对秘书认识的偏差问题，以及他们所选择的最想知道的秘书职业相关问题，我们采访了3位相关方面的资深人士，对秘书职业有了个全面的认识。现在将调查结果和采访结果综合如下：

第一，秘书工作的主要内容。

受调查的人对这点都有认识，其中有30%的人认识的很全面。秘书，是指专门从事办公室程序性工作，协助领导处理政及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。其职能有：调研、咨询、沟通和处理。秘书的具体工作内容很为繁杂，概括起来就有那么几项：前台的接待，接各种电话，协助领导办理一些文件，办公室环境的管理，公司会议的准备和记录，撰写文书，帮助处理一些领导的业务；

另外，有时候还要和领导一起去出外面应酬。平时的工作看似不多，但处理起来却是很麻烦的，全部是些细小的事情，所以做秘书的特别细心也特别有耐心，如果没有这样的条件，一般都做不好，因为做秘书的就要为那些领导准备好领导所经常会忽略的细节。因为要处理很多办公室的问题，所以秘书要求能熟悉各种办公设备，包括电脑，扫描仪，复印机等等。

第二，秘书的工资水平。

受调查人群中，有一位曾从事秘书业并离职不久的吴小姐。据她讲，之前她的工资水平就每月1800左右。根据她对其他以前同学的联系和沟通情况来看，秘书的工资水平都不是很多，她和她那些同学基本的工资都在1000 ~ 3000这个水平，一般来说那些没有经验的工资会在一千左右，工作时间越长，经验越多，工资会越高。所以她之前的打算是先把这份工作稳定下来，真的有了比这份好多点的工作的时候再换，因为如果到一个新的公司，又可能要很长的一段时间才会提高到现在的这个工资水平。但这些工资根本上就跟不上她们的消费水平，因为做秘书的对礼仪着装都有很高的要求，所以她们要花费很多的资金去买那些化妆品和职业套装。另外，秘书和周围的同时一般都算是属于白领阶层，所以他们在下班以后会经常光顾一些娱乐场所，花费也就难免多些。所以说秘书的工资普遍都比较低。

第三，关于秘书的工作环境问题。

秘书一般都是待在办公室里面，当然有时候也要出外面帮助上级领导办理事务，但不多。所以秘书的工作环境都比较不错，一般都会呆在写字楼里面，有空调之类的设备。有些则是在一些厂房，但一般也不会沦落到很差的境地。秘书工作一般对着一大堆的办公设备，特别是电脑设备，长年对着电脑，所以对身体产生了不好的影响，特别伤眼睛。

第四，秘书的构成和素质。

现在秘书的学历水平参差不齐，现在秘书的学历有很多种，有大学本科，有专科，还有中专学校，甚至是初中的都有。这些人中，有些是专门的有接受秘书职业的教育，但大部分都是半路出家，从其他各种职位转变而来的。所以业务水平不是很高，缺乏管理方面的知识，对科学管理工具不能有效利用。秘书的性别比例也不均匀，在企业，一般都是女性的秘书占据大部分，很少会有男性秘书。椐吴小姐的介绍，我还知道她们以前的那个秘书班就没有一个男的同学。在我现在的班里，男生也很少。而在事业单位和政府机构中，则男性秘书多。

第五，秘书的市场需求。

这点是调查对象中最多人关注的问题，所以我们进行了重点采访。据吴女士讲，秘书职业缺口超过万人，不过并不是说随随便便谁都可以来做秘书。秘书的职业缺口大，但要求的水准也在日益增高。根据三位资深秘书的说法，现总结如下：

(1)秘书缺口将达万人以上，制造业、IT业、贸易业、金融业秘书最抢手。据预测，秘书职位今年的缺口将达到万人以上。虽说从总体供求来看，秘书职位供大于求，但是从对于专业秘书的要求来说，则表现为储备少、市场符合率低。原因在于应届毕业生和没有工作经验的海归占到了求职者的50％左右，缺少职

业化培训。现代企业秘书的职位特点正从人们传统观念中的“打杂”、“花瓶”向职业化秘书转变。

(2)私人助理百里挑一。以往外资企业对秘书的要求主要体现在语言和形象上，对工作经验并没有太多的要求，但现代职业秘书则对工作经验、个人品行、文化素养乃至性格方面提出了更高的要求。秘书分类中的私人助理即已经成为职业秘书的发展趋势之一。私人助理更像“管家”、“代言人”，针对不同服务对象提供“个性化”的辅助职责，甚至在不同场合代表老板出场行事，是老板的替身。

(3)秘书要求专业化。现代企业对秘书知识的要求已越来越趋向于专业化和职业化。例如，IT、通讯、机械、电子、微电子等行业，一般会注重秘书所学的专业，在工作中可以利用自身所学的专业知识解决一些遇到的问题，从而更好了解公司的产品或提出解决方案。

第六，秘书工作的发展趋势。

随着社会主义市场经济体制的建立和完善，秘书在适应体制转轨过程中，以积极态势快速跟进，使秘书工作在思路、方式、手段等方面也迅速改变，为秘书工作开辟了一个新的天地。秘书工作从改革开放起以其默默无闻的成就突破了以往领导的影子、唯唯诺诺的形象，朝着“参与政务、搞好服务、综合协调”方向发展，为秘书工作在市场经济条件下开拓和创新提供思路，开创了新的方法和途径。

(1)不断充实和拓展服务内容。秘书工作在坚持搞好事务性、日常性工作的同时，把改革中的总体原则、指导思想、基本思路、方法及步骤等重大问题纳入工作视野，不仅从战略上研究发展方向，提供决策依据，而且还注重个案的操作性和实效性，尤其重要的是突破了单一的功能模式，能够按照市场经济的运行规律从政治、经济、社会发展、法律等方面综合研究，保证决策的科学性、规范化、减少决策风险。

(2)不断规范服务的程序。从改革开放之初的建立制度到市场经济条件下的完善制度、法规，使服务的程序纳入法制化的轨道。在保证决策的过程中义无反顾地承担起重要角色，既做到决策前保持秘书工作部门的独立性，同时也强调其依附性；既承担决策后的督办职能，又反馈决策信息，不断修正决策，确保决策的有效实施

(3)不断丰富服务的形式。既保证受命服务，又积极主动超前工作；既坚持以秘书服务为主，又拓展外部空间为我所用，广泛吸收其他部门的意见和建议；既以服务工作为主，又根据在休闲、娱乐、交流中易于沟通的特点，主动捕捉领导的闪光思想并补充完善，形成有利于工作的思路。

四、结语：

秘书是一个新兴的职业，现在还处于一个蓬勃的发展阶段，但是针对秘书职业要求的不断提高，就业难度增加，作为秘书专业学生应该与时俱进，不断学习，充实自己，要“一精多通”，以专业秘书为发展就业方向。传统秘书所被赋予的职责，是消极地等待主管的命令，配合周围的工作环境；而新世纪来临之际，由于网络的四通八达，企业扁平化、全球化的发展，促使秘书积极顺应变局，创新思维。因此，专业秘书，除了外形利落出色、学识涵养丰富、个性成熟稳重等传统的标准之外，还应具备现代条件：有问题，能自己找答案，主动设想出合理的方法；专业秘书必须克服自身的情绪问题，力求成熟稳重；不断给自己找机会，化被动为主动，危机就是转机；做事有分寸，凡事多观察，要适应环境，而非要