《时间管理能力》(参考Word)

第四章时间管理能力

本章要点：

1、时间管理能力的定义、结构

2、时间管理主要理论的基本观点

3、时间管理的负面表现和正面表现

虽然我们不能创造更多的时间，但我们希望通过时间管理帮助个体更加懂得分配时间的重要性，进而对个体使用时间的方法进行评估并找出改进的方法，提高时间管理能力。

第一节时间管理能力概述

一、时间管理的定义

有史以来，众多先哲为揭示时间的奥秘做出了大量的努力和探索，在不同的历史阶段，提出了不同的时间学说。从古代以“自然思辨”为特征的时间说，到近代以“绝对时间”为特征的时间说，再到现代以“相对时间”为特征的时间说，这些学说的提出和发展，促进了人类对时间本质及其特征的认识。作为物质运动过程的持续性、间隔性的矛盾统一和物质运动状态的顺序性的衡量指标，时间具有一维性，即不可逆性，它只有从过去、现在到将来的一个方向，一去不复返。

作为一种特殊的资源，时间具有如下独特性：1、供给毫无弹性：时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加、也不会减少，每天都是24小时，无法开源。2、无法蓄积：时间不象人力、财力、物力和技术可以被积蓄、储藏。不论愿不愿意，我们都必须消费时间，无法节流。3、无法取代：任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时间是任何活动不可缺少的基本资源。可以说，世上任何一件事情都离不开“时间”。4、无法失而复得：时间无法象失物一样失而复得。它一旦丧失，则会永远丧失。花费了金钱，尚可赚回，但倘若挥霍了时间，任何人都无力挽回，正所谓“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴”。

孔子说“逝者如斯夫，不舍昼夜”，德鲁克（Peter F. Drucker)说“时间是最高贵而有限的资源”，作为稀有且珍贵的特殊资源，时间是一切活动得以进行的前提，最大限度地开发和利用时间资源，才能保证实现效率和效能。不同的人在“相同的时间”面前表现不同，其结果不同，其重要原因来自于

"时间管理（Time Management）能力"的高低差异。时间管理的目的就是要个体决定什么该做，什么又不应该做，通过事先的规划、提醒、引导个体或组织的未来行为。显然，“时间管理”所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标，用最短的时间或在预定的时间内把事情做好，时间管理的对象不是"时间"，而是指面对时间而进行的"管理者的管理"。

二、时间管理的作用

时间是有效地应用资源，时间管理可以帮助我们减少对时间的浪费，抛弃陋习、引进新的工作方式和生活习惯（如订立目标、妥善计划、分配时间、权衡轻重、权力下放）从而通过自我约束、持之以恒、事半功倍地取得个人重要的目标。在工作中要很好地完成工作就必须善于利用自己的工作时间。工作是无限的，时间却是有限的。时间是最宝贵的财富。没有时间，计划再好，目标再高，能力再强，也是空的。时间是如此宝贵，但它又是最有伸缩性的，它可以一瞬即逝，也可以发挥最大的效力，研究表明低效与高效的工作效率差距可达10倍以上，时间就是潜在的资本。充分合理地利用每个可利用的时间，压缩时间的流程，使时间价值最大化。即使是一些简单的时间管理技术都可以增强个人的工作效率，事实上，时间的重要目的并不是将个体束缚于工作，而是帮助个体创造更多的休闲时间，用来表达个性的所有方面，并欣赏他人的创造性和艺术的表达。

时间管理本身只是手段，而绝不应成为目标，学习时间管理只是希望大家使用一个时间工具，在短时间内重新安排各项工作的重要性，改掉无效的工作习惯，它不应该是天天都要使用的管理个体的工具，如果是这样，时间管理就会成为我们提高工作效率的枷锁，必须打破才能重新关注人类的基本价值：健康与幸福。

三、时间管理的理论

有关时间管理的研究已有相当历史。犹如人类社会从农业革命演进到工业革命，再到资讯革命，时间管理理论也可分为四代。第一代理论着重利用便条与备忘录，在忙碌中调配时间与精力。第二代理论强调日程表，反映出时间管理已注意到规划未来的重要。第三代理论强调优先顺序的观念，依据轻重缓急设定短、中、长期目标，再逐日订定实现目标的计划，将有限的时间、精力加以分配，争取最高的效率。这种做法有它可取的地方。但过分强调效率，把时间崩得死死的，会产生反效果，使人失去增进感情、满足个人需要以及享受意外之喜的机会。第四代理论与以往截然不同之处在于，它根本否定“时间管理”这个名词，主张关键不在于时间管理，而在于个人管理。与其着重于时间与事务的安排，不如把重心放在维持产出与产能的平衡上。

（一）备忘录型时间管理

第一代时间管理理论是备忘录型，其主要目的在于提醒人们切勿遗忘，管理工具为简要的备忘录及查核表。这种时间管理一方面主张顺其自然，另一方面也会追踪时间的安排。备忘录管理的特色就是写纸条，这种备忘录可以随身携带，忘了就把它拿出来翻一下。一天结束，完成了大部分的事情，就可以在备忘录上划掉，否则就要增列到明天的备忘录上。

备忘录型时间管理的优点是：（1）重要的事情变化时应变力很强，顺应事实。（2）没有压力，或者压力比较小。备忘录型的管理便于追踪那些待办事项。其缺点是没有严整的组织架构，比较随意，所以往往会漏掉一些事情，忽略整体性的组织规划。

（二）记事簿型时间管理

第二代时间管理理论强调“规划与准备”，特色是记事簿。这种管理方式的特点是制定时间表，记录应该做的事情，表明应该完成的期限，注明开会的日期等。第二代理论强调效率手册和日程表，其管理工具为工作清单。这种时间管理模式的优点是：（1）追踪约会以及应该做的事情。（2）通过制定的目标和规划完成的事情达成率比较高。缺点是：容易产生凡事都要安排的习惯，找不到思考的空间。

（三）ABC分类时间管理法

著名管理学家科维（Cover，1989）：把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行划分，基本上可以分为四个“象限”：既紧急又重要（如人事危机、客户投诉、即将到期的任务、财务危机等）、重要但不紧急（如建立人际关系、新的机会、人员培训、制订防范措施等）、紧急但不重要（如电话铃声、不速之客、行政检查、主管部门会议等）、既不紧急也不重要（如客套的闲谈、无聊的信件、个人的爱好等）。如图4-1所示。

一般而言，重要性与目标有关，重要的事情大多与使命、价值和目标的实现相联系，是有效自我管理的心脏，它处理诸如建立关系，写个人使命表，作长期计划、锻炼、预防性保养，做好准备，增进能力等不紧急但重要的事情。由于这些事情一时不做并没有立刻产生让人不愉快的后果，而即使做了，也没有立刻显示出让人愉悦的效果，因此，对这些当务之急采取行动往往更需要自制力和主动精神，而一般人由于缺乏这些能力并不会将这些重要的事情放在首要处理的位置，他们往往会对燃眉之急，即紧急的事立即做出反应。紧急的事受其他人欢迎，通常看得见、摸得着、而且做起来常常是愉快的、容易的、富有乐趣的。当事件急迫又重要，以“危机”或“问题”的形式出现时，催促我们“现在”就采取行动，这是时效成为重中之重，不得不做，往往选择余地小、事件进行被动。