归档文件整理时常见的错误

归档文件整理时常见的错误

湖北省档案局陈壮、严中和、皮远喜

《归档文件整理规则》(DA／T22?2000，以下简称《规则》)实施3年了。在贯彻执行《规则》的过程中，出现了一些错误。这些错误有的出现在机关档案室，有的则出现在国家行业主管部门制发的档案管理文件中，有的出现在地方档案行政管理部门的业务指导工作中。如不及时指出并改正这些错误，“小洞不补，大洞难缝”，会带来积重难返的后果。

一、在适用范围上的错误

一是有些档案工作者认为《规则》不仅适用于文书文件材料的整理，而且还适用于专门文件材料的整理；二是不少档案工作者认为不具备立卷改革知识的单位也可以进行立卷改革；三是有些档案馆工作者认为某些已进档案馆的零散档案文件也应按新方法进行整理。以上错误原因在于不了解专门档案的专业性、科技档案的成套性等内在规律；不了解《规则》实施时间是2001年1月1日，而对

以前形成的归档文件则采用传统立卷方法进行整理。

二、在归档文件装订上的错误

一是使用不符合要求的装订材料及工具。归档文件装订材料与工具应具备保护档案、操作方便、价格便宜等三个要求，目前使用的缝纫机线装方式在文件的缝线处易断损、可逆性不好、操作耗时；塑料夹装方式成本高、易老化；无酸纸套方式易散失归档文件。最好的方式恐怕是研制出防锈金属或其他材料的订书针，同时注意不用微波消毒方式。二是在每份归档文件上使用封面，有的档案行政管理部门甚至于在这种封面上印上多项栏日，要求档案室的同志填。这种方法增加了整理工作量和装订成本，严重违背《规则》的简化原则。三是没对不符合要求的文件材料进行处理。装订前应对残缺、薄弱、破损、装订线侧有文字等情况的重要文件采取相应的补缺、托裱、接边等措施；对字迹模糊(如热敏纸传真件)、字迹易扩散或褪变的重要文件进行复制；对大于A4幅面的纸张进行折叠；对所

有的归档文件拆除金属物。这些前处理工作不做，会严重影响档案的保管。四是

对“件”的处理扩大或缩小。《规则》对“自然件”及“可为一件”的归档文件都作了明确的规定，不能随意扩大与缩小。实际工作中，有的单位将件的范围扩大，认为同一问题的归档文件都应成为一件，殊不知“可为一件”的归档文件是同一事由中具有“来文与复文”性质的归档文件。扩大件的范围，实际上又回到传统立卷的老路上去。有的单位将件的范围缩小，严格按“自然件”来处理，这种方法虽然不影响计算机检索，但影响档案实体的存取，手工检索和存取就更麻烦。

三、在归档文件分类上的错误

一是选择的分类标准交叉。如在选择分类方案时，既使用“机构”，又使用“问题”标准(如综合类、业务一科、业务二科等，其中的“综合类”为“问题”标准，“业务一科”等为“机构”标准)。按这种方法设置的类目整理归档文件，容易造成文件材料的分散，影响检全率。二是在编制分类方案时，设“会议类”(如按“机构”调置办公室、业务一科、业务二科等类目，在办公室类下设置会议类；按“问题”设置党群类、行政类、业务类，在行政类下设会议类)。按这种分类方案对文件归类时，必然致使业务一科或业务类的业务会议文件材料归到办公室或行政类的会议类中，从而破坏了业务机构或类目中归档文件的完整性。三是采用级次分类法，收文、发文分类法，文号分类法进行分类。《规则》规定，归档文件材料采用年度、机构或问题、保管期限这些标准进行分类。采用级次分类法、收文发文分类法、文号分类法都没有执行全国统一的分类标准，没有体现归档文件间的历史联系及形成规律，没有反映归档文件的内容，从而造成检索上和存取上的困难。四是当采用机构分类标准时，完全按归档文件署名的责任者归类，如署名为办公室的属业务一科职能的归档文件归入办公室。这种错误的原因主要是不了解现行文书处理办法中规定发文部门只能以本单位党、政机关，文秘部门名义，而不能以其他业务部门名义。因此，业务部门的业务文件只能以整个机关或文秘部门名义制发。为了保持业务部门的完整性，增加业务部门归档文件的检全率，应将以办公室名义制发的属业务部门职能的归档文件归入业务部门。

四、在归档文件排列中的错误

《规则》规定，归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。以下不按此规定的排列方法都是错误的。一是按文号排列。按文号排列的主要问题是不方便按事由途径进行查找归档文件；档案实体存取不便；不利于业务部门整理归档文件；不利于随办随归整理方式的执行；无文号的重要材料不便排列等。二是按问题排列。按问题排列的方式主要是回到立卷的老路上；整理难度和工作量都大，不利于简化原则的实行；不便于随办随归方式的执行。三是将全部归档文件都按时间顺序排列，能按事由集中的也不集中。这种错误主要是不能集中同一事由的归档文件。四是不按保管期限分类，直接按事由排列，造成鉴定和移交的困难。

五、在归档文件编号上的错误

一是跨年度编大流水号。二是同一年度内编跨机构或跨问题的大流水号。三是同一年度、机构或问题的归档文件编跨保管期限的大流水号。以上三种编号方法都不利于业务部门整理归档文件，不利于档案的移交、保管和鉴定。此外，前两种编号方法因其编号项目中没有反映出机构或问题的类目，故检索也困难。四是分盒编件号。这种编号方法势必编盒号，增加了编号的层次，不符合《规则》的简化原则。五是在归档章中用代号(数字或字母)代表机构或问题类目。这种方法只有整理人员才明确，整理人员更换后，便不知其含义了。

六、在归档文件编目中的错误

一是编目的各项目填错。这种错误有多种情况，其一是将件号填错，如将“可作为一件”的若干份文件分别填件号，正确方法是应为一个件号。其二是责任者填错。如责任者填写不全、太简化、不规范的简称等，个人责任者没填写与文件相应的职务，多个责任者没选三个以内的责任者或选择的责任者不是本单位、本系统的重要责任者等。文件上无责任者的没有考证或考证出的责任者没加方括号等。其三是文号填错。如省略了文号中的发文代字、年度、顺序号中的某个部分，将会议文件材料之几、内部刊物期号、图纸号等作为文号填写。其四是题名填错。如随意省略归档文件的标题，当正题名没有反映出文件内容时没有填写副题名、说明题名的文字等。当文件没有标题时没有根据文件内容拟写题名。当文件标题