园林绿化工程资料管理内容与流程

园林绿化工程资料管理内容与流程

一、作为资料员首先应清楚资料员的工作职责与工作内容：

（一）资料员工作职责

(1)资料员应及时收集、分析市场信息，加强对园林绿化工程资料的现代化管理。

(2)及时收集、整理工程施工各类图纸以及补充资料，做好园林绿化工程资料收发、运转、管理等工作，做到文件资料管理规范、完整。

(3)掌握施工技术质量资料的归档要求；积极参与施工生产管理，做好资料的管理和监控。

(4)做好工程图纸的收发和审核，对工程资料和工程图纸等进行独立组合案卷与归档。

(5)处理好各项公共关系，包括与业主、项目经理、技术主管，上级主管部门以及其他相关部门的关系，同时还要处理好与档案管理部门的关系。

（二）资料员的具体工作内容

1．工程资料的收集

(1)资料员收集工程资料必须及时，必须保持与实际施工进度同步。

(2)园林绿化工程建设资料管理必须纳入项目管理的程序中。资料员应参加甲方组织的例会、项目管理人员工作会议等，及时掌握施工管理信息、便于对资料的管理和监控。

(3)资料员对收集到的资料应认真审核；不符合规定的，应返回施工单位予以修改或重做。

(4)对分包单位必须提供的施工技术资料，从项目经理、技术主管到资料员应严格把关，所提供的资料不符合要求的，不预结算工程款(包括对供货单位)。

(5)资料员对收集到的资料应及时整理、立卷与归档。

2．工程资料的保管

(1)园林绿化工程资料的存放和保管方法根据公司规定的档案管理办法进行保管，并必须符合档案管理的有关规定。

(2)园林绿化工程档案库应按公司档案管理规定和要求建立，并报请本地档案管理机构组织档案管理验收。

(3)工程档案保存必须安全、清洁，并做到“六防”，即防火、防盗、防虫、防霉、防尘和防光。

(4)园林绿化工程资料应按相关规定移交、归档。项目通过竣工验收后，一个月内交公司档案室；按有关规定和时限移交城建档案馆；按合同规定的时限提交业主。

(5)借阅工程资料时，必须履行相关手续，且不得损坏或遗失。

(6)工程资料的收回、销毁按公司和本地档案管理的有关规定执行。

3．工程资料的登记

(1)工程资料收发登记。无论是收回文件，还是发放文件，资料员应对这些文件进行逐件登记，并备案，以便于管理。

(2)工程资料借阅登记。工程资料整理归档完毕后，由于工作的需要，单位领导或工作人员经常需阅某件文件资料，资料员应建立资料登记簿，详细列出借阅文件的时间、供阅人、借阅目的及归还日期。

(3)工程资料传阅登记：在文件处理过程中，如文件份数少而需要多人阅读或须知道文件精神的人数较多，则需要传阅文件，因此要建立文件传阅登记制度。

4．工程资料的复印

(1)园林绿化工程资料一般不得复印，但下列文件除外：非密级文件、投标标书、票据、凭证、少量一次性非常规表格等以及非复印不可，又具有应急性、单件性或少量性的其他资料。

(2)园林绿化工程资料的复印由资料员统一管理；凡是受控文件不得擅自复印，必须复印应经主管领导批准。

(3)需要复印的文件材料，应预先考虑其使用前景，适当增加文件存数，避免临时突击复印。

(4)工程资料一般做四套，移交城建档案管理机构一套，移交建设单位保存一套，监理单位一套，施工单位一套。除移交城建档案管理机构的资料为原件外，其余三套可为复印件，但一般需要盖章的资料最好都盖红章，以免复印的资料章印不清楚。

5．项目部印章的管理

(1)印章是项目部对内对外行使权利的凭证。使用项目部印章必须严格执行上级的有关规定和印鉴管理规定。

(2)使用项目部印章必须登记齐全、完整，必须详细登记用印时

间、单位、用印人、批准人以及用印内容等事项。

(3)印章都要有专人保管（保管人员可以是资料员也可以是内勤）；印章使用必须符合用印范围。除正常的业务报表外，凡需使用项目部印章者，必须经领导批准，未经领导批准的，有权拒绝用印。

二、工程资料相关专业术语

1、工程技术资料：在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段资料、施工质量管理资料、施工质量控制资料、竣工验收资料、竣工图、竣工验收备案资料等。

2、工程准备阶段资料：工程开工以前，在立项、审批、征地、勘查、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件资料。此阶段的文件大部分由建设单位办理，施工单位负责收集纳入工程资料中，但在招投标阶段施工单位将招标文件与投标文件及相关投标预算收集并保存

3、施工质量管理资料：施工单位为确保施工质量、在施工前和施工中制定制度、方案、措施而形成的资料。

4、施工质量控制资料：参与工程建设的有关单位，在施工过程中，实施质量控制所形成的资料。

5、竣工验收文件：园林景观工程项目竣工验收活动中形成的文件。

6、竣工图：工程竣工后，真实反映园林景观工程项目施工结果的图样。

7、立卷：按照一定的原则和方法，将所有保存价值的文件分类整理成案卷的过程。

8、归档：将整理立卷后的文件按规定移交档案管理机构。

三、工程技术资料的分类

1、工程技术资料按资料类别进行分类、组卷。

2、工程技术资料分类根据类别、施工部位、专业系统划分，同类资料按产生时间的先后顺序划分。

3、工程技术资料的分类、代号及其组成内容：

A类工程准备阶段文件

此阶段的资料大部分为收集资料，包括甲方应提供的资料集施工单位任命的项目经理任命书、工程开工令等。

（1）工程立项文件:包括项目建议书、批复文件；可行性研究报告及附件、审批意见；工程立项有关会议纪要、文件；工程项目评估研究资料、发改委批准的立项文件等，这些文件建设单位也许办理的不全面，施工单位收集时将建设单位存有的文件进行复印存留。

（2）建设用地管理文件：包括征占地的批准文件；建设用地规划许可证及附件、附图；规划用地文件和土地使用证。

（3）招投标文件：

a.工程勘察及设计招标、投标、中标文件、勘察设计合同

b.工程监理招标、投标、中标文件、监理合同

c.工程施工招标、投标、中标文件、施工合同

（4）建设、勘查、设计、监理、施工单位资质及项目负责人资料：

a.建设单位项目管理机构及项目负责人名单

b.勘察单位资质及项目负责人名单和执业证书

c.设计单位资质及项目负责人名单和执业证书