基本建设项目档案的整理方法

一、基本建设项目档案的概念

基本建设项目档案是指从建设项目(工程)的提出、调研、可行性研究、评估、立项、审批、勘察、设计、施工、生产准备到竣工投产(使用)的全过程中形成的应归档保存的全套文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。

二、基本建设项目文件的整理

㈠、基本建设项目文件(以下简称基建档案)的归档范围和保管期限表（详见附表）

整理基建档案注意的事项：

1、应将反映基本建设职能活动中形成的全部文件材料、图纸及其他载体作为归档范围的主体：

2、划清科技资料与基本建设文件材料之间的界线，不要将科技资料列入基本建设文件材料范围内归档；

3、基本建设文件材料的原件由建设单位归档，施工单位归档用复印件。

㈡、归档时间：

1、各施工单位应在项目建设完成三个月内将项目文件向建设单位归档，有尾工的应在尾工完成后及时归档；

2、大、中型项目建设，按阶段归档。

㈢、归档要求

1、归档文件材料必须是准确反映基本建设及其管理活动的真实情况；

2、归档文件材料必须齐全、完整；

3、归档文件材料应选用优质的制成材料，纸张规格尺寸要统一，不能用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸书写，总之书写材料应符合耐久性要求。

㈣、整理的原则及分类要求：

1、基建档案整理的基本原则：遵循项目文件的自然形成规律和成套性特点，保持卷内文件之间的有机联系，分类科学、组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。

2、基建档案材料的分类要求：

⑴类目明确、层次清楚、简明：

类目明确、层次清楚、简明即划分的类和属类有二至三个层次，达到眉目清楚，条理清晰就可以。比如：城市基建工程档案，可先按不同性质的建筑工程，如市政公用工程、民用建筑工程、工业建筑工程、交通运输工程等划分类；然后再在每种建筑工程类下，直接以工程项目(或单项工程)划分为属类。如果工程项目较多，也可以在每种建筑工程类下，先按地理区划或建筑用途(如民用建筑中的宾馆、影剧院、青少年宫、学校、机关办公楼、住宅等)划分为属类，在属类下再按工程项目(或单项工程)划分为小类。类和属类一般不益划得过多。类和属类的层次划得

过多、过繁主要是容易破坏归档文件材料的自然形成规律，割裂文件材料固有的内在联系，不便于保管和利用。

⑵分类标准一致

分类标准一致就是在对一种基建档案划分类或属类时，划分的依据是相同的。只有分类标准一致，基建档案划分的类或属类才会层次清楚，条理明晰，有利于编目工作的进行，也方便保管和利用。比如基建档案，可以按工程项目分类，也可以按专业来分类。如果按工程项目分类，就应当全部按工程项目分类，这就是分类标准一致。如果一部分按工程项目分类，另一部分按专业分类，这就是分类标准不一致。又如矿产的地质勘探档案，可以按地区（省、市、自治区）分类，也可以按矿种(金、银、铜、铁、煤等)分类，这叫做分类标准一致。如果一部分按地区分类，另一部分又按矿种分类，这就叫做分类标准不一致。在划分类和属类时，在同一层里同时使用两个分类标准，势必使档案的整理发生混乱，不便于进行编目、保存和利用。

⑶类与类之间不交叉、不重叠。

类与类之间的归档材料，不能互相交叉。如城市基建工程档案，市政公用工程类的灯饰、给排水材料等不能归入民用建筑工程类；又如类与类之间的材料不能重复。

3、制定分类方案或分类大纲

分类方案或分类大纲是指导分类的纲领性文件，也可以叫做分类指南。是用文字或图表的形式列举基建档案分类的类和属

类的系列，概括各个类和属类所包括的基建档案的归档范围、保管期限、分类方法的类目表。基建档案通常运用的分类方法有：

⑴按工程项目分类

按工程项目分类，就是按照基本建设工程项目(一个建设群或一个单项工程)，如厂矿、机关、学校或水库、电站、桥梁等独立工程项目的全部档案为单位划分类别，其特点是：同一个工程项目其设计或施工建设中形成的全部档案集中在一起，反映一个工程项目的全貌，便于按工程项目查找和利用档案，不属于同一个工程项目的档案要严格区分开。

⑵按专业性质分类

按专业性质分类，是指根据基建档案内容所反映的不同专业性质来划分基建档案的类别。例如：基建工程设计档案中的标准设计或通用设计档案，其本身一般不是伴随有具体对象的工程设计形成的，所以它更适合于按建筑、结构、给排水、电气、照明等不同专业性质划分不同的类别。类以下还可以划分属类，象结构类下可以按砖混结构、框架结构等划分不同属类。按专业性质分类的方法，其特点是：将同一专业性质的基建档案集中在一起，便于从专业角度查找和利用基建档案。

㈤、组卷的方法

1、按项目组成案卷(即保管单位)如一项建筑工程，一般由大小不等的若干单项工程组成，如一个学校有教学楼、实验楼、办公楼、宿舍等单项工程。各个单项工程一般由基础、底层和各

层及各种不同用途的房间组成。这些单项工程及其不同部分的图纸和文件，各自构成一组有机联系的整体，可以根据数量多少分别组成一个或多个案卷(保管单位)。

2、按专业性质组成案卷(即保管单位)，是指按照基建档案的内容反映的专业性质来组成保管单位。如基建工程项目的设计图纸，可以按土建、结构、电气、照明等不同专业，分别组成一卷或数卷。

以上两种组卷方法均是将直接针对具体项目的管理性文件材料放入所针对的项目里组卷。

3、卷内文件材料的排列：

⑴管理性文件，按问题重要程度、时间排列；

⑵图样材料按阶段或重要程度排列。即：方案——初步设计——技术设计——施工图设计——竣工图；

⑶按目录或图号排列；

⑷无目录或图号采用专业顺序先分后分，至下而上(至上而下)；平面图——立面图——剖面图——大样图

⑸更改通知单连同附图排列在更改图后面；

⑹施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列；

⑺按文件形成先后顺序排列，文字在前，图样在后。有译文的外文在前，原文在后。

4、卷内文件材料的编写

⑴案卷内基建文件材料均以有书写内容的页面编写页号。

⑵单面书写的文件材料在其右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。图样页号编写在标题栏外。

⑶成套图样或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其它文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。卷内目录、卷内备考表不编写页号。

①序号：序号应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内科技文件材料件数的顺序。卷与卷之间不连续编。

②文件编号：文件编号应填写科技文件材料的文号或图样

的图号、设备代号、项目代号等。

③责任者：责任者应填写科技文件材料的形成部门或主要责任者。

④文件材料题名：文件材料题名应填写科技文件材料的全称。

⑤日期：日期应填写科技文件材料的形成日期。

⑥页号：页号应填写每件文件材料首尾页上标注的页号。

⑦备注：有需要注明的事项填入此栏。

⑧卷内目录排列在卷内文件材料首页之前。

⑸卷内备考表的编写

卷内备考表式样

①说明：说明包括案卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。

②立卷人：应由负责立卷人签名。

③立卷日期：立卷日期应填写完成立卷的日期。

④检查人：检查人应由案卷质量审核者签名。

⑤检查目期：检查日期应填写审核的日期。

⑥卷内备考表排列在卷内文件材料之后。

5、案卷的装订

⑴案卷可以装订和不装订两种形式。

⑵案卷内不同幅面的科技文件材料或图纸均要折叠为统一幅面，破损的要先修复。幅面采用A4型(即：297mm×210mm)或16开型(260mm×185mm)。图样折叠时标题露在右下角。图纸折叠成“手风琴式”，A4型尺寸。

⑶案卷内的金属物装订前要拆除。

⑷三孔一线装订。装订的案卷要结实、整齐，不要压住字迹、不掉页、不倒页、无损坏文件、不妨碍阅读。

⑸不装订的案卷，应在每份科技文件材料的左上角加盖档号章。

⑹档号填写按照前面讲的“案卷封面的编写第6点”填写。

⑺序号填写应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件材料件数的顺序。

6、案卷封面的编写

(1)案卷封面印制在卷盒的正表面，案卷封面空白栏就是案卷题名栏，拟写案卷题名一般由立卷人拟写。案卷题名要求应简

明、准确地揭示卷内文件材料的内容，主要包括项目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称等。

例：

案卷题名=云阳中学办公楼(对象名称或工程项目)+电器照明(针对内容或专业)+施工图(文件材料名称)

(2)立卷单位应填写负责文件材料组卷的部门或项目负责部门。

(3)起止日期应填写案卷内文件材料形成的起止日期。

(4)保管期限应根据有关规定填写组卷时划定的保管期限。

根据国档发(1988)4号文件规定，基本建设项目档案资料的保管期限分为：永久、长期、短期三种。同一卷内，有不同期限的文件材料，坚持“就高不就低”的办法。

(5)密级应依据保密规定填写卷内文件材料的最高密级。

(6)档号应填写全宗号、目录号、分类号(项目代号)和案卷号（档号的编制见后）。

(7)封面填写实例

7、案卷背脊的编写

(1)案卷背脊上的保管期限应根据有关规定填写组卷时划定的保管期限。

(2)档号填写同“案卷封面的编写(6)”。

(3)案卷题名填写同“案卷封面的编写(1)”，应从右到左竖写。

三、案卷排列、编号和编目

案卷组好后，还要进行排列、编号和编目，就是我们常说的案卷的排列、编制档案号和案卷目录。

（一）案卷的排列

案卷的排列就是按照一定的方法对组好的基建档案案卷进行科学的排序。

（二）案卷的编号

基建档案的编号主要指对基建档案案卷进行编号。它是用来反映基建档案分类层次和案卷排列顺序的一组符号，是基建档案分类号和案卷顺序号的组合。它起着基建档案案卷排列后的固定作用，便于档案室(馆)保管和查阅者查阅利用。

编制档案号(即：案卷编号)首先应确定档案号的结构形式。档案号的结构形式有两种：一种是单纯号码制，即全部以数字进行编号：男一种是混合号码制，即以代字和数字混合进行编号。采用哪一种结构形式，应根据档案分类情况而定。

档案号的基本模式：

档案号=全宗号+目录号+分类号(包括项目代号)+案卷顺序号

单纯号码制实例：

某单位基建档案

××·××·×·×·×——001→案卷顺序号

↓↓↓↓↓

全目

宗录大属小

号号类类类

如O012.7.1-1、O012.7.1-2、O012.7.1-3、O012.7.1-4、O012.7.1-5，为县档案局档案馆综合楼的项目档案。O012为全宗号，即单位代号；7为目录号，即项目档案代号（根据各单位实际情况确定）；1为分类号，即档案馆综合楼代号；“-”后的1、2、3、4、5为案卷号。又如O012.7.2-1、O012.7.2-2、O012.7.2-3、O012.7.2-4、O012.7.2-5、O012.7.2-6为县档案局档案馆综合楼的项目档案。如果一个单位只有一个项目，直接在目录代号下编案卷号，如O125.8-1、O125.8-2、O125.8-3……

(三)基建档案分类目录的编制

基建档案分类目录以案卷为对象著录，按基建档案实体整理顺序排列组成。在用途上它既是一种库藏目录，也是一种检索目录。其作用是固定基建档案分类排列次序，揭示基建档案的内容和成份，是直接按类别查找基建档案的基本检索工具。主要项目有：档案号、案卷标题、责任者、编制时间、文字材料、兰图、归档时间、保管期限、密级、备注等。

附：

建设项目文件归档范围和保管期限表

照片档案归档整理规则

照片档案归档整理规则．照片档案归档整理规则一.归档内容： 1.上级领导及主要负责人参与本本单位及本系统有关的重大公务活动、视察、考察本单位工作形成的照片。 2.反映本单位主要职能活动和工作成果的

照片。 3.单位组织或参加重要外事活动的照片。 4.召开党代会、职代会、团代会及各种重要会议形成的照片。 5.记录本单位、本地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片。 6.单位及各部室组织的各种活动及获奖作品的照片。 7.局领导和各部室深入基层检查、指导工作的重要照片。 8.举行重要表彰和重大纪念、庆祝活动形成的照片。 9.与其他载体有密切联系的照片。 10.重点基建工程奠基、竣工、剪彩仪式和工程主体、内部结构等形式的照片。． 11.其他有保存价值的照片。二.归档要求及归档方式： 1.归档的照片材料，由形成单位负责一率由拍摄人员负责收集，整理后移交档案室统一整理归档。 2.归档的照片材料必须保证其完整、清晰、准确、系统，具有有机联系的，反映同一工

作或事件的照片材料应为一组。 3.归档的数码照片必须是可读文件。在有关设置上演示或检测运转正常，无病毒、清洁、无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性。 4.归档使用照片光盘的性能质量，应分别符合国家有关规定，禁止使用劣质光盘。 5.归档的光盘文件应由文件形成部门编制归档说明。即光盘需简要说明盘中存贮文件的内容。即拍摄时间、地点、活动名称，保证文件的完整性和准确性等。 6.归档的照片材料由照片形成部门在OA办公自动化照片档案管理模块填写照片资料移交目录，相应的数码照片直接添加在文件目录下同时移交。 7.打印移交清单（一式二份）交档案室，交接双方清点后在移交清单上签字，各保管一份备查。 8.保留档案室集中整理方式，由专职档案人员著录案卷、卷内数据。三.归档时间： 3．

苏州工业园区档案分类方案--样本

工业园区***档案分类方案为提高本单位档案管理水平，更好地为各项业务工作服务，实现档案管理规化、标准化、制度化。根据《归档文件整理规则》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《会计档案管理办法》、《照片档案管理规》结合本单位工作实际，对本单位形成的各种门类和载体的档案进行集中统一管理，并按照其容和载体的不同，制定分类方案如下：一、分类原则以本单位职能活动中形成的各种门类和载体的全部档案为对象，依据工作职能、结合档案容和载体形式特点，进行科学分类，保持文件之间的有机联系，便于档案的科学管理和利用。二、全宗档案门类本单位所有门类、载体档案，共有文书档案、会计档案、基建档案、设备档案、照片档案、声像档案、光盘档案、实物档案、业务档案九大类。三、全宗各门类档案的分类、编号（一）文书档案 1.立卷方式按“保管期限—年度—机构（问题）”分类组卷，每个保管期限按年度编案卷流水号（年度小流水）。保管期限为：永久（目录号1）、长期（目录号2）、短期（目录号3）。档号编制：全宗号—目录号—年度—案卷号。

编号示例： F01—1—2005—1 案卷脊背标签式样： 2.一文一件方式采用“年度—保管期限—机构（问题）”分类法，按归档文件整理规则，以件为单位整理。保管期限为：永久、30年、10年。按机构分类的，类目为：“1”综合处、“2”业务处、***。按问题分类的，类目为：“1”党群工作、“2”行政管理、***。档号编制：全宗号—年度—保管期限—分类号—件号编号示例：F01—2012—001—1—1 件号分类号年度目录号（永久）全宗号标签红色为永久，绿色为长期，蓝色为短期，全宗号用红色耐久字迹，其余用黑色耐久字迹，字体是仿宋4号。背脊标签粘贴方法：离底边3cm 处粘贴。案卷号

基建档案整理方法.docx

基建档案整理要求基建档案，全称是基本建设档案，指在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程规划、勘察、设计、施工、使用、维修与装修活动中形成并归档的科学技术文件材料。一个具体项目的基建档案是指从整个建设项目的酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、应当归档保存的文件材料。基建档案的特点是以工程项目为中心形成的科技文件材料具有成套性。包括文字材料、图纸、图表、计算材料、声像等。一、归档范围每一个单项基建工程基本上都可以分成五个阶段（前期准备阶段、设计阶段、施工阶段、（工程监理）、竣工验收阶段和使用维护阶段）形成的文件。基建项目中形成的照片一般归声像档案类，特殊情况，如打桩时土质问题的照片，可同基建文字材料一起立卷。与基建工程连在一起的设备，比如某些化工装置、电梯安装等的档案，与基本建设档案一般很难截然分开，可以作为基建档案的一个组成部分，但设备主体及设备开箱和运转维护过程的文件材料归入设备类。有产权分属的基建项目，要视具体签定的协议涉及的产权比例来确定归档单位。所占比例大的，视为基建项目归档单位，进行整理归档；占有部分产权的另一方有权保管其拥有产权的那部分档案资料。若项目立项不成功，此时，批复可归入批复年的文书档案，视具体情况，划分为长期或短期。具体归档范围参阅基本建设项目文件材料立卷方法和保管期限（附件一）二、归档要求 1、归档的基建项目材料要完整、准确系统、字迹清楚、图面整洁。 2、归档时间负责基建类档案归档管理的部门，指定专（兼）职人员在平时

感谢你的观看做好基建项目材料的收集、积累，按竣工年度归档。但施工时间短的，在基建项目验收后两个月内，按立卷要求分类整理装订；施工时间跨度长的，可采取分阶段归档。房屋产权档案在每户办理完手续后一个月内按立卷要求整理装订。 3、分类与代号 B基建类 B1基建项目类（按单项工程排列） B1.1 ×××项目本单位第一项工程代号 B2房屋产权类 B2.1单位产权 B2.2房改产权面积补差的材料按分类方案归类，即在分类方案中列出每一个地址或每一幢房屋的代码，将对应的材料归入相应的类别中；货币补差的材料归入办理完毕年度的文书档案。三、基建档案整理要求（一）基建类档案整理 1、立卷每一项工程一般都是在五个阶段的基础上分问题（内容）——保管期限进行组卷。如果一项工程文件材料形成数量比较少，可以一个阶段组一卷，或者五个阶段合成一卷。 2、卷内文件材料的排列 ①卷内文件的排列一般按文件材料的重要程度和时间先后排列：批复在前、报告请示在后；正文在前、底稿在后。 ②图样材料的排列有图纸目录的，按图纸的原目录、图号排列；没有图纸目录的，先排总平面布置图，后排局部图，即按图纸类别序号排列（即地质图、初步设计图、建筑施工图、水工图、电气图、气管图、更改图）。卷内排完一个专业项目，再排另一个专业项目。 ③文字和图样交错材料的排列一般情况文字排前，图纸排后。如果文字材料只是对图样材料的补充或一般说明，图纸应排在前面，文字材料在后面。 3、卷内文件编页码感谢你的观看

档案的整理方法

科技档案的整理方法一般讲，基层档案部门对科技档案的整理，大体要经过分类、案卷组织与排列、编目几个环节。一、分类。科技档案分类，就是根据科技档案的内容性质和形成特点，把一定范围的科技档案划分成不同的类别层次，从而形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级的科技档案库藏系统。 1、分类的要求。搞好科技档案的分类，应注意以下几点：（1）科技档案的分类要遵循同一规则。在一个单位内部或一个专业系统，同一种科技档案的分类标准应该一致。（2）科技档案分类要遵循效用规则。即科技档案分类要适应科技档案及其管理特点，追求分类的整体适用效果。也就是说，科技档案的分类，要符合档案形成专业和档案形成单位科技活动的性质和特点。（3）科技档案分类要遵循排它规则。即同一级类目必须互相排斥而不能重合。（4）要编制一个合理和切实可行的科技档案分类方案。分类方案是进行科学分类的依据性文件，在编制科技档案分类方案时，要了解和掌握本单位科技档案的内容构成和形成特点，确定明确的分类标准和分类方法，设置科学、合理的类目体系，形成完整的科技档案分类方案。 2、分类的方法。基层档案部门对科技档案的分类，实际上是在分类方案的指导下进行的。科技档案的种类很多，因此可运用的分类标准或进行分类的方法也是较多的，大体上，科技档案实体分类基本是采用对象分类法和特征分类法两种方法。对象分类法就是以一个实物对象的设计、生产制造等活动形成的整套科技档案为单元进行分类的方法，其典型的形式是型号分类法、工程项目分类法和课题分类法。特征分类法就是以科技档案的内容特征为依据进行分类的方法，其典型的形式是专业特征分类法、时间特征分类法和地域特征分类法。（1）工程项目分类法。它适用于对基本建设工程档案的分类，就是在本单位全部基建档案范围内，以工程项目为分类单元，划分科技档案的类别。（2）型号分类法。它适用于产品档案和设备档案的分类，就是以各个型号的产品或设备为分类单元，划分科技档案的类别。（3）课题分类法。适用于对科研档案的分类，以各个独立的研究课题为分类单元，划分科技档案的类别。（4）专业特征分类法。按照科技档案所反映的专业性质划分科研档案的类别。（5）地域特征分类法。根据科技档案内容所反映的地域特征划分科技档案的类别。（6）时间特征分类法。按科技档案内容所反映的时间特征划分科技档案的类别。以上几种基本方法，在实际应用时，可根据具体情况，结合其中几种灵活运用。基本建设档案的分类，具体到不同单位和不同基建项目，其档案主要有性质——工程项目分类法、流域——工程项目分类法。产品档案的分类，由于产品种类繁多，各种产品代号也不尽相同，因此在型号分类法的基础上，派生出许多具体分类方法，比较常用的有使用性质——型号分类法、系列——型号分类法、年度——纱号分类法。设备档案的分类，根据组织形式和设备类型的不同，设备档案具体的分类主要有性质——型号分类法、工序——型号分类法。科研档案的分类方法主要有学科——课题分类法、专业——课题分类法。二、案卷组织与排列案卷是一组具有有机联系、价值相同、密级相同的科技文件的最小集合体。科技文件之间的联系是多方面的，因此组织案卷的方法也是多种多样的。一般情况下，组织案卷的方法应当与该类科技档案的分类方法相一致。常用的案卷组织方法有以下几种：按结构组织案卷、按

机关档案分类方案计划归档范围参考材料

机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（2006年12月18日国家档案局令第8号发布）第一条为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。第二条本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。第三条机关文件材料归档范围是：（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。第四条机关文件材料不归档范围是：（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。第五条凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。第六条机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。第七条永久保管的文书档案主要包括：（一）本机关制定的法规政策性文件材料；

档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求

邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技）一、档案整理几个概念 (一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。（二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。（三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。（四）档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。 1、以“案卷”为单位整理。 1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。 2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是

一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。 3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm 三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。 4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》 5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围（1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理（2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。（3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA／T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。（4）会计档案按“盒（卷）”整理，整理的依据是财政部、国（财会字…1998?家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》

照片档案管理方法

照片档案管理 1、照片档案概念：照片档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。（见《照片档案管理规范》GB/T 11821—2002。）照片档案可以分为两类：传统的照片档案、新型的照片档案。传统的照片档案是指以感光材料为载体，以影像为反映方式的有保存价值的历史记录。新型照片档案是指运用数码影像技术与计算机技术形成的照片档案。它属于电子档案，其形成、传输、存储和利用都离不开计算机等现代化技术和设备。第一节照片档案管理一、照片档案的积累与收集 (一)直接收集和征集 1、找业务部门收集 2、定人、定点、定期收集 3、全面收集与重大活动重点收集相结合 4、协商与协作收集 5、深入实际部门，发现收集线索 6、收集与翻拍相结合 7、自摄（二）直接收集的保障措施 1、宣传教育手段 2、行政手段 3、经济手段 4、档案人员直接参与（三）收集要求 1、对属于收集与归档范围的照片，应定期归档，集中管理，不得据为己有。 2、对存有真伪疑义的照片进行鉴定 3、归档照片应主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁 4、底片、照片说明齐全

5、底片、照片影像一致 6、翻拍与制作照片 7、符合相关标准要求（四）收集时间及时整理，不跨年（五）照片档案的归档范围 1、反映单位主要职能活动和工作成果的照片档案。 2、领导人和著名人物参加与单位、地区有关的重大公务活动的照片档案。 3、单位组织或参加的重要外事活动的照片档案。 4、记录单位、地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片档案。 5、反映地区地理、古迹以及自然风光和民间风俗的照片档案。 6、与其他载体档案有密切联系的照片档案。 7、其他具有保存价值的照片档案。二、照片档案的归档要求（一）常规照片的归档要求 1、归档的照片材料必须含有照片、底片与文字说明。 2、归档的照片内容应具有真实性。 3、归档的照片和底片应清晰和无损伤（最好为5吋）。（二）文字说明六要素：照片说明的六要素是：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者。（三）照片档案的结构 1、底片：底片分为原底片和翻版底片（复制底片）。——照片的母体、核心部分。 2、照片：是通过底片洗印而成的，与被摄对象是一致的。——直接利用的实际物。 3、文字说明：是照片的题名、文字补充和说明材料。——为方便利用，是照片档案的有机组成部分。三、照片的整理方法、要求 1、照片的分类、组卷根据形成量大小和利用需求一般采用两种分类组卷方法：一是形成量大的单位按年度——专题分类。是指将一个年度内归档的全部照片结合不同的专题依次排列组卷。一个年度的照片档案可形成一卷或若干卷。二是形成量少的单位按专题——年度分类。是指根据照片所反映的

基建档案整理方法

基建档案整理要求基建档案，全称就是基本建设档案，指在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程规划、勘察、设计、施工、使用、维修与装修活动中形成并归档得科学技术文件材料。一个具体项目得基建档案就是指从整个建设项目得酝酿、决策到建成投产（使用）得全过程中形成得、应当归档保存得文件材料。基建档案得特点就是以工程项目为中心形成得科技文件材料具有成套性。包括文字材料、图纸、图表、计算材料、声像等。一、归档范围每一个单项基建工程基本上都可以分成五个阶段（前期准备阶段、设计阶段、施工阶段、（工程监理）、竣工验收阶段与使用维护阶段）形成得文件。基建项目中形成得照片一般归声像档案类，特殊情况，如打桩时土质问题得照片，可同基建文字材料一起立卷。与基建工程连在一起得设备，比如某些化工装置、电梯安装等得档案，与基本建设档案一般很难截然分开，可以作为基建档案得一个组成部分，但设备主体及设备开箱与运转维护过程得文件材料归入设备类。有产权分属得基建项目，要视具体签定得协议涉及得产权比例来确定归档单位。所占比例大得，视为基建项目归档单位，进行整理归档；占有部分产权得另一方有权保管其拥有产权得那部分档案资料。

若项目立项不成功，此时，批复可归入批复年得文书档案，视具体情况，划分为长期或短期。具体归档范围参阅基本建设项目文件材料立卷方法与保管期限（附件一）二、归档要求 1、归档得基建项目材料要完整、准确系统、字迹清楚、图面整洁。 2、归档时间负责基建类档案归档管理得部门，指定专（兼）职人员在平时做好基建项目材料得收集、积累，按竣工年度归档。但施工时间短得，在基建项目验收后两个月内，按立卷要求分类整理装订；施工时间跨度长得，可采取分阶段归档。房屋产权档案在每户办理完手续后一个月内按立卷要求整理装订。 3、分类与代号 B基建类 B1基建项目类（按单项工程排列） B1、1 ×××项目本单位第一项工程代号 B2房屋产权类 B2、1单位产权B2、2房改产权面积补差得材料按分类方案归类，即在分类方案中列出每一个地址或每一幢房屋得代码，将对应得材料归入相应得类别中；货币补差得材料归入办理完毕年度得文书档案。三、基建档案整理要求

档案分类方案

档案分类方案一、编制说明 1、本方案依据《中国档案分类法》、《工业企业档案分类规则》并结合宝能集团文件材料形成的实际情况编制而成。 2、分类号码的组号采用字母—数字混合制的标记符号与层累制的标记方式。 3、本方案适用于宝能投资集团有限公司各部门及所属二级公司的档案分类。二、分类方案大类说明 A类—行政管理类：包括机构组建、撤并等涉及资产产权变动方面的材料；股东会、董事会、监事会、高层会议等形成的会议纪要、重大决策类材料；公司规章制度、通知、报告等；上级下达的有关批复、决定或各部门上报的材料；公司与外部交流合作形成的来函类、发函类文件材料；公司各类资格证书、资质证书；房地产证书；楼宇商铺预售、买卖、租赁合同。 B类—人力资源管理、企业文化类：包括人员聘任、解聘、薪资、福利、奖励惩处等人力资源管理工作的计划、实施、总结报告、考核培训等各类文件材料；在离职员工人事档案；人事任免材料；人事统计报表；企业形象设计、理念宣传、企业文化特色、内部活动、对外宣传报道、企业荣誉材料、企业领导人讲话及文章等材料。 C类—财务及审计类：包括公司资金管理、成本管理、经济核算材料、年度预决算及各类财务统计报表，审计资料及相关制度文件。 D类——法律事务类：包括各类经济诉讼案件、法律公文等相关资料。 E类——工程项目类：包括可行性研究文件、设计基础材料文件、各类设计文件、工程管理文件、各类批文、意见书等施工文件；工程往来信函文件、工程竣工文件；市场营销方案、宣传方案等经营类文件及工程其他相关资料。 F类——物流管理类：包括设备仪器等物料的购置报批文件、采购合同、随机文件、使用、维修、转让、报废、更新等改造过程中形成的材料，库存管理记录、物品统计资料； G类——实物管理类：包括光盘、声像、磁盘、书刊、报纸等各类实物。一、可行性研究、任务书永久 1、项目建议书及批复永久 2、可行性研究报告永久 3、项目评估永久

科技档案整理方法55463442

科技档案整理方法第一节科技档案一、科技档案的定义《科学技术档案案卷构成的一般要求》规定：科技档案是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动中形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。二、科技档案的特点 1、专业性 2、多样性 3、成套性三、科技档案与科技资料的区别 1、反映对象不同（1）科技档案：本单位科技活动的直接记录（2）科技资料：外单位科技活动的记录

2、来源不同（1）科技档案：是由本单位的技术部门形成的原始记录（2）科技资料：从本单位以外收集、交换、购买来的 3、作用不同（1）科技档案：依据与凭证作用（2）科技资料：参考与借鉴作用第二节科技档案的收集归档一、收集方法一列入、一同步、一参加、一把关 1、一列入：明确基建、设备、科研等业务管理部门的岗位职责，即把科技档案的收集、积累、移交归档工作列入该科室的职责范围，并责任到人。

2、一同步：科技档案的收集工作与基建、生产、科研、设备管理活动同步进行。（1）事前介入。在与有关单位签订协议合同时（如勘察、设计、施工、监理等单位），应对科技档案的套数、费用、质量要求、立卷人、移交时间等提出明确要求，作为科技档案接收时的依据。（2）事中监督。本单位要负责组织、监督和检查有关单位（如勘察、设计、施工、监理等单位）科技档案的形成、积累、整理、移交工作，做到边施工边收集边整理。 3、一参加：档案人员参加基建项目竣工验收会和设备开箱，覆行签字手续，并对现场形成的文件材料和设备开箱后的随机材料进行现场收集。 4、一把关：把好外出人员带回材料的收集关围绕基建项目、设备选购等活动外出开会、学习培训带回的各种文件要及时向本单位档案室移交。并由档案部门签字后，才能报销差旅等有关费用（此项规定可纳入本单位的规章制度，以把好文件材料的收集关）。

基建档案整理方法讲义

基建档案整理方法讲义基建档案是指建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的应当归档保存的文件材料。一、归档范围及保管期限（一）基建档案：基建项目类；房屋产权类1、一个单项工程大致可分为五个阶段（前期准备、设计阶段、施工阶段、竣工验收阶段及使用维护阶段）形成的文件材料。 ★在收集基建项目时，前期阶段的材料是收集的重点。基建项目类的保管期限参照《广州市基本建设项目文件材料立卷方法和保管期限》（附件一）目前，在项目建设过程中还出现了监理单位，建设监理项目的监督过程中也全形成相应的文件材料，主要有：规划、大纲、专业实施细则、简报、日志、来往文件等。 2、房屋产权类归档范围及保管期限（1）购买公有住房申请表；（2）家属住房情况调查表；（3）公有住房售价评估表；（4）公有住房买卖协议书；（5）收款凭证、印花税发票（复印件）；（6）公证书（7）出售公有住房审定书；（8）房地产证、平面图（复印件）；

（9）补差价的材料。 ★注意：第9 点的材料，如果单位有房屋产权档案的，放在房屋产权类的房改产权，独立组卷。没有的放在文书档案永久保存。房屋产权类的档案全部归永久保存。二、归档时间（一）基建项目办理完许可证后，首先将前期材料向本单位综合档案室移交保存，并编制目录。（二）基建项目类在工程竣工验收后两个月内，收集好材料，按要求分类整理归档，如果项目施工时间跨度长的，可以采取分阶段整理归档。房屋产权类在每户办理完手续后一个月内，按要求整理归档。三、整理要求（一）分类及代号 1、基建档案分为两大类：即：基建项目类和房屋产权类；机关代号：“ B ” B1——基建项目类 B1.1——基建项目类第一单工程 B2 —房屋产权类B2.1 ――单位产权B2.2 ――房改产权 B2.2.1 ——房改产权类第一幢房屋企业代号：“2” 2.1—厂区、综合性文件；2.2—生产性建筑（包括各车间厂房）；2.3—辅助生产建筑（锅炉、仓库、水塔、变电站等）；2.4—办公、生活建筑（办公

照片档案整理方法步骤

照片档案整理方法步骤 ?一、照片档案的定义 ?照片档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和题名三部分。 ?二、照片档案整理原则 ?照片档案的整理应遵循照片档案的有机联系、便于保管和利用。照片档案的底片、照片应存放在照片盒内，数字照片的光盘，移动硬盘应单独存放。 ?三、照片档案整理方法步骤 ?收集——分类——排列——编号——装袋——装盒——编目?（一）照片档案收集 ?1、收集范围 ?（1）记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。 ?①领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片。 ?②本单位组织或参加的重要外事活动的照片。 ?③记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。 ?（2）记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。 ?（3）其他具有保存价值的照片。 ?2、收集要求：及时、齐全、完整。 ?（1）对属于收集与归档范围的照片，应按照规定定期向本单位档案机关或档案工作人员归档，集中管理，任何单位或个人不得据为

已有。（2）对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定。（3）对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点?（4）底片、照片、说明应齐全。 ?（5）底片与照片影像应一致。 ?（6）对无底片的照片应制作翻拍底片；对无照片的底片应制作照片。数字照片以光盘、移动硬盘和照片两种方式保存。 ? 3 、收集时间 ?（1）对具有归档价值的照片，其摄影者或承办单位应及时整理，各档案室归档，一般不应跨年度。 ?（2）依照《中华人民共和国档案法实施办法》的规定，照片档案随立档单位其他形态的档案一起向有关档案移交。在特殊情况下，经同级档案行政管理部门同意可以提前或延迟移交。 ?（3）档案馆应按收集范围随时征集零散的对国家和社会具有保存价值的照片。 ?（二）照片档案分类 ?将照片按其形成年度分类或按年度――类别分类。 ?（三）照片档案排列 ?1、照片在全宗、年度内按时间先后顺序排列； ?2、照片在全宗、年度、类别内按时间先后顺序排列。?（四）照片档案编号 ?1、编号 ?在照片背面按照片排列顺序逐张编号。 ?格式①：全宗号――年度――张号。

档案分类整理制度

档案分类整理制度一、整理分类的定义及方法整理分类是建立物业类档案基础的重要工作，是由物业管理公司或下属管理处将收集的资料按四类常见档案的类型区分、归类整理，组成物业管理公司内部所需保存的档案。同时根据所售或租物业的特点，按一户一档的办法，为每幢物业的业主或租户建立相应的档案。每售出或租出一套物业，预立卷工作同步进行，总卷与一户一档的整理归类工作也要同步开展。二、收集归类，整理成卷这里所说的收集的档案资料，是物业管理公司需要总体掌握的资料，然后按部门、内存、年度顺序整理成为物业管理公司所需的若干大类总卷宗。 1.业户档案资料。（1）购房合同及身份证的复印件、入伙通知单、入伙手续书、业主公约、验房单等。（2）业主详细资料登记表。（3）家庭人员登记表。（4）业主房屋维修档案。（5）缴费情况一览等。 2.工程技术档案资料（含产权）。（1）规划图纸、项目批文、用地批文。（2）建筑许可证、投资许可证、开工许可证。（3）拆迁安置资料。

（4）竣工总平面图。（5）地质勘查报告、开（竣）工报告、图纸会审报告。（6）工程合同、工程预决算。（7）工程设计变更通知。（8）竣工图：单体建筑、结构及隐蔽工程竣工图，消防、燃气等；工程及地下管网竣工图。（9）房屋、消防、燃气竣工验收证明书。（10）主要材料质量保证书，新材料、购配件的签订合同、证书。（11）水、电、消防等设备的检验合格证书及设备技术资料。（12）砂浆、混泥土块试压报告。（13）绿化工程竣工图。（14）各类房屋清单。（15）出售房屋的产权范围或成本核算清单。（16）公用设施设备及公共场地清单。（17）未完工房屋公用设施设备及公共场地的竣工日期。（18）产权方面的资料。（19）其他工程技术资料。 3.服务档案资料。服务档案，一般又可细分为业户服务档案、装修档案、维修档案、治安交通管理档案、设备设施管理档案、绿化清洁管理档案、社区文化档案等资料。（1）业户服务档案：业户意见调查、统计结果；业户接待记录；业户投诉及处理记录；回访记录等。

文书档案的整理方法和步骤

第三部分文书档案的整理方法和步骤文书档案的整理方法包括立卷的整理和归档文件整理两种方法立卷整理的方法和步骤一、确定分类方案 ◆分类是文书档案整理工作中必不可少的基本步骤。 ◆根据本单位的实际情况，设置分类方案。复式分类法 1、年度—机构—保管期限分类法 2009年：办公室……永久、30年、10年业务处……永久、30年、10年指导处……永久、30年、10年 2010年：办公室……永久、30年、10年业务处……永久、30年、10年指导处……永久、30年、10年 2011年：…… 复式分类法年度—机构—保管期限分类法永久30年10年 2009年：办公室…… 1-10 11-20 21-30 业务处……31-40 41-50 51-60 指导处…… 同上 2010年：办公室……业务处…… 同上排列指导处…… 2011年：…… 复式分类法 2、年度—问题—保管期限分类法 2009年：党群类……永久、30年、10年业务类……永久、30年、10年行政类……永久、30年、10年 2010年：党群类……永久、30年、10年业务类……永久、30年、10年行政类……永久、30年、10年 2011年：…… 复式分类法 3、保管期限—年度—问题分类法永久：2009年……党群类、业务类、行政类 2010年……党群类、业务类、行政类 2011年…… 30年：2009年……党群类、业务类、行政类 2010年……党群类、业务类、行政类 2011年…… 10年：2009年……党群类、业务类、行政类 2010年……党群类、业务类、行政类 2011年…… 复式分类法 4、保管期限—年度—机构分类法永久：2009年办公室、业务处、指导处…… 2010年办公室、业务处、指导处…… 2011年…… 30年：2009年办公室、业务处、指导处…… 2010年办公室、业务处、指导处…… 2011年…… 10年：2009年办公室、业务处、指导处…… 2010年办公室、业务处、指导处…… 2011年…… 保管期限—年度—机构分类法 ◆不管采用哪种分类方法，同一全宗应保持分类方案的一致性。要做到类别设置合理，各类之间界限清楚，归类准确。二、鉴定 ◆确定文件是否留存，剔除没有保存价值的文件材料 ◆确定留存文件的保管期限：永久、30年、10年

基建档案管理办法

24、基建档案管理办法 1目的为规范和加强公司（以下简称公司）基建档案管理，确保基建档案的完整、准确、有效与安全，特制定本办法。 2范围本办法明确了基建档案的管理要求、管理职责，规定了基建档案的收集、整理、归档等业务工作的管理要求。适用于公司基建档案的管理。 3依据本办法依据下列标准、规范制定（其最新版本亦适用于本办法）：《企业档案工作规范》（DA/T42-2009）《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）《国家重点建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）《建筑工程资料管理规程》（DB11/T695-2009） 4定义基建档案是指公司建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收等全过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式和载体的基建项目文件。项目前期文件是指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计及工程准备过程中形成的文件。项目竣工文件是指项目竣工时形成的反映施工（指建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、监理文件和项目竣工图组成。项目施工文件是指项目在施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。监理文件是指监理单位对工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。竣工图是指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。项目竣工验收文件是指建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。 5管理要求

公司基建档案管理遵循“谁主办、谁形成、谁负责”和“统一领导、分级管理、统一标准”的原则，实行“前端控制、同步归档、分阶段移交”的管理方式，确保建设项目档案的完整、准确、规范和安全。项目建设单位负责组织、协调勘察设计单位、施工单位和监理单位编制项目竣工文件和整理项目文件。在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任。项目文件的收集、整理、归档应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行，应完整、准确、系统。建设单位与各参建单位应根据本规范的要求，完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作。 6管理职责档案室为公司基建档案管理部门，负责本公司作为项目法人或建设单位的基建档案管理。档案室负责基建档案的接收、整理、编目、保管、鉴定销毁、统计和提供利用等工作，确保基建档案的齐全、完整、准确、有效和规范，负责对项目文件的形成、积累、整理、归档工作进行指导、监督和检查。工程项目部负责基建项目前期文件、竣工文件、竣工验收文件的积累、收集、整理、移交和归档工作，保证项目文件的完整、有序。 7归档范围和保管期限凡是在工程项目建设过程中形成的具有保存价值的文件材料都应作为基建档案的归档范围，包括项目的提出、可研、评估、审批、计划、勘测、设计、招投标、施工、监理、安装、调试、竣工验收、工程决算等工作中形成的文字、图表等文件材料，详见《基建档案分类、归档范围和保管期限表》（附1）。归档范围应随着基建项目管理内容的发展变化做出相应调整。保管期限根据国家有关基建档案管理规范的规定，结合公司实际情况，分为永久和定期，定期分为30年和10年。不同保管期限的文件为一卷时，保管期限从长。 8归档要求

会计档案的整理与归档方法.doc

会计档案的整理与归档方法一、会计档案含义料归档范围会计档案是机关、团体、企业事业单位在经济管理和会计核算一系列活动中产生、经过整理归档保存起来的会计凭证、会计帐簿、会计报表、工资表和综合管理等材料。二、会计档案材料归档范围根据财政部、国家档案局制发的《会计档案管理办法》中的有关规定，会计档案归档范围包括预算会计、建设银行会计、企业会计和建设单位会计所形成的会计凭证、帐簿、会计报表、工资表和综合管理等会计核算专业材料。而对于上级有关财务的普发性（非指本单位）不办的文件；未生效的合同、协议、单据；未定稿和重份文件；无查考利用价值的一般性、临时性文件都不应归档。（一）会计凭证：会计凭证分原始凭证和记帐凭证两种：（企业会计中还有汇总凭证）１、原始凭证是经济业务发生时，所填写的书面证明，是会计核算的原始依据；原始凭证分自制和外来凭证两种。自制凭证是由本单位填写的（如验收单、领料单、借款单），外来凭证是在外单位、部门和个人取回来的。如由供货单位开给的发票和结算凭证，由收款单位开给的现金收据等。２、记帐凭证是会计人员根据原始凭证加以归类整理编制的，分为收款凭证，付款凭证、转帐凭证三种。企业还有汇总凭证。综上所述：会计凭证归档范围包括：原始凭证和记帐凭证、汇总凭证以及其他的会计凭证。（二）会计帐簿：会计帐簿是全面地、连续地记录和反映各项经济业务的簿籍。会计凭证

只能反映某项经济业务，而帐簿能全面、系统地反映经济状况、形成一种经济信息体系。帐簿主要有下面几种：１、序时帐簿（又称日记帐）、出纳帐、银行帐；２、分类帐簿：分类帐簿分总帐和明细帐两种（１）总帐（总分类帐），即按总分类帐户分类登记的帐簿；（２）明细帐（明细分类帐），即按明细帐户分类登记的帐簿；３、辅助帐（备查帐簿），还有固定资产明细帐（卡片）各种登记簿等都要归档，即在明细帐里不能记载的事项而进行补充登记的帐簿。（三）会计报表：会计报表是用统一的货币计量单位，综合地反映机关团体、企事业单位在一定时期内的经济活动，财务收支计划情况的报告文件。是根据帐簿的记载，加以归纳、整理和汇总编制出来的。会计报表种类，主要有：１、从内容分：资金平衡表、产品成本计算表、年终奖金结算表等；２、从时间分：旬报、月报、季报、年报等；３、从单位分：基层报表、汇总表等。（按各机关在编制会计报表时，所作的文字说明和分析材料是报表的重要组成部分要与报表一起归档。）（四）工资表：工资表是按照“各尽所能，按劳分配”原则分配给劳动者供个人消费的部分国民收入。种类主要有：工资发放名册、卡片、工资转移、证明、通知存根和各种奖金等。（五）综合管理：综合管理是会计部门在工作过程中制定的有关规定、计划、总结、请示、批复和需要说明、分析的文字材料及清册。这部分材料应单独立卷，但编案卷号时，可与报表一起编号，属永久卷排在决算报表的后面，属短期卷的排在月报表的前面。三、会计档案立卷整理（一）会计档案材料保管期限鉴定：会计档案分两个保管期限：即永久、短期。永久保管的档案，没有时间终止，永远保存。短期保管的档案，有三年、五年、十年、十五年、二十五年五种。１、凭证保管期限：

(档案管理)档案归档文件整理的基本方法

归档文件整理的基本方法一、装订 1、件的区分件是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，定件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件；一次会议或活动的文件可为一件或两件；会议记录、简报、信息均可为一件或两件；介绍信、存根经白纸托裱各满30张为一件。“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。 2、装订方法每“件”文件材料的具体排列顺序如下：正文在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复件在后；转文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。每件的装订主要采取的左上角装订法，具体操作将文件的左、上侧对齐，并在左上角按包角纸大小四面涂上浆糊，用包角纸套在左上侧，压紧即可；文件超过40页以上，采用左侧三孔一线装订法。二、分类 1、分类方法根据实际情况，我们选择以下分类方法保管期限－年度分类法

这种方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。主要是设置简单的基层单位或小机关，或每年形成的文件数量少的机关。如：长久：2001年、2002年、2003年…… 定期：2001年、2002年、2003年…… 2、编制分类方案分类方案一般有引言、类别序号、类目名称组成，必要时可对类目所指的范围和归类方法等加以说明。（1）引言，提示分类方法。如按保管期限－年度，还是按其它分类方法。（2）类别序号，是最低一级类目（机构或问题）的序号（3）类目名称，按机构分类的，机关内部第一层机构名称就是类名，如，办公室、业务处；按问题分类的加“类”字，如党务类、综合类等。采用两级分类的也应编制分类方案，以相对固定一个单位归档文件的排列顺序。 3、文件按照其自身的内容、形式、时间、来源等方面，根据编制分类方案，分门别类地组放在一起，使所有文件构成一个有机整体。三、归档文件排列 1、文件排列的含义，是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。

档案整理及分类标准

For personal use only in study and research; not for commercial use 我们公司档案分为文书档案、基建工程档案、人事档案三种类型： 1 公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料； 2 公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料； 3 财务、会计及其管理方面的文件材料； 4 劳动工资、人事、技术职称审批、奖惩、法律事务管理方面的文件材料； 5 经营管理方面的文件材料； 6 仪器、设备方面的文件材料； 7 基本建设、工程设计、施工方面的文件材料； 8声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料。 9 本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复。 10电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。 11其它具有利用和保存价值的文件材料。（一）整理单位：件：即归档文件的整理单位。一般以每份文为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文各为一件。对“件”和“为一件”的确定，原则上，整理单位应为“自然件”，即单份文件，一般以每

人文件为一件。但根据实际情况，还有以下一些原则： 1、会议文件的确定：按内容（问题）分别确定为件。 2、会议记录：以会议种类各为一件，如党组会议记录、行政会议记录等等。 3、调查处理事项：一文一件 4、信息简报：每期为一件 5、请示与批复各为一件（四川省规定） 6、文件正本与不同稿本：正本与定稿为一件，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿的，其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。 7、正文与附件:一般来说,正文与附件为一件;如果附件数量较多或者太厚不易装订时,也可各为一件。 8、正文与与文件处理单：应与文件作为一件。 9、原件与复制件：复制件与原件作为一件。 10、转发文与被转发文：应作为一件。 11、报表、名册、图册等：按其本来的装订方式。一册（本）作为一件。 12、来文与复文：分别为一件。（二）文件修整（略） 1、修裱破损文件