档案的管理方法档案编制及目录格式
公文的档案管理方法
公文的档案管理方法公文是指政府机关、企事业单位、团体组织等在处理行政事务和业务活动中形成的文件。
公文作为一种重要的文件载体,发挥着重要的行政、管理和业务功能。
所以,公文必须进行有效的档案管理,以确保其安全、准确和可靠。
公文档案管理是指对公文进行分类、整理、保存、利用和销毁的一套科学的管理措施和方法。
下面将从分类、整理、保存、利用和销毁五个方面,对公文的档案管理方法进行详细阐述。
一、分类分类是公文档案管理的第一步,它是按照公文的性质、用途、内容和形式等方面的不同特点,将公文进行合理的归类。
公文可以按照产生部门、发文性质、文件种类、行政层级等来划分分类。
通过分类可以方便地查找和管理公文,提高工作效率。
二、整理整理是指对分类好的公文进行组织和编排,形成规范的档案序列。
整理包括目录编制、文件编号、汇编、装订等过程。
目录编制是将公文逐个列出,形成目录清单,方便快速查找所需文件。
文件编号是为了便于标识和管理公文,可以采用时序编号或者部门编号等方式。
汇编是将同一事项或相关联的公文相互整理,形成案卷或文件袋。
装订是将汇编好的文件按照一定的标准进行装订,确保其安全和完整。
三、保存保存是公文档案管理的核心环节,它是指对公文进行长期保管和维护,以确保其完整性、可读性和安全性。
保存公文需要注意以下几点:1.选择合适的保存场所,保证公文不受损害,例如防潮、防火、防虫等。
2.确定合理的保存期限,根据公文的保管价值和法定规定,制定相应的保存期限。
3.进行定期的检查和翻阅,检查保存的公文是否完整和可读,及时修复和整理。
4.制定公文借阅规定,明确借阅的申请程序和权限,确保公文的安全和准确性。
四、利用公文的档案管理目的不仅仅是为了保存和保管,更重要的是为利用服务。
利用包括内部利用和外部利用两个方面。
1.内部利用:指在组织内部根据需要进行的利用。
利用可以包括查询、复制、提取、展示等。
查询可以根据公文的索引或者目录进行,找到具体的文件资料。
档案整理的方法及分类
档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求(文书业务、会计声像、实物电子、科技邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求(文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技)编写吴金林一、档案整理几个概念(一)档案整理定义:是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案,进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等,组成有序体系的过程。
(二)档案整理的基本要求:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件材料之间的有机联系;区分文件材料的价值,确定档案的保管期限;便于保管和利用。
(三)档案整理的文件范围:凡是本机关工作活动中形成的,具有查考保存价值的文件材料,包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等,在办理完毕后均须整理保存。
(四)档案整理的方法:一是以“案卷”为单位整理。
二是以“件”为单位整理。
1、以“案卷”为单位整理。
1)以“案卷”为单位整理就是立卷,即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。
2)所谓案卷,就是一组密切联系的文件的组合体。
立卷是一个分类、组合、编目的过程。
分类即按照立档单位的档案分类方案,对文件材料进行实体分类;组合即将经过分类的文件材料,按一定形式组合起来;编目即将经过组合以后的文件材料,进行系统排列和编目。
3)以“案卷”为单位整理的档案,其基本保管单位是案卷。
案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种,硬卷皮型号有1.2,1.5,2.0cm三个规格,以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。
4)以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》5)以“案卷”为单位档案整理的适应范围(1)大部分单位短期保管(现10年)的文书档案,乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理(2)各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。
(3)科技档案按“卷”整理,整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2000)执行。
办公室档案管理办法
办公室档案管理办法为了提高办公效率,规范办公室档案管理,保护档案信息安全,特制定以下办公室档案管理办法。
一、档案管理责任部门1.公司设立专门的档案管理部门,负责全面管理公司各类档案的归档、整理、存储和检索工作。
2.所有部门设立档案管理员,负责本部门档案的管理工作,配合档案管理部门的工作。
二、档案管理制度1.建立档案管理制度,明确档案的保密级别、保管期限、借阅权限等相关规定。
2.编制档案管理手册,包括档案管理流程、档案分类标准、档案检索方法等内容,供员工参考。
三、档案分类与归档1.档案按照文件编号、文件日期等标准进行分类,确保档案的有序存放。
2.归档时要注明文件标题、文件创建日期和归档日期,做到清晰可查。
四、档案存储与保管1.优化档案存储空间,采用数字化存储和云端存储等方式,减少纸质档案的使用。
2.定期检查档案存储状况,做好防火、防水、防盗等安全保护措施,确保档案安全。
五、档案检索与借阅1.建立档案借阅登记制度,员工需要提出书面申请,并经过审批后方可借阅档案。
2.编制档案检索工具,包括档案目录、档案索引等,便于员工快速查找需要的档案信息。
六、档案销毁与清理1.定期清理过期、无用的档案文件,根据规定的销毁流程进行销毁处理。
2.清理时要做好记录,包括销毁文件名称、数量、销毁日期等信息,确保档案销毁工作的追溯和审核。
七、档案管理培训1.定期组织档案管理培训,提升员工档案管理意识和操作技能,保证档案管理工作的质量和效率。
2.档案管理员要定期参加档案管理培训,了解档案管理领域的最新政策和技术,提升自身的专业素质。
结语良好的档案管理是企业管理工作的基础,是公司内部信息资源的宝贵财富。
只有做好档案管理工作,才能提高工作效率,保障信息安全,实现公司的可持续发展。
希望全体员工认真贯彻执行上述档案管理办法,共同维护公司的档案管理秩序,为公司的发展贡献力量。
档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求
邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求(文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技)一、档案整理几个概念(一)档案整理定义:是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案,进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等,组成有序体系的过程。
(二)档案整理的基本要求:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件材料之间的有机联系;区分文件材料的价值,确定档案的保管期限;便于保管和利用。
(三)档案整理的文件范围:凡是本机关工作活动中形成的,具有查考保存价值的文件材料,包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等,在办理完毕后均须整理保存。
(四)档案整理的方法:一是以“案卷”为单位整理。
二是以“件”为单位整理。
1、以“案卷”为单位整理。
1)以“案卷”为单位整理就是立卷,即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。
2)所谓案卷,就是一组密切联系的文件的组合体。
立卷是一个分类、组合、编目的过程。
分类即按照立档单位的档案分类方案,对文件材料进行实体分类;组合即将经过分类的文件材料,按一定形式组合起来;编目即将经过组合以后的文件材料,进行系统排列和编目。
3)以“案卷”为单位整理的档案,其基本保管单位是案卷。
案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种,硬卷皮型号有1.2,1.5,2.0cm 三个规格,以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。
4)以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》5)以“案卷”为单位档案整理的适应范围(1)大部分单位短期保管(现10年)的文书档案,乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理(2)各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。
(3)科技档案按“卷”整理,整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2000)执行。
档案的管理整理方法档案号编制及目录格式
档案的管理整理方法档案号编制及目录格式一、档案的管理方法1.分类管理:将档案根据不同的属性和特点进行分类,可以按照部门、主题、时间等维度来进行分类管理。
这样可以简化档案的管理流程。
2.打卡管理:每次使用档案时,需要记录档案的借阅和归还情况。
这样可以追踪档案的使用情况,及时了解档案的去向和状态。
3.定期整理:定期对档案进行整理,包括检查档案的完整性、修补损坏的文件、更换老旧的文件夹等。
同时,还要及时更新档案目录和索引,以便于查找和检索。
4.档案保管:要保证档案的安全性和可靠性,需要选择适当的档案室来存放档案。
档案室应该具备防火、防潮、防尘、防蛀等条件,并设有专门的保管人员进行档案的保管工作。
二、档案的整理方法1.按照时间顺序整理:按照档案的产生时间先后顺序进行整理,相同时间段的档案放在一起。
这样可以方便查找和使用档案。
2.按照主题整理:将档案按照不同的主题进行划分,相同主题的档案放在一起。
这样可以方便查找和研究相关主题的档案。
3.按照部门整理:将档案按照不同的部门进行划分,相同部门的档案放在一起。
这样可以方便查找和了解各个部门的工作情况。
4.按照层次整理:根据档案的重要性和使用频率进行整理,一般可以分为机密、秘密、一般等不同层次。
重要的档案放在易于查找和保护的位置。
三、档案号编制档案号是用来标识档案的重要信息,包括档案所属类别、部门、时间等。
档案号的编制要遵循一定的规则和原则,方便查找和管理。
档案号的编制一般包括以下几个要素:类别代码、机构代码、时间代码、顺序号。
1.类别代码:档案的类别根据具体的需要进行划分,可以是字母、数字或者其他符号的组合。
例如:A表示人事档案,B表示财务档案等。
2.机构代码:编制档案号时加入机构代码,用来标识档案的所属部门或机构。
例如:01表示人事部门,02表示财务部门等。
4.顺序号:档案的顺序号是为了区分同一机构、同一类别、同一时间段内的不同档案的编制顺序。
例如:001、002等。
档案管理目录规定(3篇)
第1篇第一章总则第一条为加强档案管理,确保档案的完整、准确、系统和安全,根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规,结合本单位的实际情况,制定本规定。
第二条本规定适用于本单位所有档案的管理,包括纸质档案、电子档案、声像档案等。
第三条档案管理应当遵循以下原则:(一)统一领导,分级管理;(二)集中保管,方便利用;(三)安全保密,确保完整;(四)规范流程,提高效率。
第二章档案分类与编号第四条档案分类应当遵循以下原则:(一)按照档案内容、形式、时间、来源等特征进行分类;(二)保持档案之间的内在联系;(三)便于档案的检索和利用。
第五条档案编号应当遵循以下原则:(一)采用统一编号体系,确保编号的唯一性;(二)编号应当简明、易记、便于检索;(三)编号应当与档案分类相对应。
第六条档案分类及编号的具体方法如下:一、档案分类1. 按内容分类:分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案等。
2. 按形式分类:分为纸质档案、电子档案、声像档案等。
3. 按时间分类:分为年度档案、项目档案、专题档案等。
4. 按来源分类:分为内部档案、外部档案等。
二、档案编号1. 编号格式:档案编号由分类号、年度号、顺序号组成。
2. 分类号:根据档案分类,采用两位数字表示,如文书档案为“01”,科技档案为“02”等。
3. 年度号:采用四位数字表示,如2023年档案为“2023”。
4. 顺序号:采用四位数字表示,表示同一类别、同一年度档案的顺序。
第三章档案收集与整理第七条档案收集应当遵循以下原则:(一)全面收集,确保档案的完整性;(二)及时收集,确保档案的时效性;(三)规范收集,确保档案的质量。
第八条档案整理应当遵循以下原则:(一)保持档案的原始性;(二)保持档案的完整性;(三)便于档案的检索和利用。
第九条档案收集与整理的具体方法如下:一、档案收集1. 制定档案收集计划,明确收集范围、时间、数量等;2. 建立档案收集制度,明确档案收集的程序、责任等;3. 对收集到的档案进行审查、登记、分类、归档。
档案归档方法
档案归档方法档案归档方法1、总的方法:顺其自然,单件归档,档案归档方法。
即顺应文件形成的本来状况,以自然件为归档单位,逐件整理归档。
2、“件”含义(1)单份文件,一份文件为一件;(2)正件与附件合为一件;(3)来文与复文(请示与批复、函与复函)合为一件;(4)会议记录、会议纪要成套性材料每次(期)为一件;(5)各种报表、名册、图册等,一册(本)为一件。
3、分类按年度保管期限(永久、长期、短期)进展分类整理归档。
4、编制页码:原那么上保存归档文件本身的页码,如文件本身没编页码的应编制页码,或者文件有增加的,应补充页码,用打码机或黑色的墨水笔填写都可以。
归档文件整理方法5、盖章编号(1)归档文件应按分类方法逐件在首页上方的空白处加盖档案章,并填写档案章有关栏目的内容。
档案章格式:(2)档案章的工程及填写内容:件号:文件的顺序号。
年度、保管期限(永久、长期、短期)编制1 个流水号,每年断号。
年度:填写文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注。
如:“2000”保管期限:归档文件保管期限的名称。
如:“永久” 注:在每年归档工作完毕后,如发现有其它文件没及时归档的,可将该文件排在已归档文件之后编号归档。
6、装盒及填写盒内备考表(1)归档文件编号后。
按照年度、保管期限、编号顺序装入档案盒,不同保管期限的档案不能装入同一个盒中,并按要求在盒的脊背上盖上各项内容。
盒号暂不要编。
(2)填写盒内备考表。
盒内情况说明:主要填写本盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况,如无上述情况,可不用填写; 整理人:负责整理归档文件的人员姓名;检查人:负责检查归档文件整理质量的人员姓名; 日期:归档文件整理完毕的日期。
7、填写归档文件目录:(见图a1归档文件目录式样)图a1 归档文件目录(1)件号:编制的流水号;(2)责任者:文件的署名者或发文机关;(3)文号:文件的发文字号(没有文号的不用填写)(4)题名:即文件的标题,一般应照实抄录。
档案管理办法
档案管理办法档案管理办法第一章总则第一条为规范本单位档案管理工作,保护本单位档案资源,维护国家利益,制定本办法。
第二条本办法适用于本单位各部门和单位档案管理和使用工作。
第三条次第不一的档案按最早记录时间进行排序。
第四条严格对档案进行分类,由专人负责质量监控。
第五条内部档案外传应事先经过批准,并对外出档案做好备案。
第六条对档案的页码,页数、时间、地点等信息应统一规范。
页码信息应附于档案定位的第一页。
第七条本单位档案使用应严格依法进行。
第八条本单位档案管理机构应当对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查。
第九条本单位档案管理工作由档案保管人、保管辅助人员组成。
第二章档案的收集、整理、鉴定和保管第十条本单位要认真执行国家关于档案的收集、整理、鉴定和保管的规定。
第十一条本单位负责收集档案。
基本情况、决策依据、财务支出、评估报告以及合同、协议、决策文本等文件均应为重点收集档案。
第十二条收集、整理和归档档案必须按时按地收集出库文件,并经过统计记录和定期汇总。
第十三条本单位档案必须按规定逐级鉴定。
无需鉴定的档案,也应当经过核实之后登记备案。
第十四条本单位档案应当按规定分类编制目录。
第十五条本单位档案储存应当合理规划,统一调配,由专人负责。
第十六条本单位应当加强对档案保管人的培训工作,提高其业务素质。
第三章档案利用第十七条档案利用应符合国家保密、保护知识产权和保障人民利益的相关规定。
第十八条为了方便利用,本单位应当及时编制档案目录,并公开必要的内容。
第十九条本单位应当定期向外界提供档案服务。
请求参阅本单位档案的人员,应当依法申请,由档案管理机构核实后签署档案使用证明。
第二十条符合条件的单位和个人可以向本单位购买复制本和出版物。
第二十一条本单位档案应当通过出版、展览品等形式加强政策的宣传教育。
第四章法律责任和附则第二十二条符合国家相关规定,本单位应当严格保守档案中的国家秘密。
第二十三条档案管理机构及其工作人员不得擅自篡改档案,或者销毁档案。
档案的管理包括收集、整理、鉴定、编目、上架、保管、统计、利用
档案管理培训资料一、档案的收集1.收集和移交。
我们原来根据档案局的要求,要求各单位实行部门立卷、部门整理制度。
也就是各部门整理好了再移交综合档案室。
现在看来不太现实,因此,我们现在的要求是各部门要清楚自己部门那些材料应当归档,及时上交档案室。
各处室哪些材料应当归档,档案管理员应当进行指导。
今天,我们发了一份《归档不归档范围和保管限期表》,大家回去后分处室列好表,交给每一个处室负责人,要求他们及时移交档案素材,移交时应逐条对照,不得遗漏。
并填写好档案交接文据(附目录),作好登记。
2.文件的处理我们学校单位比较小,一般没有专门的文件收发部门,通常是由校长和各处室主任分散保管,比较容易遗失。
我们现在的要求是,文件原件由领导签阅后交档案室保管,复印一份复印件按文件流转程序传阅。
3.现在教育局有一部分文件通知是不发纸质文件的,如果其中有关你学校的,也是要归档的。
因此,要求档案员也要时常浏览教育网,查看电子文件。
二、档案的整理鉴定编目上架1.档案期限的鉴定划分(见档案保管期限表)(逐条讨论)2.文书档案的整理2.1文书档案按卷整理2.1.1分类根据《分类排列编号规则》把归档的素材分成党群、政务、教学三类。
接着,根据《保2.1.2组卷2.1.3排序。
组成一卷的文件材料按其生成时间先后和内容关联排序。
2.1.4给每一卷卷内的文件材料在右上角写上(或用数字章、号码机印上)页码。
2.1.5填写卷内目录(附1:文书档案卷内目录样表)卷内目录放在卷首,内容有:顺序号:卷内文件依其排列先后填写顺序号,每卷均从1开始。
文号:填写文件制发机关的发文字号。
如果没有则不填责任者:填写生成文件的单位或部门。
必须要填题名:照实抄录日期:生成文件材料的日期页号:填写每份文件材料的首页号,最后一份文件填写起止页号。
备注:留空,以备文件材料发生变化时作说明用。
2.1.6填写备考表(附2:文书档案卷内备考表样表)卷内备考表放在卷末,内容有卷内情况说明:通常留空,以备卷内文件发生变化时说明用。
档案分类、归档整理、编目、排列方案
档案分类、归档整理、编目、排列方案一转眼,我在方案写作这个领域已经耕耘了十年。
这十年里,我见证了许多企业的成长,也积累了丰富的档案分类、归档整理、编目、排列的经验。
下面,我就来和大家分享一下我的心得。
我们来说说档案分类。
档案分类是档案管理的基础,做得好,可以让档案工作事半功倍。
在分类过程中,我们要遵循一个原则:简洁明了。
具体操作如下:1.明确分类标准。
根据档案的性质、用途、形成时间等因素,制定一套切实可行的分类标准。
2.细化分类类别。
将档案分为文书、财务、业务、人事等类别,每个类别再细分出子类别。
3.确保分类一致性。
在分类过程中,要确保同一类别的档案具有相似性,不同类别的档案具有差异性。
1.制定归档计划。
根据档案分类结果,制定详细的归档计划,明确归档范围、归档时间、归档责任人等。
2.归档前预处理。
对归档文件进行清洁、消毒、去虫等预处理,确保档案的保存质量。
3.归档操作。
按照归档计划,将档案放入指定的档案柜(架),并做好标识。
4.归档后检查。
归档完成后,对档案柜(架)进行检查,确保档案无遗漏、无损坏。
1.制定编目规则。
根据档案分类和归档整理的结果,制定一套统一的编目规则。
2.编制档案目录。
按照编目规则,编制档案目录,包括档案名称、档案号、档案类别、形成时间等。
3.归档文件编号。
为每个归档文件分配一个唯一的编号,便于检索。
4.建立索引。
将档案目录、档案编号等信息输入计算机,建立索引数据库。
1.按照档案类别排列。
将同一类别的档案放在一起,便于查找。
2.按照形成时间排列。
将档案按照形成时间的先后顺序排列,便于了解档案的历史沿革。
3.按照重要性排列。
将重要档案放在容易查找的位置,提高查找效率。
4.定期调整排列。
随着档案的增加,定期对档案排列进行调整,保持档案的有序性。
(1)档案收集:收集各部门的档案资料,确保档案的完整性。
(2)档案分类:按照档案性质、用途、形成时间等因素,对档案进行分类。
(3)归档整理:将分类后的档案进行归档,确保档案的保存质量。
档案的管理方法档案号编制及目录格式
档案的管理方法档案号编制及目录格式档案管理方法和档案号编制及目录格式对于企事业单位来说非常重要,它们能够帮助单位更好地管理和维护档案,提高工作效率。
下面将介绍档案管理方法的重要性以及档案号编制和目录格式的基本原则和步骤。
一、档案管理方法的重要性1.保护档案安全:合理的档案管理方法可以确保档案的安全性,防止档案被盗、遗失、损坏等情况发生。
2.提高档案利用率:档案管理方法能够使档案易于查找和取用,提高档案的利用率,方便单位内部和外部的使用者。
3.简化档案管理流程:通过科学的档案管理方法,可以简化档案的整理、归档和检索流程,提高工作效率,降低管理成本。
4.促进信息共享和协作:档案管理方法可以促进单位内部各部门之间的信息共享和协作,提高工作协调性和效率。
二、档案号编制的原则和步骤档案号是每个档案文件都应有的唯一标识,它能够将档案文件归类整理,有利于档案管理工作的进行。
档案号编制的原则和步骤如下:1.一致性原则:档案号的编制要遵循统一的规则和标准,确保各级别档案号的一致性。
2.有序性原则:档案号应按照文件的生成时间或收到时间顺序编排,方便查找和检索。
3.可扩展性原则:档案号应考虑到档案数量的增加,具备一定的扩展性,方便档案的后续整理和管理。
4.简洁性原则:档案号应尽量简洁明了,避免过长过复杂,方便记忆和使用。
档案号的编制步骤为:1.设计档案号编码规则:根据档案的种类和需要,设计相应的档案号编码规则,考虑档案种类、机构、时间等因素。
2.分级归类:按照档案号编码规则对档案进行分级归类,确定主类、次类、分级和档案的存放位置。
3.编写档案号:根据档案号编码规则,对档案进行编码,生成档案号,并在档案上进行标注。
三、目录格式的基本原则和步骤目录是对档案文件的摘录和总结,它能够提供档案的基本信息,方便查找和使用。
目录格式的基本原则和步骤如下:1.简洁明了原则:目录应尽量简洁明了,包括档案名称、编号、卷数、页数、责任者等基本信息,方便用户快速了解档案内容。
以卷为单位的档案整理方法
以卷为单位的档案整理方法
以卷为单位的档案整理方法是一种将档案按照卷进行分类和整理的方法。
下面是具体的步骤:
1. 制定卷内目录:为每个卷制定一个清单或目录,包含该卷内所有文件的名称、日期和文件编号等信息。
这将帮助快速查找和管理档案。
2. 根据主题或内容归类:将相似主题或内容的文件归类到同一卷内。
例如,将所有财务相关的文件放在一个卷内,将所有人事相关的文件放在另一个卷内。
3. 进行文件编号:为每个文件在卷内进行编号,可以使用数字、字母或混合型编号。
编号可以按照文件的顺序进行,也可以按照约定的分类进行。
编号便于整理、检索和管理文件。
4. 文件装订和标记:将每个卷内的文件装订在一起,并使用标签或标记标识文件的顺序和名称。
可以使用不同颜色的标签来区分不同的文件类别,这样更加直观和易于辨认。
5. 建立索引或档案目录:为每个卷建立一个索引或档案目录,包含该卷内所有文件的名称、日期和文件编号等信息。
可以按照字母顺序或编号顺序编制目录,以便进行快速检索和查找。
6. 做好归档记录:对每个卷进行详细的归档记录,包括建卷时间、归档人员、文件存放位置等信息。
对于重要档案,还可以记录档案的借阅情况和归还日期等信息。
7. 定期检查和更新:定期检查档案卷内文件的完整性和准确性,并及时进行更新和补充。
移除不再需要的文件,添加新的文件,并及时更新目录和索引等信息。
以上是以卷为单位的档案整理方法的基本步骤,可以根据具体的需求和情况进行调整和修改。
重要的是建立一个清晰、规范的整理方法,以便于档案的管理和使用。
档案管理制度格式
档案管理制度格式一、概述为了规范和加强档案管理工作,确保机构档案的安全、完整、可靠、及时的管理,提高办公效率和管理水平,特制定本档案管理制度。
二、管理范围本档案管理制度适用于机构内所有档案的管理工作,包括电子档案和纸质档案的管理。
三、档案管理责任1. 机构领导对档案管理工作负最终责任,应当确保档案管理工作的有效进行;2. 档案管理部门负责具体的档案管理工作,包括档案的归档、检索、借阅等工作;3. 各部门负责本部门档案的管理工作,包括档案的收集、整理、存储等工作;4. 每位员工都有档案管理的义务,应当妥善保管本人档案,确保档案的安全和完整。
四、档案管理流程1. 档案的归档(1)各部门应当制定档案归档管理规范,明确档案的分类、整理、编号等标准;(2)档案管理部门应当组织对归档规范进行培训,确保各部门遵守规范进行档案的归档工作;(3)归档完成后,应当及时将档案的信息录入档案管理系统,并将档案存放于指定位置。
2. 档案的检索(1)各部门应当明确档案的检索流程和权限,规范档案的借阅和查阅;(2)档案管理部门应当建立档案检索系统,方便各部门进行档案的检索和查阅;(3)档案的检索应当记录检索人员、时间、目的等信息,确保档案的安全性。
3. 档案的保管(1)纸质档案应当存放于防火、防潮、防盗的专用档案室内,定期进行环境检测和整理;(2)电子档案应当存放于安全可靠的电子存储设备中,定期进行备份和恢复;(3)档案管理部门应当制定档案的借阅和复印管理规范,严格控制档案的借阅和复印权限。
五、档案管理制度的执行1. 档案管理部门应当进行定期检查和评估,确保各部门的档案管理工作符合规范;2. 档案管理部门应当及时处理档案管理工作中的问题和异常情况,确保档案管理工作的顺利进行;3. 档案管理部门应当定期向领导汇报档案管理工作的进展和问题,接受领导的监督和指导。
六、档案管理制度的修订1. 档案管理制度应当根据实际情况不断修订和完善,确保档案管理工作的适应性和有效性;2. 修订档案管理制度应当经过领导批准和全员知晓,确保档案管理工作的规范性和一致性。
档案的管理方法档案号编制及目录格式
档案的管理、整理方法、档案号编制及目录格式档案管理制度档案建设是全面建设和长远发展的最基础性的、不容缺失的重要内容。
全体工作人员都要树立强烈的档案管理意识,从每个人员、从每项工作、每个环节做起,认真加强档案建设。
(一)档案收存的范围1、行政档案:①上级下发的各类文件②发出的的各类文件③及各部门工作计划、规划、总结、请示、报告、函复、文稿等④各种会议通知、会议记录及会议纪要、讲话文稿等⑤出具的或盖章的信函、报表等⑥各类统计资料2、人事档案①在编人员的档案材料②人员招聘的相关材料③各类工作人员的登记表、花名册、及相关资料。
④工作人员聘用合同、工资待遇审批表及相关资料。
⑤挂靠人员相关资料以及挂靠单位的委托通知、协议、待遇及支付方式等。
⑥工作人员政治身份、职务、级别、岗位、待遇变化的相关资料。
⑦工作人员年度考评资料、鉴定及各类奖惩的组织正规结论及相关材料。
⑧工作人员申请、申诉及其它信息资料。
3、财务档案①日常支出的财务凭证、账目、审批手续及报表。
②年度预算、中期预算调整、决算及审批资料。
③专项收、支的立项计划、执行情况及审批资料。
④对外投资、借贷及合作项目的财务执行情况跟踪监管的相关资料。
⑤各种税费、社保金交纳的相关资料。
⑥固定资产购置、使用、核销的相关资料。
⑦年度、季度及专项财务分析报告。
4、业务档案①历年以省局名义或经济发展中心、培训中心、职业技能鉴定指导中心名义上报、下发的相关培训、职业技能鉴定及其它业务项目文件。
②历年培训、职业技能鉴定及其它业务工作计划、总结及相关资料。
③各类教材、教案、大纲、复习题库等资料。
④教员、考评员队伍相关资料。
⑤各类、各批学员报名、学习、考试、考评发证或学分登记相关资料。
⑥各类业务会议纪要(记录)、合作协议、项目意见书等相关资料。
⑦因业务需要购置的(或上级下发的)杂志、图书、资料、音像制品及自制的照片、录相、录音资料等。
⑧网络建设相关资料。
⑨重大专项活动的筹备、组织实施、总结等专题项目资料。
文书档案的整理方法和步骤
2010年……党群类、业务类、行政类
2011年……
10年:2009年……党群类、业务类、行政类
2010年……党群类、业务类、行政类
2011年……
复式分类法
4、保管期限—年度—机构分类法
永久:2009年办公室、业务处、指导处……
2010年办公室、业务处、指导处……
二、鉴定
确定文件是否留存,剔除没有保存价值的文件材料
确定留存文件的保管期限:永久、30年、10年
三、立卷及卷内文件排列
根据一定的主题等内部特征和外部特
征把具有密切联系的若干文件组合成一个案
卷,立卷的原则就是便于查找、利用和保
管。
立卷方法:
按公文的主要特征组卷:
问题、时间、责任者、名称
按公文类型组卷
会议、案件、信访、简报
避免出现以下情况:
归档的文件不齐全完整
归档过细、重复归档
杂卷
卷内文件排列:
卷内文件要求排列次序有条理,保持文件之间的联系,给每份文件以固定的位置。卷内文件可按问题、文件的重要程度、时间等方法排列。
无论采用那种方法排列,同一卷文件的不同稿本排列次序为:发文稿纸(文件批办单)、正文、附件、定稿、草稿。即:
正件在前,附件在后;正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后,原件在前,复印件在后;
转发文在前,被转发文在后,批复在前,请示在后;
有文件处理单的,放在最前面;
方针政策性公文在前、业务性公文在后;
上级机关公文在前、本机关和下级机关公文在后;
案件的结论及判决性一、确定分类方案
分类是文书档案整理工作中必不可少的基本步骤。
根据本单位的实际情况,设置分类方案。
档案管理学
档案管理学档案管理学是一门涉及组织、保护、利用和处理档案的学科。
它是一门实用性很强的学科,它关注如何有效地管理和维护档案,以保证信息的可访问性、完整性和保密性。
在信息时代的今天,档案管理学变得尤为重要,因为大量的电子文件和数据需要进行有效的管理和存储。
本文将介绍档案管理学的基本概念、重要性以及一些常见的档案管理方法。
一、档案管理学的基本概念档案管理学是一门关于档案的科学研究。
它主要探讨如何组织、管理和利用档案,以满足组织或个人的需求。
档案是记录着组织或个人活动的一种载体,它可以是纸质文件、电子文件、磁带、光盘等形式。
档案的管理是指对档案进行整理、分类、编制目录、存储、保护和利用等工作。
档案管理学关注档案的全生命周期。
档案的生命周期包括产生、保存、利用和销毁等阶段。
档案的产生是指档案的形成和文档的生成。
档案的保存是指档案的长期保管和保存。
档案的利用是指档案的检索和利用。
档案的销毁是指档案的安全销毁和处理。
二、档案管理学的重要性档案管理学在组织和个人的日常工作中起着重要的作用。
1. 为组织提供信息支持:良好的档案管理可以为组织提供准确、可靠的信息支持。
档案记录着组织的历史、活动和成果,它们是组织决策和管理的重要依据。
2. 保护信息安全:档案管理学关注档案的保密性和完整性。
在信息泛滥的时代,如何保护档案中的敏感信息,防止泄露和篡改,是档案管理学面临的重要挑战。
3. 提高工作效率:良好的档案管理可以提高工作效率。
合理的档案组织和分类可以减少查找时间,规范的档案流程可以提升工作效率。
4. 保护知识产权:档案中记录着组织的研究成果和创新成果。
档案管理学关注如何保护知识产权,防止知识的流失。
三、常见的档案管理方法档案管理学有许多不同的方法和理论,以下是其中一些常见的方法:1. 目录编制法:目录编制是档案管理的基本工作之一。
通过编制目录,可以准确地描述档案的内容、形式和背景,提高档案的可访问性。
2. 分类和整理法:档案的分类和整理是档案管理的核心工作。
各门类档案档号格式定义
各门类档案档号格式定义各门类档案档号格式定义为规范档案目录数据库的建设工作,现将各门类档案的档号格式统一如下:1、文书档案:传统组卷方法:全宗号(4)+年度(4)+目录号(3)+案卷号(4)+页号(4)简化整理方法:全宗号(4)+年度(4)+保管期限(代号)(3)+分类号(4)+件号(4)2、会计档案:全宗号(4)+年度(4)+目录号(3)+案卷号(4)3、设备档案:全宗号(4)+年度(4) +分类号(4)+案卷号(4)+件号(4)4、基建档案:全宗号(4)+目录号(3)+案卷号(4) +页号(4)5、声像档案:全宗号(4) +期限(代号)(3)+分类号(4)+案卷号(4)+件号(4)6、实物档案:全宗号(4)+年度(4)+期限(代号)(4)+分类号(4)+件号(4)7、电子档案:全宗号(4)+年度(4)+期限(代号)(3)+分类号(4)+件号(4)8、婚姻档案(传统):全宗号(4)+年度(4)+目录号(3)+案卷号(4)+页号(4)婚姻档案(简化):全宗号(4)+年度(4)+保管期限(代号)(3)+分类号(4)+件号(4) 说明:1、凡编“目录号”的档案,档号格式均应参照:全宗号(4)+年度(4)+目录号(3)+案卷号(4)+页号(4)2、凡编“分类号”的档案,档号格式均应参照:全宗号(4)+年度(4)+保管期限(代号)(3)+分类号(4)+[案卷号(4)]+件号(4)[页号(4)]3、“[]”内字段为对应可选项,即:若选用“案卷号”,则将“件号”改为“页号”。
婚姻登记档案按照年度—婚姻登记性质分为四类:1、结婚登记类2、撤销婚姻类3、离婚登记类4、补发婚姻登记证类注:1、人民法院宣告婚姻无效或者撤销婚姻的判决书副本归入撤销婚姻类档案。
2、婚姻无效或者撤销婚姻的,应当在当事人原婚姻登记档案的《结婚登记审查处理表》的“备注”栏中注明有关情况及相应的撤销婚姻类档案的档号。
3归档方法和要求编辑1、婚姻登记材料的立卷归档应当遵循下列原则与方法:(一)婚姻登记材料按照年度归档。
政务档案整理方法
政务档案整理方法政务档案是政府机关、事业单位和社会组织的重要资料,它记录了组织的活动、管理、决策和监督等方面的信息,对于政务工作的顺利进行和历史记载具有重要意义。
因此,政务档案的整理十分关键。
本文将介绍一些常用的政务档案整理方法,以便能够高效、有序地管理政务档案。
一、初步整理初步整理是指对政务档案进行初步的分类和筛选,以分清档案的性质和功能,并为后续的详细整理做好准备工作。
1.建立分类体系根据政务工作的特点和档案的内涵,可以设计一套科学合理的分类体系。
可以按照档案形成的机构、部门、项目等进行分类,同时也要考虑到档案的时限和保管期限等因素。
2.鉴定和筛选对政务档案进行鉴定和筛选,将有用和无用的档案进行区分。
有用的档案保留,无用的档案可以根据相关规定进行销毁或归档。
二、详细整理详细整理是对政务档案进行详细的审查和整理工作,以保证档案的内容完整、准确、有序。
1.归档顺序按照分类体系,将政务档案按照一定的顺序进行归档。
可以根据档案编号、文件日期、重要性等进行排序和编目。
2.修整文件修整文件是指对档案文件进行翻新、清理和修整,使其保持完好无损的状态。
可以处理文件的折角、损坏的封口等问题。
3.编制目录根据归档的档案,编制档案目录。
目录应当准确、清晰地记录每份档案的主题、日期、编号等信息,方便查找和使用。
4.做好索引为了提高档案的利用价值,可以编制一份详细的档案索引。
索引可以按照时间、地点、人物等关键词进行编制,方便用户能够快速找到所需信息。
三、数字化整理数字化整理是将政务档案进行电子化处理,以提高档案的存储、传输和利用效率。
1.扫描文档将纸质档案进行扫描,转化为电子文件。
扫描过程中要保证文档的清晰度和准确性。
2.建立数据库将扫描的电子文件建立在档案管理系统中,建立起档案的数据库。
数据库应具备检索、分类和备份等功能,方便用户进行档案的查阅和管理。
3.加强信息安全数字化整理需要加强档案信息的保密和安全,避免档案泄露或被篡改的风险。
档案怎么编号管理制度
档案怎么编号管理制度一、总则为规范档案管理工作,提高档案管理效率,确保档案的安全性和完整性,制定本档案编号管理制度。
二、适用范围本制度适用于单位内所有档案的编号管理工作,包括电子档案和实体档案。
三、编号规则1、档案编号由统一的编号单位负责编制和管理,编号由数字、字母或符号组成,严格区分大小写;2、档案编号应具有唯一性,不得重复使用,以防混淆和遗失;3、档案编号应具有时效性,根据档案的存储周期,确定编号的有效期;4、档案编号应具有跟踪性,方便对档案的流转和使用进行监管和追踪。
四、编号管理流程1、档案的建立(1)申请建立档案:单位内需要建立档案的部门或个人,应向编号单位提交档案申请表;(2)审批:编号单位根据申请表内容对档案进行审批,并确定档案编号;(3)登记:登记档案编号及相关信息,并通知申请单位。
2、档案的归档(1)入库:完成档案存档工作后,编号单位将存档档案移交至存档室,进行入库操作;(2)备案:备案将档案编号及相关信息录入存档系统,并生成档案存档清单;(3)归类:按照档案分类标准,对档案进行分类、整理和归类;(4)封存:对已归档的档案进行封存处理,保证档案的安全性和完整性。
3、档案的借阅和归还(1)借阅申请:单位内有权限的人员可向存档室提出借阅申请,填写档案借阅申请表;(2)查找档案:存档室根据档案编号或关键词查询档案,确定是否借阅;(3)借阅管理:存档室记录借阅人员、借阅事由、借阅时间等信息,并监管借阅情况;(4)归还档案:借阅人员在规定时间内将档案归还存档室,并填写归还登记表。
五、档案管理责任1、编号单位:负责统一编制和管理档案编号,保证档案编号的唯一性和正确性;2、存档室:负责档案的存储、归类、整理和管理,保障档案的安全性和完整性;3、借阅人员:借阅档案必须遵守相关规定,不得私自调取、复制和传播档案信息;4、档案管理员:负责监督和检查档案管理工作,发现问题及时整改和上报。
六、档案编号管理制度的宣传和培训1、定期组织档案编号管理制度培训和宣讲,提高相关人员的档案管理意识和技能;2、通过内部通知、培训讲座、宣传栏等形式,向全体员工宣传档案编号管理制度,促进制度的落实和执行。
档案管理规章制度及目录
档案管理规章制度及目录1. 档案管理规章制度1.1 档案管理法律法规根据《中华人民共和国档案法》和《档案管理条例》的规定,本单位制定以下档案管理规章制度:1.2 档案管理职责•确定档案收集、整理、加工、利用、保管、报送和销毁的范围、标准和程序•制定档案管理的组织机构及分工职责•组织档案的建立工作,对各部门的档案资料进行审查、核定和编目、分类•负责档案保管,建立档案保管制度和安全保密制度•协调档案利用和档案服务工作•负责档案的移交和交接工作•对各级机关机构、企事业单位进行档案检查和鉴定工作•对各级机关机构、企事业单位提供档案资料咨询、服务和复制1.3 档案收集收集机构和责任人:各部门和全体工作人员建立档案收集工作制度,保障有效档案材料的及时、完整、准确和规范的收集。
对于涉及重要决策、重要业务、重要会议、重要人员的文件和资料,应当如实记录并及时提交档案管理机构。
1.4 档案整理、加工和编目整理机构和责任人:各部门和全体工作人员建立档案整理和加工制度,对督办文件、决策文书和与工作密切相关的文件及资料,要及时进行整理、加工和编目,形成档案目录和档案管理系统,并及时报送档案管理机构。
1.5 档案保管保管机构和责任人:档案管理机构建立档案保管制度,对建立好的档案材料进行妥善保管。
负责全部档案的安全保密工作,对档案提交的机构,应当会同信访部门协商确定档案的闭架保密期限。
1.6 档案利用和服务机构和责任人:档案管理机构建立档案利用和服务制度,对外提供档案检索、复制、提供资料等服务,并及时解决用户需求,落实档案管理的公开原则。
1.7 档案销毁机构和责任人:档案管理机构按照文件归档制度规定,对已经到达规定保存期限或已经过时的档案做好销毁工作,并按照建档单位的规定程序销毁。
2. 档案目录2.1 机关文件机关文件作为单位内部决策和行政事务的主要记录,本单位对机关文件按照时间、类别、文件号等方式进行了编目和分类,同时编制了相应的机关文件手册、机关文件目录和年度机关文件收集情况。
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档案的管理、整理方法、档案号编制及目录格式档案管理制度档案建设是全面建设和长远发展的最基础性的、不容缺失的重要内容。
全体工作人员都要树立强烈的档案管理意识,从每个人员、从每项工作、每个环节做起,认真加强档案建设。
(一)档案收存的范围1、行政档案:①上级下发的各类文件②发出的的各类文件③及各部门工作计划、规划、总结、请示、报告、函复、文稿等④各种会议通知、会议记录及会议纪要、讲话文稿等⑤出具的或盖章的信函、报表等⑥各类统计资料2、人事档案①在编人员的档案材料②人员招聘的相关材料③各类工作人员的登记表、花名册、及相关资料。
④工作人员聘用合同、工资待遇审批表及相关资料。
⑤挂靠人员相关资料以及挂靠单位的委托通知、协议、待遇及支付方式等。
⑥工作人员政治身份、职务、级别、岗位、待遇变化的相关资料。
⑦工作人员年度考评资料、鉴定及各类奖惩的组织正规结论及相关材料。
⑧工作人员申请、申诉及其它信息资料。
3、财务档案①日常支出的财务凭证、账目、审批手续及报表。
②年度预算、中期预算调整、决算及审批资料。
③专项收、支的立项计划、执行情况及审批资料。
④对外投资、借贷及合作项目的财务执行情况跟踪监管的相关资料。
⑤各种税费、社保金交纳的相关资料。
⑥固定资产购置、使用、核销的相关资料。
⑦年度、季度及专项财务分析报告。
4、业务档案①历年以省局名义或经济发展中心、培训中心、职业技能鉴定指导中心名义上报、下发的相关培训、职业技能鉴定及其它业务项目文件。
②历年培训、职业技能鉴定及其它业务工作计划、总结及相关资料。
③各类教材、教案、大纲、复习题库等资料。
④教员、考评员队伍相关资料。
⑤各类、各批学员报名、学习、考试、考评发证或学分登记相关资料。
⑥各类业务会议纪要(记录)、合作协议、项目意见书等相关资料。
⑦因业务需要购置的(或上级下发的)杂志、图书、资料、音像制品及自制的照片、录相、录音资料等。
⑧网络建设相关资料。
⑨重大专项活动的筹备、组织实施、总结等专题项目资料。
⑩历年物业管理、机关食堂管理的相关资料。
其它有价值的资料。
(二)档案管理体制:档案实行统一管理。
部门分类管理的二级管理体制。
1、建立档案室,对及各部门档案资料正本统一管理。
办公室分工专人管理档案。
2、人事、行政财务档案由直接管理。
业务档案由各部门专(兼)职档案管理员负责对本部门档案资料进行采集、建档;正本交档案室管理,副本留部门使用。
3、分管主任为档案建设责任人。
各部门主任为部门档案建设责任人。
及各部门专(兼)职档案管理员对各自负责的档案负直接责任。
4、根据工作需要,主管会计可在财务室保留当年和前一年的财务档案,尔后逐年建档移送档案室保管。
各部门业务档案副本在部门保留时间控制在五年以内。
第六年起向档案室移交。
(三)立卷和归档1、各部门办理完毕的文件、资料经过挑选,分项或分类立卷、编号归档。
2、一般文件资料应分级、分类按时间先后编号立卷。
原则上一年成卷。
年终归档。
3、人事档案分综合与个人二类建档。
综合档案年初立卷、年终归档。
个人档案随机立卷并归档。
4、重大专项活动一般在立项时建档,项目完成后成卷并及时归档。
5、各部门业务档案(除专项档案外)要在年初分类立卷,次年初归档。
6、凡具有法律性文书,一经生效即要归档。
凡涉密性文件,即时形成,即时归档。
7、各类图书、杂志、报纸、音像资料要及时收集,立卷归档。
8、对有价值的外部信息,网络维护员和档案管理员要逐日浏览,及时收集,立卷归档。
9、归档要求:①档案必须具有真实性。
所有资料应为原始资料。
②档案必须具有完整性。
每个案卷力求资料齐全。
③档案必须具有价值性。
立卷要避免杂乱无章,做到分类、分项、分目清晰;要避免重复立卷,同一事件只立一个卷目;要准确分类,不同类型的资料,不能混合立卷。
(四)档案保管和使用1、档案管理人员只要对档案卷宗分类编号、登记注明立案单位、姓名、类别、内容页数,并对案卷确定密级编制页码、分类存放,做到分类清晰、放置有序,便于查阅。
2、档案室要设置防潮、防蛀、防火的档案柜(箱),安置防盗门、窗和消防器材,确保档案安全。
3、和各部门档案要分工专人保管,在人员变动时,要认真做好移交。
4、档案管理人员要加强责任心,切实按要求管理好档案,切实做到不损坏、不丢失、不错漏任何案卷(含音像网络资料)。
5、要强化保密观念。
凡涉密档案按照保密法规执行。
6、档案借阅必须填写申请表,经分管领导批准后方可借出,并按申请使用时限及时收回。
复制档案必须报经分管领导批准。
未经批准借出、复制、遗失、损坏者,要按损失大小,追究责任。
文书档案的整理方法一、概念文书档案主要是指各单位从事社会管理活动中形成的具有保存价值的文件材料,即法规性文件和行政性文件。
法规性文件是本单位制定和颁发的。
具有法律性和强制性的文件。
行政性文件是本单位为贯彻执行法规、在日常政务活动中形成的文件材料。
目前我国党政军机关、部门使用和形成的文件主要由:命令(令)、指令、决议、决定、指示、布告、公告、通知、通告、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。
简单地说,就是各单位制发的“红头文件”和“白头文件”(如总结、领导讲话、情况汇报、合同、协议等等)。
归档文件材料:立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
二、归档文件规范整理的基本要求和基本步骤1、归档文件规范整理基本要求归档文件规范整理是档案管理工作的核心和基础,是一项重要的、承上启下的工作,整理工作的质量直接关系到档案的保管和利用。
归档文件的收集范围应按国家档案局第8号令公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和经区档案局审批的“三合一”制度执行。
整理方法应符合《归档文件整理规则》(DA/T22)和《湖北省归档文件整理实施细则》(鄂档[2001]45号)的规定,在计算机和专用档案管理软件辅助归档的前提下,遵循文件的形成规律,保持文件之间的有关联系,区分不同价值,便于保管、利用和移交进国家综合档案馆。
文件归档工作应按照国家“双轨制”管理的业务要求,将纸质归档文件与电子归档文件同步规范整理。
2、归档文件规范整理基本步骤归档文件规范整理按《归档文件整理规则》、《湖北省归档文件整理实施细则》的规定进行。
以“件”为单位进行规范整理。
基本步骤为:收集、装订、分类、排列、编号、编目、装盒等七个环节。
三、归档文件的整理方法1、收集。
即是对本单位应归档的文件材料的接收。
如何确保文件材料的收集齐全完整?概括为十句话:一是处理完毕的文件材料要随时收;二是经常用的文件,要履行借用手续定期收;三是本单位发文,在盖章时当时收;四是会议材料,要事先做好工作及时收;五是内部形成的材料,要注意掌握线索有针对性地收;六是常规性的文件材料,要逐项收;七是在机构人员变动时,要提前收;八是结合年终检查,集中收;九是年末立卷需要全面收;十是在立卷过程中,发现不全要反复收。
那么,是不是所有收集起来的材料都要归档呢?回答是否定的。
国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》明确界定了机关应归档的文件材料和不应归档的文件材料的范围。
机关应归档的文件材料:(1)上级文件材料。
需要贯彻执行的政策法规性文件;代上级机关草拟并被采用的文件最后草稿和印件;文件中涉及到本单位的文件材料等。
(2)本机关的文件材料。
这是重点,也更加符合8号令关于收集的核心是“以我为主”的要求。
包括各类红头文件和白头文件等。
主要是指反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;本机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料等。
(3)同级机关和非隶属机关的文件材料。
主要包括虽不是本单位主管业务但需要贯彻执行的法规文件;对本单位检查的重要文件;重要的来往文件等。
(4)下级机关的文件材料。
如报来的重要工作计划,总结等法规性备案文件。
强调一点:凡属机关归档范围的文件材料,必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交,实行集中统一管理,任何个人不得据为己有或拒绝归档。
机关不应归档的文件材料:(1)上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件材料,任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等;(2)本机关文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿;无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录,机关内部互相抄送的文件材料,本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料,有关工作参考的文件材料;(3)同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料;(4)下级机关的文件材料中,供参阅的简报、情况反映,抄报或越级抄报的文件材料。
2、装订(1)文件的修整。
修裱破损文件、拆除金属物或塑胶壳,复制字迹模糊或易褪变的文件(主要指传真件)。
(2)文件的装订。
采用袋装结合线装的方法。
袋装即是将金属排除后,放入梯形无酸牛皮纸(即斜口袋)中。
较厚的文件,先线装(“三孔一线”),再装入斜口袋。
3、分类。
即依据一定的标准,按照文件的来源、时间、内容和形式特征的异同点,对文件进行有层次的区分,并组成具有一定从属关系和平行关系的管理体系。
分类方案的设置:一般机关按“年度—机构或问题—保管期限”三级分类;归档文件少的单位可按“年度—保管期限”两级分类。
保管期限最低一级类目,分为永久和定期。
其中定期分为30年、10年。
如何准确划分保管期限?国家档案局8号令中也有明确规定:永久保管的文书档案主要包括:(1)本机关制定的法规政策性文件材料;(2)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料;(3)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料;(4)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示,重要的报告、总结、综合统计报表等;(5)本机关机构演变、人事任免等文件材料;(6)本机关房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料;(7)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料;(8)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
定期保管的文书档案主要包括:(1)本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料;(2)本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料;(3)本机关人事管理工作形成的一般性文件材料;(4)本机关一般性事务管理文件材料;(5)本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示,一般性工作报告、总结、统计报表等;(6)上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料;(7)上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料;(8)同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料;(9)下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。