职场沟通和工作汇报技巧

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10
内容丰富 强

内容明确 弱

工作汇报种类
日常性
阶段性
汇报 种类
传达性
总结性
突发 事件
汇报形式: • 主动汇报 • 被动汇报
11
沟通原理及障碍
编码
信息
特定 信息
解码
12
反馈
解码 干扰 编码
“理解”了 的信息
未理解的 信息-丢失
是什么导致了信息的失真
我所知道的 我所想说的 我所说的 他所想听的
缺点:不相信自己,不愿意争执,难迅速作出决定,很少能够得到自 己想要的,如果问题没有解决,情绪很低落。
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表达型的工作特点
外向、直率友好的 热情的、幽默的 令人信服、合群的、活泼的 运用快速的手势
运用生动活泼的、抑扬顿挫的语调 面部表情丰富
运用有说服力的语言 工作空间丰富多彩、鼓舞人心
38
做一个弹性沟通者
• 有弹性的沟通者能充分尊重别人的看法,适度且不断地改变自己的观点,以 至达成目标;
• 一流的沟通者都像一位太极高手。
你的弹性越大,可选择的机会 就越多,可发展的空间就越广,
而成功便指日可待
39
做一个弹性沟通者
• “合一架构”
我感谢你的意见,同时也…… 我尊重你的看法,同时也…… 我同意你的观点,同时也…… 我尊重你的意图,同时也……
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高效沟通六大步骤
事前 准备
确认 需求
阐述 观点
处理 异议
达成 协议
共同 实施
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第一步 事先准备
确定目标 设定底线
制定沟通计划
对可能情况 做沙盘推演
彻底了解沟 通对象
我们在与别人沟通 之前,心里一定要 有一个目标,明确 自己希望通过这次 都达到什么目的, 设定自己的底线。
列一个表格,把要 达到的目的、沟通 的主题、方式以及 时间、地点、对象 等列举出来。
8
沟通的四个特点
我们所做的每一件 事情多数需要沟通
我们既要收集信息, 又要给予信息
随时性
情绪性
沟通 特点
双向性
互赖性
信息的收集会受到传递 信息的方式影响
沟通的结果是由双方决 定的
9
沟通与工作汇报种类
口头汇报
正式汇报 非正式汇报
面对面交流 电话
电子邮件 备忘录、联络单、信件
文件、公告、广告
书面汇报
没有对错,只 是角度不同
沟通效果取决 于对方的反馈
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工作汇报的态度
主动而不越权
一 二
尊重而不吹捧

请示而不依赖
18
哪些情况下必须汇报
做好工作计划时,立即向上司汇报 工作进行到一定程度时 工作进行中出现意外时 需要作出超权限的决策时 出错了,及时汇报 工作完成后及时汇报
19
工作汇报的程序
仔细聆听领导的命令 与领导探讨目标的可行性 拟定详细的工作计划 在工作进行之中随时向领导汇报 在工作完成后及时总结汇报
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上司的角色
职业道路上的 成长教练
你未来的资源 或朋友
人生导师,教你 做人还是做事
取得组织信任 的人
资源的支配者
权利的使用者
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用沟通认识上司
了解上司性格
记住上司短板和弱点
揣摩上司的态度
抓住上司的需求
领会上司的意图
得到上司的指导
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了解上司的能力、性格、职业态度
上司能力强 赶紧跟着干
和上司的性格 尽量要互补性
果断性弱
和蔼型
情感反应多
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支配型
果断性强
表达型
分析型的工作特点
严肃认真、有条不紊 有计划、有步骤
合乎逻辑、真实的 寡言的沉默
很少有面部表情、动作缓慢 使用准确的语言、注意细节 语调单一、没有抑扬顿挫 办公室有挂图、统计数字
优点:愿意找出事情的真相,能够很好的解决问题,有耐心,仔细考 虑细节,并找到合乎逻辑的解决问题的方法
34
第三步 阐述观点
• 阐述计划
– 简单描述符合既定需求的建议
• 描述细节
– 阐述你的建议的原因和实施方法
• 信息转化
– 描述特点(Features) – 转化作用(Advantages) – 强调利益(Benefits)
35
第四步 处理异议
在沟通中遇到异议时,可以采取一种借力打力的方法,这种方法不是要强行 说服对方,而是用对方的观点去说服对方。
诠释以及评估别人的观点。
追根 究底
价值 判断
自以 为是
好为 人师
25
同理心反馈
• 同理心倾听的基本技巧着重在使说话者被了解。 – 重复字句——只是字句,不是感受 – 重整内容——用自己的话总结大意 – 表达感受——捕捉对方通过身体语言及音调所表达出来的感受 – 重整内容并表达感受——用自己的语言来表达对方的意思及感受
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契合——沟通的最高境界
• 伴随与引导 – 所谓伴随,就是不断地摹仿对方; – 引导紧接着伴随; – 当你与对方建立了契合,一般你会感觉得到,这时你便可以由伴随很自 然地转入引导; – 你不要再摹仿对方的动作,而是主动出击改变自己的动作,对方将会不 知不觉地随你而变;
44
目录
沟通与工作汇报的认知 工作汇报前要了解上司 如何正确的做工作汇报
100% 90% 70%
他所听到的
40%
他所理解的
他所接受的
他所记 住的
10-30%
13
而且他还会向人转述…………
造成沟通障碍的主观演绎
脑外世界
视觉 听觉 感觉 味觉 嗅觉
14
输入
脑内世界
信念规则价值观
过 扭 我们演绎的世界
滤曲 删消 减除
输出
视觉 听觉 感觉
高效沟通的基本原则
表达的意思要准确无误
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发问的形式
封闭性问题 是不是、是否
开放性问题 什么
愿意还是不愿意
怎样
好不好
如何
先用开放性,后用封闭性!
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发问的关键
穿透演绎
呈现事实
发现真相
28
发问出发点
批判性 易产生负面看法 证明我的观点是对的
指责 情绪容易被影响 引发对抗关系
启发性 愿意探索新事物 更多不同的观点
支持 保持中立的态度 创造共赢关系
明确双方的优势 劣势,对可能遇 到的情况进行沙 盘推演,事先制 定几种对策方案。
在沟通前尽可能 彻底地了解沟通 对象的习惯、性 格、行为方式、 价值观、沟通偏 好等信息。
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第二步 确认需求
积极聆听
有效提问
及时确认
要用心和脑去听, 要设身处地的去 听,目的是了解 对方的意思。
通过提问更明确 的了解对方的需 求和目的。
缺点:存在压力时,特别重视迅速完成任务,易忽略细节,犯错误, 由于不重视与别人的感情,使同事的关系紧张,易成为工作狂;
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和蔼型的工作特点
合作的、友好的 赞同的、轻松的、有耐心的
面部表情和蔼可亲 频繁的目光接触
说话慢条斯理 声音轻柔,抑扬顿挫 用赞同的、鼓励性的语言 办公室里摆着家人的照片
优点:其他人会把这种人当作自己的听众,向其寻求支持,重视感情, Βιβλιοθήκη Baidu群体中受欢迎,成为很好的合作者。
工作汇报=和领导沟通
5
工作汇报的定义
势 把握时机
运用策略 术
工作 汇报
道 遵循原则
6
沟通的目的与要素
• 日程得到推动(推动日程) • 见识得到分享(分享见识) • 关系得到加强(强化关系)
7
工作汇报的目的
及时争取上级的正确指导 对领导的一种尊重 汇报是工作的一部分 避免挫折,少走弯路 让领导更能客观的评估自己
将对方的话,换成 如:“不错”、 如:“非常好,
你的理解方式说给 “我也是这样认为 我也是这样认为
对方,在心理学上 的”等。
的”等。
这叫初层同理心。
33
问题的两种类型
封闭式问题
会议结束了吗? 我们只能回答结束了,或 者没有结束。
开放式问题
会议如何结束的? 对方可能会告诉你很多信 息,如会议是几点到几点, 达成了什么协议等。
三层意思: 表明你能站在对方的立场看问题,易达契合
表明你正在建立一个合作的架构 为自己的看法另开一条不会遭到抗拒的途径 40
契合的力量
• 契合与冲突
– 契合就是意气相合 – 差异太多必然造成冲突
• 如果你想和谐,就别只看到差异之处 • 如果你想沟通顺利,就别只从自己的角度去观察
– 你只需改变自己就可以达至契合,摹仿对方,让自己和对方相似,成为 同类
用图表说故事
让文字说话
让数据证明一切 22
沟通的三大能力
反馈
发问
倾听
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倾听的五个层次
忽视性 假装性 选择性 专注性 同理心
从自己的角度
从别人的角度
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不用表明同情、同意,更不需要表明立场
自传式反馈
• 自传式反馈:是我们在人际交流中最常遇到的一种障碍。 • 我们往往以自己的经验标准,以自己的动机为出发点去提供建议,刨根问底,
缺点:把事实和精确性放在感情之前,被认为感情冷漠,有时分析过 度,谈到感情时会感到不自在。
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支配型的工作特点
有直接的目光接触 果断、独立
有能力、热情的 审慎的、有作为的
有目的性的迅速的行动 说话快速且有说服力 运用直截了当的实际的语言 办公室有日历、计划要点
优点:有控制局面果断的作出决定的能力,这一类工作方式的人成就 显著,只要认准目标会一往直前,不惜冒险实现目的。
第五步 达成协议
• 在达成协议的时候,要做到以下几个方面
– 感谢 – 赞美 – 庆祝
• 要发现别人的支持,表示感谢 • 对别人的结果表示感谢 • 愿与合作伙伴、同事分享成功 • 积极转达外部的反馈意见 • 对合作者的杰出贡献给以回报
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第六步 共同实施
• 在实际工作中,任何沟通的结果仅仅意味着一个工作的开始,而不是结束。 • 积极合作的态度 • 按既定方针处理 • 发现变化及时沟通
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工作汇报的常见问题
散 • 主题不突出,事无巨细,面面俱到 偏 • 过多过细地讲了与主题无关或关系不大的内容 乱 • 想到哪里就讲到哪里 空 • 大话、套话、空话连篇 浅 • 对工作过程和典型事例缺乏分析、提炼 假 • 不是实事求是地反映情况、回避问题、报喜不报忧
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让工作汇报内容更加有力
利用视觉沟通
沟通与工作汇报技巧提升
1
是否在汇报时遇到以下困惑
• 想用最少的时间说最有效的话? • 不知道领导想听详细的汇报还是简单的概述? • 内容太专业,不太容易说清楚? • 干得多,汇报时说的少怎么办? • 汇报时想尽可能把话说的周全? • 事先做了详细汇报准备,临时让从简说明怎么办? • 重要汇报有时候内容逻辑性把握不好怎么办? • 汇报时丢三落四,条理不清怎么办? • 想通过汇报给领导留下深刻的印象?
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契合的力量
• 不管你想做什么,在这个世界里必然有人能帮助你更快且更容易地实现; • 唯有借助契合的能力,才能把他们凝聚在你的周围; • 因为契合能使你进入别人的心灵世界,让他觉得你了解他,休戚与共;
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如何建立契合
• 善于摹仿
– 若你能摹仿对方达到契合,你就一定会感知对方的想法。 – 摹仿是一种技巧,需要反复地练习。
• Q:我收入少,没有钱买保险 • A:正因为你收入少才需要买保险啊,以便从中获得更多的保障
在沟通中遇到异议时,首先要了解对方的某些观点,然后找出其中对你有利 的一点,再顺着这个观点发挥下去,最终说服对方
• Q:我这身材穿什么都不好看 • A:就是因为这样, 你才需要设计,来修饰你身材不好的地方
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当你没听清楚,或者 没有理解时,要及时 沟通,一定要完全理 解对方所要表达的意 思,做到有效沟通。
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积极聆听技巧
倾听回应
提示问题
重复内容
归纳总结
表达感受
在对方讲话时, 当你没有听清楚 不时的点头、微 的时候,要及时 笑鼓励对方继续, 提问, 或者说些短句鼓 励对方继续。如 “不错”、“我 也这样认为”等。
准确性 原则
表达的内容要全面完整
完整性 原则
沟通要及时、迅速、快捷
及时性 原则
要注意表达的态度、技巧和效果 要考虑沟通的策略
策略性 原则
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高效沟通的五个关键
一 开放的沟通氛围 二 正确的沟通态度 三 多种沟通平台与渠道 四 便捷的沟通工具 五 良好的沟通技巧
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人际沟通的三大要诀
有效果比有 道理更重要
上司能力弱 赶快当枪手
无论上司的态度怎样 自己的态度都要端正
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用五位法正确处理上下级关系
定位:明确自己应该 做什么,不该做什么
补位:在工作中互相补位
换位:换位就是设身处地 站在他人角度思考问题
定位
到位
补位
越位
换位
到位:把自己应该做 的事,做到位
越位:认清角色地位,出力而不越位, 权利代表威严不能超越自己的权限
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正确处理上级关系的五步工作法
一般地说来,一个人与上级的心理距离越小, 关系越好,他的成就就越容易被上级发现
“恭”无不克
——成就感与态度 “获”取信任
——权力方向与工作方法 “能”者多劳
——能力与责任 “服”从领导
——组织与大局观 “赢”得机会
——素养与性格
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上司工作方式坐标图
分析型
情感反应少
2
目录
沟通与工作汇报的认知 工作汇报前要了解上司 如何正确的做工作汇报
3
什么是高效沟通
为了设定的目标,把信息、思想、情感在个人或群体间传递, 达成共同协议并行动的过程。
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工作汇报的定义
• 工作汇报,就是把某一时期已经做过的工作,进行一次全面而系统的 总检查、总评价,进行一次具体的总分析,总研究;也就是看看取得 了哪些成绩,存在哪些缺点和不足,有什么经验、提高.
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