对研究所科研管理部门职能的认识与实践

对研究所科研管理部门职能的认识与实践
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对研究所科研管理部门职能的认识与实践
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科研机构是科技活动运转的最基本单的作用,密切与学术委员会的联系,发挥其学位,是科技发展前沿的最活跃晟富有创造力
的学科集合体.特别是部级直属科研院所,承
担着多项国家重点科研项目,是医学科学事
业发展的重要阵地之一.所级科研管理部门
作为所内科技活动的枢纽,对组织,协调全所
的科研活动起着重要的作用.
一
,所级科研管理部门的特点
根据管理的能级原则和管理宽度的理
论,适当确定管理场,使管理层次划分科学,
组织机构设置合理,是保证管理有序和有效
的重要措施.所级科研管理部门在所内可以
算作管理层,根据所内决策层制定的战略任
务,制定计划方案,下达管理指令;而相对全
院或更大系统来讲,又成为执行层和操作层,
贯彻执行管理指令,进行管理的具体操作.因
而它既需具有管理层必备的宏观洞察,整体
分析和调动的能力,又需具有执行层必备的
操作处理实际问题及应变的能力.
要明确所级科管部门的职能,首先要明
确其在研究所中的定位.所科研处是所的职
能部门,其上为所的决策层,必须执行决策层
的决议,又有义务向决策层传送有关信息,动
态,意见和建议,做决策层制定政策的参谋.
同时,所级科研管理部门位于科技活动第一
线,直接接触科研人员,直接接触科研活动的
各个环节及来自科研进程中的信息和反馈,
必须及时妥善处理随时发生的各类问题.其
次,科学研究的属性决定了科研管理干预的
原则性与宽容性,决定了管理的出发点与归
宿都必须围绕着保护科研工作者的主动性,
积极性,因此,特别要重视依靠各学科专家,
发挥所内学术权力机构——学术委员会
研处
作者单位:100005中国医学科学院基础医学研究所科术监督,把关及导向作用,作好学术委员会的
秘书组.
此外,完成科研全过程的管理,还必须和
所内其他职能部门(人,财,物等相应管理部
门)密切配合,通力合作,特别是在科技体制
改革的新形势下,更需要加强这种沟通与配
合.
在所外的大环境中,所科研处要发挥好
联系上级主管部门与科技人员间的桥梁作
用,及时传达上级精神,忠实反应科技人员的
愿望,配合上级部门,掌握了解基层信息.
二,所级科研管理部门的主要职能
1.宣传政策及指导实施
基层科研管理部门的首要任务是宣传各
项科技政策和科技法律法规,传达上级有关部门的指示,根据有关文件精神,组织全所的科技活动,发挥正确的导向作用.如各类基金招标,成果奖励申报及专利新药证书的申报等都需进行大量该类工作.管理人员要学会抓住政策法规精髓,即所谓吃透政策",给予科研人员以正确引导.并有义务帮助科研人员,认清政策,熟悉管理程序及各项有关手续.如在申报基金时,向科研人员解释不同类基金的资助政策,指导他们正确填写表格,报送合适学科并在标书填写技巧等方面提出具体意见.此外,科管人员对科研过程中出现的问题要认真调研,站在国家政策的高度全面分析,妥善处理好.科管人员的政策水平,对
上级文件的理解程度,直接反应该部门各项工作的组织水平,因此,提高本身的政策素质,是保证科研组织工作水平的重要因素. 2.制订计划及规章制度
所科研处是全所科研活动的枢纽,操纵
着科技活动全过程(课题申报一立项一执行一
结题一成果鉴定一转化效益)的具体运行.
除需根据上级部门的部署组织全所科技活动外,还必须根据本单位科研优势特色及发展方向,制定出年度科研工作计划及中长期的科研发展规划.同时,针对本单位的实际问题,制定切实可行的管理规定,对保证各项政策的实施是十分重要的.如我所为实施稳住
基础研究力量的方针,制定了课题组分类管理及在任务工资,科研条件等方面向优势课题组倾斜的相关政策;为提高科研论文的水平,制定了向国外高水平杂志发表论文的奖励政策等为解决人才断档问题,在加强引进人才,组织申报人才基金等方面加强了力度. 此外,针对管理的具体环节,制定出切实可行的管理办法,以保证良好的科研秩序.如在科研经费,成果,论文,科技协作等方面都制定了相应的管理办法,并根据实施情况加以调整,既具原则性,又有灵活性,对各项管理措施的落实发挥了很好的效应.总之,管理者在具有明确目标的前提下,必须做到心中有数, 力求探索本所(这一相对封闭的管理系统)内科技活动的运行规律,在完成常规工作的同时确定每一阶段的中心工作.特别是部门的负责人必须明确各阶段工作的中心与重点, 忙而不乱,杂中有序,从错综复杂的现象中摸清制约的主导因素,以抓主要矛盾带动工作的进展
3.组织与协调
组织协调工作是基层管理部门最大量的
日常工作,特别是面对飞速发展的竞争形势, 组织工作的水平对项目的成功产生直接影响优秀的管理人员要能通过调动各方面人员的能动性,有机联合各学科的新思路,使之优势互补,提高项目竞争力.如组织"九五"期间重点项目申报时,在自由申报的基础上,进行优势组合,通过反复组织学术委员会答辩,
审查,鼓励学术竞争,调配人员力量,提高了
项目水平.这与科管部门在其中的协调和沟通作用是分不开的.在科技活动中,科室之间,课题组之间,科技人员之间,以至与合作
单位间都可能产生各种摩擦,管理部门的协调沟通恰似一种润滑剂,起到消除隔阂,增进理懈,求同存异,增强整体优势的作用.此外, 在处理论文及成果的署名争端,协作单位间纠纷等问题时也需要做大量的协调工作. 4,审查把关与监督
审查监督为基层科管部门的重要职能之
一
,目的是保证研究所科技活动实旆符合国
家科技政策,维护单位的利益及科技人员本身的利益.如为维护本单位的知识产权,所科管部门有义务对利用本单位条件设旖进行科研活动所形成的各种有形或无形科研成果予以保护.对拟发送的论文,申报的成果,拟签
定的各种合同,协议等等,都要进行严格把关,特别是实行市场经济以来各类横向联合增多,更应增强保护知识产权的意识此外,
对调出,出国人员离所手续的审查也是近年来我们特别予以重视的问题,对可能引起失密的各个关口加强把关,以防给研究所及国家带来不必要的损失.同时,加强审查也是保证良好科研道德作风的重要环节,防止各类危害科学尊严的恶劣行为,也是科管部门的重要职责.
为保证科研计划的完成,管理部门还须
对计划实施情况行使检查监督的职能.根据科研工作的性质,可分季度,半年或全年检
查检查内容可包括科研计划执行情况,科研经费使用情况,实验室管理实施情况等.通过审查项目年度进展报告及结题报告检查课题进度;通过综合考核各课题组投入产出各项指标(近年来我们设计了"研究室科研工作综合检查评估指标","课题组评估指标"),考察分析课题组及各室的工作,收到较好的评估效果.
5.掌握及利用信息
当今时代,科技信息的价值已被置于越
来越重要的位置与外界科技信息的传递建度已成为衡量研究所科研水平的重要指标之一
.科管部门除要积极协助有关部门装备先
进的信息媒介系统(如Internet网等),还应
主动收取,传播各种最新科研信息,并通过组
织各类活动,提供传播信息的场所和条件我所目前已设立专人负责学术交流,加强了所内室内学术活动的组织,根据各学科研究的前沿热点组织回国专家及外宾作学术报告, 提供Internet检索服务和国际最新科研信息.同时,加强学术交流和活跃学术气氛也是组织科研项目的必要前提去年我所申报重点项目的组织酝酿工作都是通过学术交流开始的.
掌握本所科研信息的最佳方法是重视积
累科研基础数据这项重要的基础性工作,坚持长期基础数据的统计,积累,分析,并从中
寻找规律,对全所的发展可起到重要的指导作用.我们从"七五"开始着手,把积累每年度的科研数据作为常规性工作,积累各年度科技投入,产出及科技人员情况的各类数据,除注意各年度的分析外,还进行了"七五","八五"期间各类数据的比较分析,从分析中总结出全所科研发展的趋势,为制定全所科研发展规划及有关政策提供了必要的依据.
6.条件保障与科技服务
为科研人员提供开展各项研究活动所必
须的环境与条件是科研管理部门的重要职责之一.条件包括基本物质条件,(实验室空间, 仪器,材料,动物)及开展研究所需的良好的
科研氛围.虽然各项条件的直接提供主要依靠其它相应部门,但科研处应发挥的掌握政策,协调沟通等作用也是十分重要的.如组织购置大型仪器论证会,保证实验动物条件等同时还应通过组织各类学术交流,及时的通讯报道等,增强机构内的学术空气,给科技人员提供一个既紧张严谨又舒畅宽松的科研环境.
科研处是维持全所科技活动运转的重要
部门,需从事大量日常事务性服务工作,要正确认识职权责与服务的辩证统一关系,由于面对的是科研活动的主体——人,服务与管理便成为相辅相成,交融不可分的了.管理的目的是为了保证科研系统内的秩序,服务的
目的是使研究人员的能动性得到最佳发挥, Dec.1998V ot.11No.4
而在实践中,不少管理职能的实施是通过日常服务来实现的,很难真正区分哪些具体工作是在管理".而哪些又是服务,而两者的综合效应是保证科研活动的正常运转.因此,科研管理人员应树立高层次的服务意识,全心全意多方位为科研人员提供条件.
7.多部门协同配合
要完成对科技任务全过程的综合管理
(包括对人,财,物等多方面的管理),与有关
职能科室的配合是非常重要的.特别是在目前科技体制改革进程中,单位面l临人才短缺经费紧张,支持条件差等困难,而且这些问题往往会发展为影响科研发展的主要矛盾(如目前的人才问题),更需与有关管理部门密切配合,协同解决主要矛盾,从不同角度发挥各自职能,取长补短,优势互补.在合作中,要注意互相尊重,日常管理范围交叉时,发扬协商精神,行使协商职能.
本人通过长期科研管理实践,认为明确
管理职能是做好工作的重要前提,在认清科研管理与一般行政管理区别的前提下,充分认识科研管理的特点,既要尊重科学研究规律,尊重专家的自主性,创造性,又要对必须
承担的职能尽职尽责.
以上谈到的各项职能在具体工作中,相
互交错依托,密不可分,且渗透在日常管理的各个环节.笔者认为,诸多职能的中心是把握
政策及提供保证.在政策把关的前提下计
划,组织,协调,审查;在具有管理规定的前提
下,提供条件,信息,环境及服务.管理者要能
将其中之精髓融入日常的管理手段.形成各
自的管理风格.
管理部门的职能要体现于部门内诸位管
理人员所承担的职责,必须与部门内人员配
备及岗位责任结合起来,且改革形势的发展,
也将赋予我们新的职责
参考文献
1刘海林,娆树印.主编.医学科研管理学.第l版.北京人民卫生出版社,1991.
(收稿:1998一o1,船.修回;1998—04一O8,。